CYDAS PREMIUM USER SUMMIT 2019 開催レポート〜スタッフ舞台裏編〜

2019/10/10

みなさん、はじめまして!
8月よりマーケティングデザインチームにデザイナーとして入社しました湯浅と申します。いつもはみんなに「ゆあさん」って呼ばれています。ワンピースとジョジョとスラムダンクが好きです。ツイッターでチームの日常やアイデアをイラストでお伝えするアカウントをやっています。みんな見てね。

さて!
前回〜前々回と京都で開催したCYDAS PREMIUM USER SUMMIT 2019(通称ユーザー会)のキラキラした様子をお送りしているかと思いますが・・・

今回は、そんなユーザー会開催の舞台裏〜空前絶後の!超絶怒涛の!CYDASスタッフ・舞台裏編〜(タイトルがダサい)をお送りいたします。ジャスティス!

京都・老舗旅館での贅沢な時間、華やかなイベント、有意義な時間、煌びやかなユーザー交流…その舞台裏に迫ります!

時は遡り、2019年9月18日(木)

マーケティングデザインチーム、あさみさん、かんちゃん、ゆあさは京都の老舗旅館・芹生(せりょう)にチェックイン。ユーザー会を明日に控え、前日から細かな確認と現場検証、芹生の従業員の方々との綿密な(?)打ち合わせを行っていました。大広間からお手洗いの場所を確認し、自動販売機の場所を確認し、喫煙所を見に行き、館内を歩き回り、お客様をこっちにお通しして、ここにあれを設置して・・・と念入りに探索をする私達の心の中にあるのは一つ。

ユーザー様が喜んでくれる、楽しい会にしたいーーーーー

ただ、それだけでした。

わたしたちはこの1ヶ月、このユーザー会のために、たくさんの準備をして来ました。スムーズにご案内するためにはどんなスケジュールを組めばいいのか、 サミットの内容はどんな流れにすれば、ユーザー様が楽しんでいただけるのか、 どんなツールを使ったらもっとスムーズに会が進行するのか、持ち帰っていただくお土産は何にしようか・・・などなど、たくさんのことを考えました。

集合写真をどこで撮るかロケハンする女3人(奥:あさみさん/手前:かんちゃん/撮影:ゆあさ)

準備を進めるにつれて、様々な問題も発生しました。

参加するCYDASスタッフは誰にするか、何人で運営するか、誰が何をするのか、いや待てそんなことよりユーザー様は苦手な食べ物など無かっただろうか?ユーザー様に楽しんで会に参加していただくためにはもっと他に必要なものがあるんじゃないのか?えっ?あの人スタッフで行けないの?いやいやちょっと待ってよ・・・って、あれ?なんかこれ予想以上に高くない?予算いける?だめ?えー、待って、どこ削るの〜もうこれ以上削れない・・・などなど、様々な壁が、わたしたちマーケティングデザインチームに襲いかかりました。

その中でも特に、わたし個人が手を焼いたのが、当日に投影するプレゼンテーションスライドです。代表挨拶の時に、松田さんの似顔絵が前で映ってたら、なんか面白くね?和むんじゃね?と軽い気持ちで描き始めましたが、これが似ない。全然似ない。ユーザー会開催が迫る時間のない中で、松田さんが、似ない。


今思えば、この時のマーケチームは、もはや正気を失っていたと言っても過言ではありません。あっちでは石田くんがバタバタ、こっちではあさみさんが予算カツカツ、そっちでは各種手配をするかんちゃんがワタワタ、そしてわたしは松田さんが似なくて、ざわ・・・ざわ・・・(どうなるんだこの会)

ただ、ご来場いただくユーザー様に喜んでもらうために出来ることを片っ端から探したマーケチームは、ストイックに「O・MO・TE・NA・SHI」の追求をやめなかったのです。それぞれのポジションから、もっとできることはなんだろう?もっと必要なものはなんだろう?と果敢に飛びかかり、考える日々が続きました。

その時の様子を表したものがこちらです。

あくまでイメージですが、この時のマーケチームは考えが一周回って(あさみさん曰く)カオスな状態に陥っていたと思います。

そんなカオスな気持ちを抱えたまま、わたしたちは京都入りを果たしたのでした。

9月19日。遂にこの日がやって来た。
サミット開幕まで、あと2時間–––––

この日の朝の緊張感たるや、わたしが入社して以来の、最高潮の緊張度でした。(わたしは今年8月の入社です。)

足りないものなんだ・・・やってないことはなんだ・・・もしかして会社に何か忘れてきた・・・?

ここへ来てまで様々な不安が脳裏をよぎります。それでも、芹生の従業員の皆様にお手伝いいただきながら、着々と現場のセットを行いました。


なんと今回は、この日のために特別に作ったノベルティがあります。トートバッグとボールペン、オリジナルノートに加え、入浴剤の4品です。ユーザー様が最初に見た時に「おっ!」と思ってもらえるように、みんなでドキドキしながら作った、愛情いっぱいの品々です。社内でも「かわいい!」と好評のグッズ達を、華やかに見える位置を探しながら、一つ一つ丁寧に配置していきました。


名札のインスピレーションは、ユーザー会準備期間中にあさみさんが参加した「BACKSTAGE 2019」から。これがあったら、なんだかイベントっぽいかも!サミットに、ユーザー様がJOINしてる感じがする!そんな気持ちで作りました。


トートバックの取っ手部分には、CYDASロゴマークのアクリルキーホルダーをつけました。透明なアクリルとブルーのCYDASマークが動くたびに揺れて、めちゃめちゃ可愛い。トートバークの中には、サミットが終わってからも、京都でのことを思い出してほしくて、ご自宅でも使える入浴剤セットにしました。ふんわり爽やかな香りなので、ご参加いただいたユーザー様はぜひ、使ってみてくださいね!


こちらは、銀の箔押しがキラリと光って可愛いオリジナルノートと、白がほんのり光る爽やかなボールペン。ノートは代々木八幡にある、オリジナルのノートが作れる『HINAINNOTE』さんで作っていただきました。細部までこだわって組み合わせられるので、プレゼントなどにオススメです!


こんな風に表紙、中身の用紙(方眼紙や無地などがありました)リングの色や場所に至るまで、細かく組み合わせられるんですよ!これを組み合わせに行った時の、あさみさんとゆあさは「かわいい〜〜♡」を連発しながら案の定、小一時間程、組み合わせを考えていました。楽しかった・・・

ノベルティを並べ終え、スクリーンやスピーカーの設置も万全!最終確認のため、かんちゃんが司会の練習をしています。いよいよ始まる、この1ヶ月の成果が、ここで・・・!

高鳴る鼓動を抑え、いざ。

PREMIUM USER SUMMIT 2019 開幕ゥッ!!

遂に幕を開けました、PREMIUM USER SUMMIT 2019!秋の陣!

会場にはマーケチームがスタンバイ!

そして芹生バスで続々と到着するユーザー様!

おお〜っとこれは受付待ちの列が出来てしまったー!

混み合う受付!ビビるスタッフ!

それまで京都の美しい緑と、川のせせらぎが聞こえていた会場は、一瞬にして賑やかで、華やかな空間と化しました。あれだけリハーサルを行ったものの、やはり本番となれば気持ちが変わります。朝から続いていた緊張度は限界を突破し、もはやナチュラルハイ寸前。

そんな時に、わたしたちマーケチームの心の支えになったのが、

CYDAS営業部のみんなーーーーーーー!

(奥:猪俣さん/手前:松本/右:導入チーム ももちゃん)

(かずとさん)

営業部のみなさんには、京都に入る前から何かとたくさんお手伝いいただいていましたが、現場に入った時、皆がいっきに!自然に!団結するような空気を感じました。嬉しい、とても心強い!すごく嬉しい!

なんなら朝、マーケチームだけの時は、

あさみさん『ひとォーつ!!!!お客様に喜んでいただくためにィーッッ!!!!』

かんちゃん&ゆあさ「いただくためにィ〜〜〜〜ッッ!!!!!」

なんて冗談で言ったりもしていましたが、わざわざそんなことをしなくても、みんなが自然と同じ方向を向いたこと。良い会にするために、それぞれが準備をして、今日に挑んだのだと実感すると、なんだか鳥肌が立つほどに頼もしく、そして誇らしい気持ちになりました。一言で言えば、

CYDASのメンバー最高かよ

これに尽きます。営業部のみなさん、来てくれて、居てくれて、本当にありがとう!

こうして心強い仲間達と、温かく朗らかなユーザー様達に支えられ、ユーザー会は始まったのでした。

今回のPREMIUM USER SUMMIT 2019
運営スタッフとして参加したゆあさが思ったこと。

実は、今回運営の主要メンバーとして参加したマーケティングデザインチームは、昨年行われた「PREMIUM USER SUMMIT 準備キャンプ」の経験者が誰一人いない、全員が初めてのチームでした。そのため、現地の下見もままならない中で、「去年は一体どうしてたんだ???」という疑問を抱きながら準備を進めました。何が正しいのかわからない、何が必要かもわからない。とりあえず酒は必須だな・・・?正解がない状況でチーム全員が「良い会にしたい」「楽しい会にしたい」「また行きたい!と思ってもらえるような会にしたい!」そんな気持ちをひたすらに込めて作り上げたイベントです。もちろん、その気持ちが伝わるかどうか、実際にユーザー様が喜んでくれるかどうかは、当日になってみなければわかりません。もしかしたら、わたし達は闇雲に、がむしゃらに頑張っていただけで、何か大切なことを見落としたんじゃないか、そんな不安もたくさんありました。

でも・・・


ご来場いただいたユーザー様はもちろん、CYDASスタッフまでもが、会場で楽しそうに笑ってくれたことが、わたし達がこれまで悩んできたことへの、何よりの答えでした。

お帰りの際にも、ユーザー様から笑顔で「楽しかったよ〜ありがとう!」とお声を掛けていただき、この1ヶ月慌ただしく準備をして来た甲斐があったと感じました。大変でしんどいこともあったけど、どれも全部報われたような気持ちになりました。わたし達が必死に目指して来たユーザー会が、実現したんだと感慨深くなりました。

もちろん良かった楽しかったと言えども、やはり運営スタッフとしては反省点もあります。ですが、この反省を必ず次に活かし、イベントそのもののクオリティをどんどんアップしていきたい。回数を重ねて、スタッフがイベント自体に慣れて来たとしても、初心を忘れず、いつでも楽しくて賑やかで、温かいユーザー会であることを心掛けていきたい。ご来場いただいたユーザー様に「CYDASのユーザー会、めちゃめちゃ良いよ!」そんな風に言ってもらえるような会を、これからも作っていきたいな、と強く感じました。


ユーザー様をお見送りした後、チームはこれ以上ないまでの達成感を味わっていました。よくやった、おつかれさま、と声を掛け合い、この笑顔である。

(奥から:石田、かんちゃん、松本、ゆあさ、あさみさん。みんな顔がいつもよりゆるい)

よく頑張りました!お疲れ様でしたァッ!

ご褒美に、皆でちょっと散策。


そして帰りの車内(大学のサークルみたい)


また次もみんなで頑張ろうね!


今回お世話になった京都・旅館
「芹生(せりょう)」

 

京都の森の奥にある、とても素敵な(なんて月並みな言葉では表せないくらいに)ゆったりとした時間の流れる、緑と水辺が美しい、本当に素晴らしいお宿です。

お部屋もお風呂もお料理も、どこをとっても最高なのですが、何より感動したのは、従業員の皆さまの温かいこと。サミットが始まる前からずっと丁寧にご協力いただき、朝から晩までたくさんお世話になりました。今回運営で向かったマーケチームのメンバーは、一人を除き全員が20代の若いチームだったので、ドタバタぎゃあぎゃあワァワァと、大変お騒がせしてしまったかと思うのですが、おかげさまでとても素敵な会となりました。

また芹生の皆さまにお会いできる日を心待ちに、もしまたサミットを開催する時は、もっと準備を万端にして、落ち着いて行きたいと思いますので(笑)その時は、またよろしくお願いいたします。

芹生の皆々さま、心より感謝御礼申し上げます。本当にたくさんたくさん、ありがとうございました!


おわり