2019.05.17

BPRとは?職場で推進する上で知っておくべきポイントや注意点!

BPRとは?職場で推進する上で知っておくべきポイントや注意点!

BPRは、働き方改革やIT化、グローバル化に伴う企業の変革において注目を集めています。BPRの導入を検討する場合、まずはBPRの基本や進め方について詳しく知っておくことが肝要です。この記事では、BPRを取り入れるメリットや推進時のポイントについて解説します。

「BPR」とは?推進するメリットと合わせて解説!

近年注目されているマネジメント用語の一つ、「BPR」を耳にしたことがある人もいるのではないでしょうか。ここではBPRの概要やメリットを紹介します。

BPRの概要

BPRは「Business Process Reengineering(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)」の略で、業務改革を意味する経営コンセプトです。現在の業務フローを見直し、効率化及び最適化することを最大の目的としています。企業全体で仕事をスムーズに行うために、「業務内容」ではなく「業務フロー」を再設計していきます。BPRの特徴は、営業や販売、人事とすべての部分を最適化することです。サービスの提供内容や方法、人事評価、規定、品質管理、組織構造などを見直し、顧客の価値になっていない部分を削除することで、改善していくのです。さらに、各部署で部分的に改善していくのではなく、プロセスそのものを根本から見直して再構築することも、BPRの特徴といえるでしょう。

「業務改善」との違い

「業務改善」は「BPR(業務改革)」と言葉がよく似ているため、混同してしまいがちですが、今ある業務に対するアプローチの仕方が大きく異なります。そもそも「業務」とは、別の組織から情報を受け取って処理し、さらに別の組織へと情報を渡す一つひとつの行為を指した言葉です。「業務改善」は、業務プロセス自体の変更により、業務効率を向上させます。つまり、業務にかかわっている情報やコスト、ヒト、モノを見直し、必要があれば変更を加えるのです。その結果、商品やサービスの質が向上したり、組織体質が変化したり、コストを削減したりといった効果が得られます。

一方「BPR(業務改革)」は、業務自体がそもそも必要なのか根本から見直しをします。そのため、企業の部門全てが見直しの対象となるのです。経営全体にかかわった手法によって、効率化や生産性の向上といった結果が得られます。つまり、業務改善は、その業務自体はあるべきものだという前提のもとで、業務のムラや無駄を省くのに対し、BPRは業務フローそのものを見直すという点が大きな違いです。

BPRを推進するメリット

BPRを導入することは、企業にいくつかのメリットをもたらします。BPRによって、業務フローを可視化する中で、実は生産性を落としていた不要な業務内容が見つかる場合があります。こういった発見は、企業全体を俯瞰的に把握したからだといえるでしょう。また、目的が明確化することで、従業員のモチベーションアップにもつながります。BPRの目的は、企業が示す目標を達成することです。この目的を達成するために業務を効率化して生産性を上げることは、従業員の満足度につながると考えられます。さらに、より高品質なサービスや製品の提供も可能となるため、顧客満足度にもつながるのです。

また、BPRの導入によって無駄を省いてコスト削減が行われるため、目標達成率の向上も期待できます。目標が明確化するのに伴い、従業員の意識改革も行われ、組織改革と企業構造変革にも役立つでしょう。

相乗効果を生み出す!BPRとERPの関連性

BPRを進めるためには、ERP(企業資源計画)との連携が大切です。ERPを導入すると、業務フローの可視化ができるため、BPRを進めるための手法として欠かせません。ここでは、ERPの概要や、BPRとERPの関連性について解説します。

「ERP」とは?

ERPは「Enterprise Resources Planning」の略で、「企業資源計画」という意味です。企業経営の資源要素であるヒト、カネ、モノ、情報を適切に分配し、有効活用する計画や考え方です。企業の情報戦略に欠かせない重要な考え方だといえます。EPRの概念は、生産管理の手法であるMRPを一般の企業経営向けに展開したものです。資源を無駄なく活用し、生産効率を高めるというMRPの考え方を発展させ、生産能力を最適化するための管理手法となっています。経営管理の中枢を担うシステムとして、あらゆる業種や業界の企業で導入されています。

ERP導入がBPRを可能にする

ERPでは、企業の資源に関する情報を一元管理します。企業内に散らばっている情報を1カ所に収集し、その情報を基盤に企業の正確な状況をタイムリーに把握するのです。そして、経営戦略や戦術をスピーディーに決定します。このような、企業の資源活用のためのERPは、BPRやMRPと大きく関連しています。MRPは、生産管理の手法で、在庫管理や部品発注など、製造関連の計画を立てるときに使うものです。生産には、部品だけでなく人材や業務プロセスが大きく関係しています。そこで、BPRによって業務プロセスの改善が重要視されるようになりました。このBPRを可能にしたのが、ERPです。

財産管理や生産管理の手法計画の見直しのために、業務フローの再設計であるBPRを行い、人材や物資、資金などといった会社の資源の活用であるERPをするという連動が生まれました。つまり、BPRの成功にはERPの導入が欠かせないのです。

BPR推進のポイントは?具体的な手順と注意点

BPRを進めるにあたり、押さえておくべきポイントや注意点があります。この記事では、BPRを推進する手順や導入前の参考となる失敗例についても紹介します。

BPR推進の手順

BPRを進めるにあたり、事業を複数展開する大企業は、モデル事業を選んで先行実施をし、その経験を他の事業にも展開していくという形をとるのが基本です。事業の展開数が2~3個である中堅企業では、社内全体でBPRを展開していきましょう。BPRの推進は、事業責任者と事業メンバーが主体となり、全社トップと会社スタッフが側面支援する必要があります。BPRは企業全体を変革するため、BPRの推進スタッフと会社のトップが、BPRの推進イメージや展開の背景について共有しておくことが大切です。ここからは、具体的な推進手順について説明します。

基本計画策定

まずはは基本計画の策定です。事業戦略に基づき、BPRの基本計画をまとめていきます。このとき大切なのは、BPRの対象を明確にすることです。改革の重点となるキープロセスや、改革の対象単位をはっきりさせてからスタートしましょう。対象単位は、ビジネス・システム・ユニットを明確にします。さらに、成果目標を設定し、改革後のビジョンを描くことで、課題を明らかにしていきましょう。改革後のビジョンと課題については、BPRに関連しているメンバー全員で共有化しておく必要があります。さらに、成功確率の高い計画を立てることが大切です。

業務分析と課題の把握

課題を把握するためには、業務の分析が必要です。まずは各部門の業務フローチャートを作り、業務内容を洗い出したり、ルールを見直したりします。見直すべき業務としては、長い時間が必要なことで、社内の業務フローの流れを崩している業務や、他部署と作業が重複している業務、利益に貢献していない業務、意思決定のプロセスが複雑化した業務などです。

新システムの具体化・実行

基本計画をもとに、新しいシステムを具体化及び実行していきます。組織、人、システムという3つの視点から、事業システムを構成しているビジネスプロセスへ、アプローチしましょう。その際、企業のトップがBPRに取り組む必要性を明言することで、BPRの必要性を従業員全員で共有できます。また、事業システムを設計するときに、全社で集中的に実施する業務と、部署ごとに分散して取り組む業務をはっきり区分することが大切です。

BPRを推進する上でのポイント

BPRはやみくもに進めても、うまくいきません。シックスシグマの導入や、コスト削減、人材を適材適所化する子会社の設立、グローバル化に向けた再編成など、成功事例は企業によって大きく異なります。ただし、その中でもいくつか共通している成功ポイントがあります。

BPRのゴールを明確化する

BPRは、ゴールを明確にしない状態で進めると、全社を挙げて改革をする推進力が生まれにくくなってしまいます。また、分析や検討の段階でも、何を中心に据えて進めていくべきかが曖昧となり、計画にブレが生じる可能性が高くなるのです。その結果、業務フロー全体を見直すことが難しくなります。そのため、計画の段階でゴールや目的をはっきりさせておく必要があるのです。

BPRの重要性を社内共有する

BPRは、事業推進者や提案者だけでは推進できません。現場全体で、BPRの必要性を理解し、現場の業務や状況を把握する必要があるのです。そうすることで、BPRが浸透しやすくなります。これまでのやり方を変えることに対し、抵抗を感じる従業員も少なくありません。しかし、BPRの必要性や目的を事前に共有しておけば、抵抗感を減らすだけでなく、モチベーションアップも期待できるのです。

スピードアップ・定着化を意識する

スピードアップを視野に入れ、新しい事業システムを定着化することも大切です。改革に期間を設け、その期間内に目的達成するためにスピードアップを意識して、短期の成果目標を設定します。そのうえで、中長期の成果目標を実現するよう、スモールステップで進めていくようにしましょう。さらに、成果を確実に出せるよう、運用状況と成果をモニタリングしたり、BPRの成功事例や失敗事例を共有するのも有効です。

BPR推進における注意点

BPRの落とし穴に気付かず、改革を失敗に終えた企業は少なくありません。ここでは、BPRに取り組むうえでの注意点を紹介します。まずは、「とりあえず」「何となく」の姿勢で取り組まないことです。日常的に行う業務改善であればリスクは少ないですが、BPRではハイリスクとなります。業務改善は基本的にIT戦略が不要で、それぞれの部署の従業員が課題を提起し、自分たちでできる範囲で改善に取り組んでいきます。一方、BPRはIT戦略が必要不可欠です。ITソリューションを改善したり導入したりすることで、あらゆる業務プロセスの改革ができるのです。そのため、プロジェクトの規模は必然的に大きくなり、「とりあえず」の姿勢だと、うまくいかなかったときに途中でやめたり方向転換をしたりすることが難しくなります。

また、BPRの効果やメリットを、社内全体で共有してからスタートすることが大切です。共有できていないと、BPRの目的やゴールがはっきりしないまま進んでしまい、失敗に終わるリスクが高まります。そしてもう一つ、BPRは大規模な改革というイメージをもつかもしれませんが、実は小さな改革の積み重ねが大切です。そうでなければ、業務効率化を目的としたBPRにもかかわらず、逆に従業員の負担を増やすという失敗も考えられます。BPRは大胆な改革である必要は必ずしもないという意識で取り組みましょう。

BPRにおすすめの手法!「人材情報のクラウド化」とは?

BPRを効率的に進めていくためには、人事や業務の現状を社内共有しなくてはなりません。そのために効果的なのが、情報のクラウド化です。新しい体制や工程に最適なERPシステムを導入することで、スムーズにBPRを進められます。企業それぞれの規模に応じた使い方ができる機能が充実したサービスを導入するのも、BPRを成功するためのポイントといえるでしょう。

CYDASについて

「CYDAS」は、人材マネジメントに、全社員を巻き込んで組織を強化するための人材プラットフォームです。インターフェースには、マネジメント用と社員用の2種類あるのが特徴です。人材マネジメントに社員を巻き込むことで、才能を引き出して組織と個人のパフォーマンスを高めます。「Profile Manager」は、人材情報を可視化してマネジメントを効率的にするアプリです。社員の顔と名前だけでなく、経歴やスキル、過去の評価などを把握できます。「Performance Cloud」は、人材のスキル分析や育成のための情報管理ができるアプリです。分析結果に基づいて、戦略的な組織づくりや能力開発、個人の力を最大限に引き出す最適な配置を行うことが可能となります。

「MBO Cloud」は、社員の目標達成を多角的にサポートするアプリです。経営目標や部署目標と、社員個人の目標を連動したり、個人目標達成のために、PDCAサイクルを回したりが可能。さらに、個人目標と成果を評価システムと連結することで、適性で効率的な評価が可能となります。「Stream」は、社員のコミュニケーションを活性化するビジネスSNSです。タイムライン形式で必要な情報を見ることができ、社内の人材をつなぐ起点となります。これらのツールを使って情報をクラウド化し、人材マネジメントに社員を巻き込むことでBPRの利便性と推進力が高まります。その結果、計画的・効率的にBPRが進められるでしょう。"

ITツールを使ったBPRの事例

「CYDAS」のサービスをBPRに活用して、大きな成果を上げている企業を2つ紹介します。

「ANA」では、整備士5000人のスキルを可視化することで、スキルの習得状況が細かく把握できるようになりました。その結果、チーム全員が育成に参加できるようになったのです。普段一緒に仕事をしていない人同士でも、簡単に弱点や、スキル状況、伸ばすべきところなどが簡単に把握できるため、いつでも的確なアドバイスができます。さらに、コメント機能によって、部署を超えた先輩や同僚からのアドバイスも受けられるようになりました。コメントはいつでも見返すことができ、モチベーションアップにもつながります。

「J.フロントリテイリンググループ」では、グループ企業21社の従業員1万1500人の人材力強化に、ITツールを利用しました。社員情報を一元管理することで、多様な人材を発掘したり、適材適所の配置ができるようになったのです。また、店舗や部署を超えて従業員同士でコミュニケーションがとれるようになり、他店舗のスキルや経験の共有にもつながりました。マネジメントと現場が戦略の共有が、こういった成果を生みだしています。

クラウド型の人材プラットフォーム導入がBPR成功の秘訣

BPRとERPには関連性があり、計画的にBPRを進めるためにはクラウド型の人材プラットフォームの導入がベストといえます。BPRを考えているのであれば、画期的なアプリケーションが揃うCYDASをはじめIBM Cloudやカオナビなどの活用を検討してみるとよいでしょう。

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