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2021.11.15

1on1は意味がない?失敗しない1on1のポイント

上司と部下が定期的にコミュニケーションを取る機会として、1on1ミーティング(1on1)を導入する企業が増えています。ざっくばらんな対話を通じて部下の成長を促すのが本来の目的ですが、ただの雑談の場で終わってしまい、1on1の効果を十分に発揮できていない企業が多いのが現状です。評価面談の一環で1on1が行われていると部下に誤解させるなど、信頼関係の構築に失敗する事例もみられます。

この記事では、1on1は意味がないと部下に思わせてしまいがちな上司の行動を振り返りながら、効果的な1on1の進め方や得られるメリットを紹介します。

部下に1on1は無駄だと思わせる上司の行動

1on1は、上司と部下が対等な立場で話す時間です。しかし、上司が一方的に話し続けたり業務に関する話題を全面に押し出したりするなど上司が主導権を握ってしまうと、部下が話す機会を奪われて1on1の効果を十分に発揮できません。1on1は無駄だと部下に感じさせてしまいがちな、上司の言動・行動をいくつか紹介します。

話を最後まで聞かず、上司が一方的に話す

部下の話を最後まで聞かずに上司が一方的に話し続けると、部下が上司に話題を投げかけるチャンスを失ってしまいます。その結果、評価や業務のダメ出しに関する面談だと部下に勘違いされ、1on1が成立しなくなります。これは1on1は部下の話を聞く場だと理解していないのが原因で、部下の心を閉ざしてしまう恐れがあるので注意が必要です。

仕事に関する部下からの話を途中で遮って指導に入るのも、部下が抱える悩みや課題を封じてしまうリスクがあります。1on1の場で問題を解決しようと考えずに、対話を通じて部下の気づきを引き出すコーチングを意識して1on1に取り組むことが大切です。上司の経験を部下に伝える(ティーチング)機会は、人事面談など別の場を設けるようにしましょう。

話す内容を部下に丸投げする

1on1は部下が主役とはいえ、話題選びを部下に丸投げすると部下は戸惑ってしまいます。気軽に話せる雰囲気を作ろうとする配慮から、上司が「最近どう?」と部下に質問するケースが想定されますが、部下に「話す内容はない」と言われてしまうと対話がストップしてしまいます。話題選びに時間がかかり、当日の1on1が成立しない懸念も出てくるでしょう。

1on1では上司と部下が対等な立場とはいえ、部下は話す内容に気を遣うものです。1on1を始める段階でアイスブレイクを取り入れると、部下から話題を提示しやすくなるでしょう。また、1on1に慣れた段階で部下に話す内容を丸投げすると、雑談がメインになって相互の成長を目指す本来の目的からかけ離れる可能性もあります。上司から前回の話の続きを切り出すなど、部下の話の腰を折らないよう配慮しながら1on1の進行をコントロールするとよいでしょう。

業務の話しかしない

上司と部下が個別に対話できる機会を活用したいと思う余り、1on1で仕事の話しかしないケースも見受けられます。プライベートの話題など個人的なコミュニケーションを取るチャンスを失う結果にもなり、上司と部下の相互理解にも影響が及んでしまいます。1on1で上司に心を開けると部下が期待していても、業務の話が大半を占めてしまうと人事評価の面談と混同し、率直な話ができなくなる可能性があるので要注意です。

前述した、上司が一方的に話し続ける原因にもつながり、部下の心を閉ざしてしまう懸念も生じます。1on1は上司・部下の関係性を深めるチャンスだと意識して、業務の話題と個人的な話題のバランスを取りながら話を進めるようにしましょう。

すぐにキャンセルする

業務の都合とはいえ、上司から1on1のキャンセルが度重なると継続したコミュニケーションが取れず、部下の成長が遅れる原因につながります。また、「上司と話したい」という部下の気持ちも台無ししてしまいます。さらに、部下との対話より通常業務を大切する上司だという印象を与えてしまい、信頼関係を取り戻すのも難しくなるかもしれません。

上司の事情で1on1をキャンセルする場合は、部下に詫びた上で代わりの日を提案するようにしましょう。キャンセル後の日程変更を部下に任せると、責任を転嫁されたという誤解にもつながるのでご注意ください。なお、部下から1on1の日程変更の申し出があった場合は可能な限り快諾すると、部下を大切にする上司だと印象づけられます。

やりっぱなしにする

せっかく1on1で充実した対話ができても、フィードバックせずにやりっぱなしの状態だと意味がありません。

その場限りの1on1だと、実施した直後は部下の行動や考え方が一時的に改善されたとしても、長い目で見ると成長につながらない可能性があります。対話の内容が次回以降の1on1につながらなければ、話した内容が評価の材料に使われているのではという懸念にもつながります。仮に、上司が前回話し合った内容を忘れてしまって部下に内容を確認する状況が続くと、自分が大切にされていないのではという誤解も招くでしょう。1on1の後は記録を残し、成長度合いなどのフィードバックを欠かさずに行いましょう。

失敗しない1on1のポイント

ここまで、上司の行動が原因で1on1が失敗する事例を紹介しましたが、これから解説するポイントをしっかり理解して1on1を実施すれば上司・部下だけでなく会社全体の成長につなげられます。現場の管理職と人事部が連携を取りながら組織的に1on1を進めていくことが大切です。

全社で取り組む

1on1は部下の目標達成を支援するだけでなく、会社全体の業績向上も目的としています。一部の部署で1on1に取り組んだとしても、人事異動などで1on1を実施していない部署に異動すると部下の成長が途絶えてしまう可能性があります。そのため、現場に丸投げせずに全社が一丸となって1on1を実践し、社員の成長をサポートする姿勢を見せることが大切です。

自社での1on1の実施方法を確立するために、人事部内または管理職同士でトライアルを実施するのも効果的です。話し相手を尊重する方法や成長への糸口を見つけて行動を促す方法など、課題を洗い出すようにします。管理職自身が1on1を体験することで部下の気持ちを理解でき、相手の立場に寄り添った対話ができるようになるでしょう。

目的と必要性を共有する

上司と部下が初めて1on1を実施する前に、個別の対話が必要な理由や、会社・組織としての目的をわかりやすく説明することが、信頼関係を保ちながら1on1を続けるためのポイントになります。会社の経営目標を実現するためには社員一人ひとりの成長が欠かせない点もトップメッセージとして伝えると、目的意識が高まり1on1での対話が有意義に進むでしょう。

1on1は、トップダウン型の評価面談や業務指導とは異なり、部下に成長への気づきを提供するボトムアップ型のコミュニケーション手法です。単に目新しい人事施策だと思われたり上司との定期面談と混同されたりしないよう、1on1の目的や必要性を上司・部下が互いに納得した上で取り組むようにしましょう。

事前に話す内容を決めておく

1on1は30~60分の短時間で複数のテーマについて話し合うのが一般的です。プライベートの話題なら当日でも話す内容を決めやすいですが、仕事上の課題や将来的な成長に向けた内容だと、当日に突然話題を提示されても話す内容がまとまりにくいケースが考えられます。前もって話す内容を考えて1on1に取り組めるよう、遅くとも前日にはテーマを出し合うようにしましょう。

あらかじめいくつかテーマを準備しておき、部下に選んでもらうのも一つの方法です。1on1をスムーズに継続できるよう、ミーティングの終わりに次回話し合うテーマを決めておくのもよいでしょう。

部下のための時間だと割り切る

1on1は上司が部下の話を丁寧に聞いた上で、互いに心を開き合える関係性を作る場として機能します。話の内容によっては部下に指導が必要となる場面もありますが、まずは部下のための時間だと割り切って徹底的に話を聞くことが大切です。仕事に関係する話だけでなく個人的な話も傾聴してくれるという安心感が、部下にとっての心理的安全性につながります。部下が上司に話をするのに勇気が必要だという点にも配慮する必要もあるでしょう。

部下の話を一通り聞いた後は、上司が答えを出すのではなく「どうしてこのように考えたのか」「自分はどのように課題を解決したいのか」など、自分で答えを導き出すヒントを提供するようにします。部下自身で答えを出すことが自発的な行動に直結するのです。

実施後にフィードバックをおこなう

部下が成長に向けた行動を早期に始められるよう、1on1の実施後は必ず部下にフィードバックを行うようにしましょう。課題を克服するまでに長期間かかるケースがあるため、課題への向き合い方や進捗状況を確認することも、部下の成長を促進するには必要不可欠です。

上司からのフィードバックだけでなく、部下が上司へフィードバックする機会を設けると、対等な立場で話ができている実感を持つことができます。部下の話を十分に聞けていたかや、1on1の進め方に問題はなかったかなどを確認しておくと、次回以降のミーティングが充実したものになるでしょう。部下の提言を謙虚に受け止め改善することも、上司に求められる姿勢の一つです。

内容を記録しておき次につなげる

1on1を実施した後に内容を記録しておくと、前回までに話した内容を振り返りながら対話を深められます。部下が話しながらメモを取るのは難しいので、聞き手である上司が内容を書き留めるとよいでしょう。1on1が終わった後、忘れないうちにメモの内容を整理するようにします。内容の記録が不十分だと1on1で同じ話を何度もしてしまい、上司が部下に関心を持っていないのではと印象を与えてしまうので注意してください。

1on1の内容とは別に、部下が業務を進める姿勢を観察して気づいた点や改善された点などをまとめておけば、成長の軌跡を残すことができます。1on1の記録を蓄積することで、部下から仕事の相談を受けた時にスムーズかつ的確なサポートが可能になります。なお、1on1の記録には部下のプライベートに関する事項を含むため、上司以外に共有する範囲を限定しておくようにしましょう。

継続して行う

部下の成長度合いを長い目で観察できるよう、1on1は継続して実施することが大切です。詳しくは後述しますが、部下が抱える悩みに気づき的確なサポートを提供できれば、従業員エンゲージメントの向上にもつながります。部下の業務に支障が出ないように配慮しながら、最低でも月1回の定例日を設けるようにします。上司と部下の関係性が適切に構築されていれば、1on1の実施日を成長のペースメーカーとして認識できるようになるでしょう。

部下のリクエストや上司の判断で臨時に1on1を設定するのも、成長の度合いや業務の悩み・課題をきめ細かくチェックする上では有効です。突発的な事情で定例日に1on1を実施できない場合は、次回にスキップするのではなく必ず別日程を設けるようにしましょう。

面談と区別し評価をしない

部下が安心して上司と対話ができるよう、1on1は人事面談や業務上の注意指導の場ではないことを明確にしておきましょう。1on1で話した内容が人事評価に影響しないと部下が認識していれば、待遇や立場の変化を気にせずに本音を話せるからです。

仕事に関する考え方や能力の高め方などを上司と率直に話し合えれば、部下の意思で成長に向けて努力に取り組み、結果的に高評価につながるかもしれません。といっても、心理的安全性を保つ観点から1on1の場では評価について言及しないのが無難です。1on1は部下自身で成長する方法を考える場なので、部下の考え方を否定したり修正を試みたりしないように注意しましょう。

現場と人事が進捗を管理する

1on1は基本的に上司と部下が現場レベルで実施しますが、会社全体として継続して取り組んでいくためには、人事部でも進捗や対話の効果を確認するのがポイントです。ハラスメントを受けた疑いがある場合や部下が働き続けるための配慮が必要な場合など、1on1で話した内容を人事部と共有する場合は、必ず部下本人の許可を取るようにしてください。

人事部で1on1の成果を確認できれば、人材育成の課題を把握して従業員の教育研修メニューを作るなど、部下の成長を組織的にサポートできるでしょう。

意味のある1on1によるメリット

1on1を継続することで上司と部下の信頼関係が深まり、部下の心理的安全性も高まります。部下が自分の力でスキルアップしようという意欲も生まれ、離職率の低下にも効果を発揮するでしょう。1on1を効果的に実践することで得られるメリットを紹介します。

部下の成長につながる

1on1を継続することで、部下は自分の行動を振り返って課題に気づくチャンスが増え、将来的な成長につながります。成功体験・失敗体験にかかわらず、良かった点や今後の改善につなげられる点などを自分で考えるように促し、次回以降の仕事に活かせるようサポートする姿勢が大切です。

失敗談も上司と共有できるという心理的安全性が部下のチャレンジを後押しし、さらなるスキルアップにもつながるでしょう。部下自身が考えた課題や解決策を早期に実行できるよう、1on1実施後は早い段階でフィードバックを行うことも大切です。反対に、失敗の原因追求に終始してしまうと部下が萎縮し、本来持っている能力も発揮できなくなる恐れがあるのでご注意ください。

相互理解が深まる

役職や社歴などの違いを超えて、上司と部下が1人の人間として向き合うことで相互理解が深まります。仕事に対する思いを共有したり、互いの趣味や個性などプライベートの話をしたりすることで、会社での役割だけでなく人間として深くつながり、強い信頼関係も築けるでしょう。上司や組織へのエンゲージメントも高まり、困難な課題にも積極的に取り組もうという気持ちも生まれます。

プライベートに立ち入りすぎたり上司の趣味を部下に押し付けたりするとハラスメントと認識され、上司と部下だけでなく会社との関係性も悪化する恐れがあります。部下の気持ちに配慮しながら対話を進めるように心がけましょう。

離職率が低下する

1on1は週1回または月1回のように高い頻度で実施するのが一般的です。そのため、悩みや不満を聞くことで従業員の変化に早い段階で気付き、的確な対策を取れるようになり離職率の低下に効果を発揮します。仕事上の不満があったとしても、上司と部下が正しくコミュニケーションをとり続けて強固な信頼関係が構築されていれば突然の退職を防ぎ、組織の業務への影響を軽減することも可能です。欠員を補充するための採用コストも節約できます。

「困った時は上司が寄り添って話を聞いてくれる」という体制が確立すれば、従業員エンゲージメントも高まり企業の生産性向上にもつながるでしょう。

1on1はマネジメントシステムで管理しよう

1on1の効果を高めるには現場の管理職と人事部が連携して、組織的に取り組むことが大切です。仕事上の課題や悩みだけでなくプライベートの話題など、部下の話を十分に聞く姿勢が上司との信頼関係を高め、会社全体の生産性向上につながります。上司と安心して話せる場が確立すると部下の存在感が満たされるだけでなく、部下自身で成長しようとする意欲も高まって会社に対するエンゲージメントも増すでしょう。

1on1を効果的に進めるには、マネジメントシステムの活用が効果的です。サイダスの「1on1 Talk」では対話した記録を分析して目標や現状の課題を見える化できるので、上司・部下ともに成長を実感できます。現時点での関係性をチェックする機能や1on1で話すテーマ探しを支援する機能も搭載、上司と部下の対話を充実させて信頼関係を深めていけるのも特徴です。社員と組織を活性化させるコミュニケーションツールとして、1on1 Talkを活用してみてはいかがでしょうか。

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