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2021.7.15

人事管理システムを機能別に解説!社員が使いやすいシステムを選ぼう

人事管理システムは従業員の人事情報の管理だけでなく、人材教育や配置転換、社員の勤怠・給与情報の管理など、さまざまな場面で活用されています。

近年ではHRTechサービスの一つとして知名度が高まっており、人材活用に役立つタレントマネジメント機能を搭載したシステムも登場しています。社員が使いやすいシステムを選ぶことが、人事管理を円滑に進めるための第一歩です。

今回は、人事管理システムの機能や、サイダスが考える人事管理ステムの導入メリットについて解説します。

人事管理システムとは?よく聞く「クラウド型」の意味は?

人事管理システムとは、これまで紙や表計算ソフト(主にExcel)で管理していた従業員の個人情報や保有スキル・勤怠など、人事労務に関するあらゆるデータを一元管理するシステムです。
データを格納しておくだけではなく、社会保険の手続きに必要な書類を自動作成する機能や、人事に関連するデータの分析機能が備わるなど多目的に活用できます。

人事管理システムは社内にサーバーを置くタイプのオンプレミス型と、社外のデータセンターでサーバーを集中管理するクラウド型にわけられます。クラウド型の人事管理システムは導入コストをおさえやすいため、近年ではクラウド型の人事管理システムが主流となっています。

人事管理とは

人事管理とは、勤怠や給与といった待遇に関する情報だけでなく、採用・研修に関連する情報や配置転換・人事評価など「社員」に関する情報を一元管理する業務です。企業によっては労働条件の設定や、快適に働ける職場環境づくりにも取り組んでいることから「人事労務管理」と呼ばれる場合もあります。
ひと昔前までは、人事管理は各部署からの人事情報をまとめるだけの業務と考えられていました。しかし、1990年代に「戦略人事」という考え方が登場してから、人事データを戦略的に活用し、人材育成と企業の生産性向上を目指す重要な経営手法として認識されるようになりました。そして、HRTechの普及が後押しし、クラウドシステムを用いた人事管理に切り替える企業が増えてきました。

人事管理システムで管理できること:機能一覧

人事管理システムには、さまざまな管理機能が搭載されています。
全ての機能が1つのシステムにまとまっているものや、オプションを組み合わせて機能を拡張できるものなど、人事管理システムの販売会社によって特徴はさまざまです。

主な機能

  1. 人事労務
  2. 入社手続き・退職手続き・従業員情報の変更申請・年末調整
  3. 勤怠・給与
  4. 勤怠管理・有給休暇の管理・給与計算
  5. 採用業務
  6. 応募者の管理・求人情報の管理・求人票の作成支援
  7. タレントマネジメント
  8. 適材適所の人材配置を支援・優秀な人材を発掘・組織図のシミュレーション
  9. 従業員サーベイ
  10. 従業員満足度の調査・定着率向上の支援
  11. 人事評価
  12. 昇給・昇格の判断を支援
  13. 人材開発
  14. 教育・研修の実施状況を管理

さらに、経費精算の申請や稟議書の提出ができるワークフローが搭載されたシステムや、上司・同僚のスケジュールなどを確認できるグループウェアが搭載されたシステムも登場しています。

人事管理システムの主な機能を、詳しくチェックしてみましょう。

①人事労務

従業員本人の個人情報や家族構成、学歴・職歴など、履歴書や職務経歴書に記載された内容はすべて人事労務データとして登録可能です。データ登録後はシステム上で検索・一覧表示が可能なので、離れた拠点やテレワーク環境でも人事情報を参照できます。
従業員の経歴やスキルなどから社員情報を検索して一覧化できるので、配置転換を検討する際もスムーズです。さらに、雇用契約や入退社手続き・変更事項の届出をオンラインで完結できるシステムでは、情報管理業務の省力化を実現できます。
その他にも、社会保険関係の電子申請や年末調整などの書類発行に対応し、総務業務の負担も軽くできる機能をもったシステムもあります。

②勤怠・給与

従業員の勤務状況(勤怠)や、有給休暇の取得状況を管理する機能を利用できます。残業時間の上限規制や、36協定に違反していないかなどをチェックできるため、適正な労働時間管理に有効です。
変形時間労働制やフレックスタイム制の時間集計にも対応しており、残業代の未払い防止にも役立ちます。人事管理システムに登録された従業員情報を、給与計算ソフトと同期させることも可能です。
有給休暇の取得率を算出する機能や、取得日数が少ない人にアラートを出す機能もあるため、企業全体で有給休暇の取得を促進するなどワークライフバランスの推進にも役立つでしょう。

③採用

採用管理システムと連携して、求人に応募した人の履歴書・職務経歴書の情報や選考状況を確認できます。面接時の評価やコメントは、応募者が入社した後に人事管理システムへ引き継ぐことができ、オンボーディングにも活用可能です。
採用担当者にとっての振り返りツールとしても利用でき、採用活動の品質向上にもつなげられます。
求人情報の作成・変更機能もあり、現場とやり取りしながら内容の濃い求人票を作成して応募数の増加も目指せます。人材紹介会社と求人情報を共有する機能や、求人媒体と連携して選考状況などを一元管理する機能を持ったシステムもあります。

④タレントマネジメント・エンゲージメント管理

従業員を適材適所に配置して、生産性向上や従業員の力を発揮させるタレントマネジメント機能も利用できます。転勤の可否や時短勤務の希望、家庭の状況などを加味しながら配属を検討できるため、従業員の多様な働き方を実現するツールとしても注目されています。
システムによっては、従業員同士の相性を考慮した人材配置をシミュレーションできるものもあり、従業員が働く上での心理的安全性も向上できるでしょう。
従業員サーベイツールと連携して、会社に対する従業員の思いを可視化すればエンゲージメントを高めることも可能です。職場に潜んでいる問題点を洗い出し、職場環境を整備して従業員の定着率向上にもつなげられます。

⑤人事評価・人材開発

人事評価データを集計・分析した上で、昇給・昇格の判断を支援します。評価の客観性を高められるだけでなく、戦略的な人事制度の構築にも活用可能です。
紙やExcelの評価シートの内容をそのまま再現できるシステムや、評価者による評価のブレを補正する機能を備えたシステムもあります。過去の評価データも蓄積でき、他の従業員との比較も簡単な操作で行えます。

システムの分析機能を活用して従業員の教育・研修計画を立てられるほか、将来的な活躍が期待できる従業員をピックアップして、潜在能力を引き出すことも可能です。

⑥その他(ワークフロー・グループウェア付帯型)

従業員情報のデータベースを軸に、人事管理システムの機能が拡大する傾向にあります。
例えば、ワークフロー機能を備えたシステムでは、従業員の各種届出や稟議申請のペーパーレス化を実現できるのが特徴的です。テレワーク支援ツールと連携して、従業員が抱えている業務を見える化しながら、従業員間のコミュニケーションを促進できるシステムもあります。

人事管理システムの従業員情報を同期できるグループウェアや経費管理システムでは、同じ情報を何度も登録する手間を省けます。

「人事管理システムを導入するメリットは?」タレマネシステム「CYDAS PEOPLE」を開発するサイダスの社員に聞いてみました

ここからは、サイダスメンバーが考える「人事管理システムを導入するメリット」を3つピックアップしてご紹介します。

①ペーパーレスで業務効率化

佐藤:
従業員の数が増えて、人事に関する情報管理が大変になったという声が多く寄せられています。人事異動などで従業員の情報を確認するために、紙の履歴書を探し出すのは大変な作業ですよね。
社員の顔写真や氏名だけでなく、過去の経歴やスキル・家族構成といった従業員の情報を画面で確認できます。さまざまな条件を掛け合わせて検索できるので、該当する社員リストを簡単に作成することもできます。社員同士でプロフィールを確認できる設定にしておくことで、現場でのコラボレーションが活発になります。
従業員情報の追加・変更があれば、本人がシステムに直接登録できる仕組みも取り入れています。紙データのやり取りを解消できるだけでなく、テレワーク中の従業員にも便利な機能です。

②戦略的にデータドリブンな運営ができる

佐藤:
人事データはシステムに入れて管理する以外にもさまざまな活用方法があります。サイダスでは、集めた従業員のデータを人事戦略の中にどのように落とし込むかが重要だと考えています。
分析機能の一つに、二つの任意の軸を設定し人材を分析できるものがあります。ケアが必要な人材の抽出や、部署ごとの人材の傾向等を分析できます。また、特定の資格を持った人材をリスト化する機能は人材のアサインに役立てることができるでしょう。
また目標管理のシステム化も簡単に実現できます。過去の評価履歴をチェックできるのはもちろんのこと、目標達成に向けたマイルストーンも一目瞭然です。人事戦略の客観性が高まれば、従業員の満足度もアップするのではないでしょうか。サイダスのシステムであれば、すでに運用しているエクセルの評価シートをそのままシステムで再現できます。

③社員の新たな一面を発掘し適材適所に人材配置

佐藤:
従業員のスキル分布を可視化する機能があります。適材適所の人材配置の判断に役立つでしょう。配置変更後の仕事ぶりのイメージもつけやすいです。
それだけでなく、今後活躍が期待できる人材を発掘できたり、従来の人事評価や面談では見えなかった従業員の意外な一面を発見できたりするのも魅力です。将来の管理職候補を抜擢するための資料として、ぜひ活用してみてください。人事管理システムは国内だけでも何種類も販売されていますが、システムだったら全部同じというわけではありません。操作性や社内で実現したいことに着目してシステムを選んでいきましょう。
例えば、株式会社シャノン様では、組織図の作成機能や入社歴など多様な条件で検索できる操作性に魅力を感じ、サイダスを導入いただいています。システムの導入後は、半期に一度のバリュー表彰だけでなく営業成績の表彰もスタートしており、従業員のモチベーション向上に役立っているそうです。


自社と相性の良いシステムを選ぶことが、スムーズな人事戦略の遂行と従業員の能力を発揮できるチャンス拡大につながります。ぜひ皆さんも、導入目的と照らし合わせて、自社にぴったりの人事管理システムを見つけてくださいね。

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