進捗管理のメリットは？おすすめツールや進捗管理のコツを解説

作業計画と実態のズレを把握する進捗管理は、スムーズな業務進行や目標達成に欠かせない業務プロセスです。本記事では進捗管理の進め方や必要性について解説します。進捗管理を効率的に実施できる便利なツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

進捗管理とは

進捗管理とは、業務目標に基づいた計画をもとに、各タスクやプロジェクトの進捗を確認し、作業計画と現状にズレがないか把握することです。

計画と業務進捗にズレが発生したときは、スケジュールの引き直しや、メンバーの業務量を調整するなど適宜対応を行います。適切な進捗管理は、業務目標を期日までに達成するために必要不可欠です。

進捗管理の必要性とメリット

目標達成までの進捗を管理しなければ、メンバーの業務ミスや作業遅延に気付くことができず、期日までの目標達成ができない可能性が高くなります。確実に業務目標を達成するには、進捗管理を行ってメンバーごとの作業進捗を常に把握しておくことが大切です。

進捗管理のメリット

進捗管理を行うことで得られる5つのメリットについて解説します。

優先順位の明確化

進捗管理をすることで優先順位を明確化できるため、無駄な業務を省きながら全体の効率化を図ることができます。

業務負担の平準化

進捗管理を行い、メンバーごとの業務分担を都度見直すことで、業務負担の平準化ができるようになります。平準化ができていないと、業務量が特定のメンバーに偏ってしまい、期日までにプロジェクトを終えられないリスクが高くなります。

問題・ミスの早期発見

進捗管理を行うと、プロジェクト進行の途中でメンバーの抱える問題や、業務ミスを見つけられる点もメリットです。問題やミスを早期発見できれば、大幅な納期遅延やプロジェクトの失敗を最小限におさえることができるでしょう。

納期遅延の防止

優先順位の明確化と業務負担が標準化、問題・ミスの早期発見ができることによって、「納期遅延の防止」を実現することができます。業務やプロジェクトを遅延なく計画通りに遂行する能力は、企業にとって必要不可欠であるため、進捗管理を行うことの重要性が分かります。

生産性やプロジェクト達成意欲の向上

進捗管理による優先順位の明確化、各メンバーの業務負担の平準化、ミスの早期発見などができていれば、企業の生産性が高まります。プロジェクトの目標達成が続けば、関わるメンバーの前向きな意欲を醸成でき、モチベーション向上が期待できるでしょう。

進捗管理のやり方

進捗管理の具体的なやり方を4つのステップに分けて解説します。

目標設定と現状把握

最初にプロジェクト目標を定め、現状の把握を行います。目標が明確に決まっていないと、業務が進んでいるかどうか判断できません。現状把握の際は、目標達成から逆算して「タスクは一人あたりどのくらい残っているか」「作業工程やチーム割り振りは適切か」などを確認していきます。

担当者ごとのタスクや作業時間を計算

担当者、チームごとに、タスクの内容やそれぞれに必要な作業時間を算出します。各メンバーの役割を明確にしたら、どのくらいの頻度で何を報告するか決めていきます。

決めること/確認すること

・チーム全体のタスクと必要な作業時間

・メンバーごとのタスク振り分け、役割と必要な作業時間

・各タスクごとの納期

・報告頻度、報告する内容

・進捗を報告する際に使用するツール　など

また、各作業の進捗管理や進捗状況の報告をする際に、どのツールで共有するのかなども決めておくことが大切です。

プロジェクトの進行～目標とのズレを洗い出す

目標の設定や作業の割り振りができたら、実際にプロジェクトを進めていきます。目標達成に向けてプロジェクトを進行する際は、定期的に進捗状況を確認することが重要です。

目標に対して、「作業にズレはないか」「スケジュール通りに進捗しているか」など、定期的に確認しておくことによって、問題やミスの早期発見にも繋がります。進捗状況を適切に評価するためには、最終の目標だけではなく中間目標も設定しておくと、進捗管理をスムーズに行うことができるでしょう。

改善案の検討

進捗管理を行う中で課題が出てきた場合は、その都度、改善案を検討します。目標に対する遅延をどのように埋められるか検討し、スケジュールの引き直しや作業分配をやり直して調整します。プロジェクトの途中で少しずつズレを調整することで、最終納期に間に合わせることが可能になります。ただ進捗を報告するだけでなく、必ず改善案を検討しながら進めましょう。

代表的な進捗管理の手法

進捗管理を効率的に行うためには、組織の規模や管理方法に合わせて進捗管理ツールを活用することもおすすめです。ここでは代表的な進捗管理の手法を2つご紹介します。

ガントチャート

ガントチャートは、ヘンリー・ガントという経営コンサルタントが、工場の工程管理を行うために考案された管理手法です。各タスクの期間や進捗状況を棒グラフで視覚的に把握できるため、簡単にスケジュール管理ができます。ガントチャートはエクセルやWebツールで簡単に作成できますが、計画が変更になった際に、全体の棒グラフを書き換えるのに手間がかかる点はデメリットといえます。

カンバン方式

カンバン方式は、プロジェクトの目標達成に必要なタスクを洗い出し、1つのボードに並べる管理手法です。ボードを、「作業前」「作業中」「作業完了」といったフェーズごとに区切ることによって、各タスクの現状を視覚的に把握することが容易となります。

カンバン方式はトヨタ自動車発祥の生産管理方式で、細かいタスクが途中で発生したり、スケジュールの変更が起こりやすい企画やマーケティングに関わるプロジェクトの進捗管理に適した手法と言えます。ただし、タスクごとの重要度を管理できないため注意が必要です。

代表的な進捗管理のアプリ・ツール

進捗管理専用のアプリやツールを活用しながら管理する方法もおすすめです。一般的に、「進捗管理ツール」「タスク管理ツール」と呼ばれています。

エクセル/スプレッドシート

「エクセル」「スプレットシート」などの表計算ツールは進捗管理を行う代表的なツールです。目標達成に必要な各タスクを、表に並べて可視化することによって、簡単に目標達成までの全体像を共有することができます。

各タスクに進捗度などの指標を設けておけば、タスク単位での進捗状況も可視化できます。エクセルは多くの人が使い慣れたツールのため、操作方法のレクチャーの手間が省けるメリットもあるでしょう。ただし各タスクの関連性や、平行して進んでいるタスク同士を比較するには、やや使いづらい点はデメリットと言えます。

アプリ例「banto（バントウ）」 

株式会社サイダスが提供するbanto（バントウ）は、定性目標・定量目標の管理ができることはもちろん、カンバン方式・ツリーなど様々な形式で目標設定を表示することができる進捗管理アプリです。

botが上司に代わって、定期的に個別に質問してくれるため、上司と部下間のストレスなく進捗状況を管理できます。回答結果は自動集計されて報告資料としてそのまま活用できるだけでなく、「順調、ちょっと危険、かなり危険」といった重要度別に色分けをしてくれるので、視覚的な管理のしやすさもメリットです。

進捗管理をうまく進めるコツ

最後に、進捗管理を効率的に進めるための3つのコツをご紹介します。

進捗管理の報告内容や定義を決める

進捗管理を行うときは、進捗率や報告内容、進捗管理の定義をきちんと定めることが重要です。何をどのくらいの頻度で、どのような手法を用いて報告すべきか明確な定義をしていないと、報告が属人的になり正しく進捗を把握できません。

報告を目的にしない

進捗管理に慣れてくると、報告が目的となってしまう場合があります。進捗管理を行うときは「どこに課題があるか」「もっとスムーズに進めるやり方はないか」など、より良い方法を模索し続ける意識を持ち続けることも大切です。報告が形骸化してしまわないよう、定期的にミーティングして進捗管理の目的を定期的に再確認するようにしましょう。

信頼関係を築く

当たり前のことですが、チーム間で正しく報告しあうためには、お互いの信頼関係が大切です。万が一、自分のタスクが遅れてしまった場合、信頼関係が構築されていない相手には報告しづらいものです。各メンバーが進捗報告をごまかすようになれば、進捗のズレを把握できず目標達成は難しくなるでしょう。大前提として、プロジェクトを一緒に進めるチーム員同士の関係性を高めることが必要です。

適切な方法・ツールで進捗管理をおこなおう

進捗管理を適切に行うことで、業務遅延などのリスクを防ぎ、スムーズな目標達成に大きく近づきます。

エクセルやガントチャートを使った管理手法もありますが、進捗管理に特化したアプリの活用もおすすめです。bantoであれば、botが進捗を確認するための質問をしてくれるので、面倒なやり取りが自動化できます。日報代わりに活用することもでき、OKRやKPIなどさまざまなフレームワークにも対応可能です。自社の状況に合わせて、適切な進捗管理の仕組みを導入しましょう。