人事評価システムの導入目的やメリット・選び方を紹介

人事評価システムを導入しようと思っても、システムの種類が多すぎて選び方が分からない、導入するのが手間だから踏み切れない、と悩む人事担当者は多いと思います。

人事評価システムは初期設定や運用までのシミュレーションなど、一定の作業が発生しますが、上手く使いこなせればデータ収集や緻密な分析ができ、業務効率化にも役立ちます。

今回は人事評価システムを導入するメリット、機能といった概要に加え、システムを選定するときのポイントをまとめました。システムの導入を成功させるヒントとして、失敗事例もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

サイダス社が提供する「CYDAS」は、「働きがい」を生み出すメカニズムが詰まったタレントマネジメントシステムです。人材情報を一元化し、目標管理や1on1、フィードバック機能など、さまざまな機能を組み合わせてサイクルを回すことで、一人ひとりのワークエンゲージメントを高め、組織を強くします。

人事評価システムとは

人事評価システムとは、「人事評価に関連する業務を自動化するシステム」のことを指します。システムの導入により、社員情報の収集、評価表の作成、人事管理、目標設定や目標の進捗などの一元管理が可能です。

従来は紙やエクセルに記入していた内容を、システムに落とし込めるので、人事業務の工数削減も期待できます。ほかにも、管理による評価の手法や質をシステムで統一することで属人性を排除し、公平な評価制度が実現できるといったメリットがあります。

次の章で、人事評価システムの種類や導入の目的、メリットなどを詳しく確認していきましょう。

こちらの記事では、人事管理システムの機能やサイダスメンバーが考える「人事管理システムを導入するメリット」をまとめています。

人材の定着に興味のある方は、「タレントマネジメント」の記事もおすすめです。

人事評価システムの種類

人事評価システムには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。本章では、クラウド型とオンプレミス型の特徴やメリットを具体的にみていきましょう。

クラウド型

クラウド型とは、「オンライン上で提供されているシステムを、インターネット経由で利用する形態」を指します。

クラウド型の特徴として、代表的なものは次の4つです。

• 自社のインフラ環境を整備しなくても良い
• オンプレミス型より導入コストが少ない
• 常に最新の状態を維持できる
• さまざまなデバイスからアクセスが可能

クラウド型はインフラ環境の整備が不要なので導入が容易であり、初期費用やランニングコストが安いのが大きな魅力です。さらにスマホ、タブレットといったデバイスを使い、好きな場所から自由にアクセスできる便利さもあって、近年ではクラウド型のサービスが増加しています。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、サーバーやソフトウェアといったシステム構築に必要なハードウェアを自社で整備し、システムを運用することです。以前はオンプレミス型ではなく、「自社運用」と呼ばれていました。オンプレミス型の特徴は以下の3つです。

• 自由にカスタマイズできる
• セキュリティ対策の強化
• 既存システムとの統合や連携がしやすい

オンプレミス型を導入する際は、機器購入費や工事費が発生し、ハード・ソフトのメンテナンス費や管理する人件費が必要のため、クラウド型より高額です。

クラウド型の導入費用は、従業員が100人あたり4万円〜10万円（0円のケースもあります）に対し、オンプレミス型では36万円〜100万円ほどかかります。

コストが高いもののカスタムの自由度は高く、自社にシステム管理者を確保できる企業にはおすすめのシステム形態と言えるでしょう。また、自社のサーバーで管理しアクセスを制限できるため、高いセキュリティを保てます。

さらにオンプレミスであれば、既存システムと同一のネットワーク内にシステム構築することで、統合や連携が比較的容易に行えるといったメリットもあります。

人事評価システムの導入目的とメリット

人事評価システムの導入目的とメリットは、主に以下の3つです。

• 評価業務の効率化
• データの一元管理と活用
• 公平な人事評価の実施

システムを導入することで、集計作業や管理作業にかかる工数が削減でき、人事の負担が軽くなるだけでなく、正確な管理と公平な人事評価を実施が可能です。

以下でメリットを詳しく確認していきましょう。

1.評価業務の効率化

1つ目のメリットは評価に付随する業務の効率化です。人事評価システムを導入することで、「幅広い人事業務」と、「煩雑な管理業務」の業務軽減が期待できます。

人事の業務は採用、募集、手続き、研修、育成、組織開発など多岐にわたるため、紙やエクセルで管理すると情報を見つけるだけで探す手間が発生します。

しかし人事評価システムを活用すれば、コマンドを切り替えるだけで簡単に必要な情報の検索、収集が可能です。

また、人事評価は目標の設定、目標達成プロセスの細分化、進捗管理、フィードバックの記入など1つの業務が煩雑です。人事評価システムは社員同士がシステムにアクセスして同時に情報を記入、編集でき、メールのやり取りをしなくても情報が最新に保てます。さらに、リマインド機能も搭載されているので抜け漏れを防ぎ、業務効率化に役立つでしょう。

2.データの一元管理と活用

データを一元管理し、分析して人事配置や採用に活用できる点も、人事評価システムを導入するメリットの1つです。

近年ではインターネットが普及し情報化社会になったことから、データドリブンの人事管理が進んでおり、システムを導入する企業が増加しました。データドリブンとは、データを収集して分析を行い、意思決定することを指します。

人事評価システムを適切に活用すれば、膨大なデータが蓄積され、精度の高い分析の実施が可能です。分析結果にもとづき人事配置や採用など、さまざまな方向に活用できるといったメリットが得られます。

3.公平な人事評価の実施

3つ目のメリットは、公平な人事評価制度の実施です。評価制度は社員の賃金や昇進などに関わる重要な判断基準であり、モチベーションに大きな影響を及ぼします。もし不公平で納得感がない人事評価であれば、社員に不信感を与え、業務に支障が出るリスクを高めるでしょう。

人事評価システムを使用して評価者ごとの属人性をなくし、評価の質、手法を均一にすることで評価の公平さが増します。

その結果、社員の満足度向上によって、仕事の動機付けや業績向上が期待できます。

人事評価システムの機能

人事評価システムの主な機能は以下の6つです。

• 従業員情報の管理
• 目標設定、進捗管理
• 評価基準設定、評価機能
• 評価面談シートの作成
• 評価ワークフローの構築
• エクセルへのCSV出力

システムによって搭載されている機能は異なります。自社に適したシステムを選択するために、基本的な機能の理解を深めましょう。

社員情報・人事管理

1つ目は、社員の個人情報や人事の基本情報を管理する機能です。たとえば次に挙げる項目を管理します。

• 氏名
• 年齢
• 性別
• 住所
• 入社年月日
• 配属先
• 業務内容
• 役職

このほかにも、社員が取得している資格、能力、経験といった個人のスキルも登録し、可視化できます。情報をシステムに登録しておけば、名前などで検索をして特定の個人のデータをすぐに呼び出せるので人事管理がしやすいです。

目標設定・進捗管理

次に解説するのは、目標設定、進捗管理機能です。目標を設定すると、どのようなプロセスで達成するべきか、細かいマイルストーンを置いて進捗管理しなければなりません。

システムを導入することで、設定した目標や、評価面談日までの進捗の記録、管理が可能です。またリアルタイムで結果の共有や、フィードバックの入力、目標達成度合の分析もでき、人事評価がしやすくなります。

評価基準設定・評価機能

3つ目の機能は評価基準設定、評価機能です。評価基準設定とは、「どのような基準で社員を評価しているのか」を、基準を明確にし共有する機能を指します。評価基準設定の機能を使えば、評価をする担当者が変わっても、システムで評価の引き継ぎができるため属人性の排除が可能です。

人事評価システムには評価機能として、コンピテンシー評価、360度評価といった機能が搭載されています。評価機能を使って効率良く評価し、結果の集計も自動で行えるので、業務効率化が期待できるでしょう。

評価面談シートの作成

評価面談シートの作成機能を活用すれば、自社の評価制度に合わせた豊富なテンプレートを活用し、スピーディにシートを作成できます。

評価面談シートを使わずにその場でメモを取ると抜け漏れが発生し、適切に評価を管理しにくいですが、評価面談シートを活用すれば容易で適切な管理が可能です。

またエクセルを使って部署ごとに評価面談シートを作成、管理する必要がないため、評価者の負担も軽減できます。

評価ワークフローの構築

5つ目の機能は評価ワークフローの構築です。たとえば部長、課長などメンバーの誰が「評価者」と「被評価者」になるのか、評価までのワークフローをシステム内で設定する機能を言います。

紙でワークフローを管理すると申請書を探し、承認者や決裁者を毎回確認する作業が発生します。システムで一元管理されたワークフローを使えば、業務プロセスの可視化、スピーディーな意思決定、ペーパーレスによるコスト削減などの効果が得られます。

CSV・帳票出力

最後にご紹介する機能は、CSV・帳票出力です。目標設定をする際の目標管理シート、評価者向けの評価シートなどを簡単に出力、印刷できます。また集計した評価結果や分析結果といった必要なデータをCSVでエクスポートも可能です。

もしCSV出力ができないと、データを人力で加工しなければならず、ミスにつながります。CSV・帳票出力機能が標準装備されているシステムが多くなっていますが、システムを選ぶ際は確認しておきましょう。

人事評価システムの選び方

人事評価システムの機能を理解したら、次は実際に導入するシステムを選びましょう。自社にマッチしたシステムを選ぶポイントは以下の5つです。

• 自社の目標制度に合っているか
• 機能の充実度とコストバランス
• デザイン・UI
• カスタマイズ制
• サポート体制

人事評価システムを選ぶ際に、「知名度が高かったから」「安かったから」という理由で導入を決める企業は少なくありません。しかし、欲しい機能が搭載していなかったり、既存システムの相性が悪かったりすると、上手く使いこなせず期待している効果が得られにくいです。

以下で詳細を確認していきましょう。

自社の目標制度に合っているか

1つ目のポイントは、自社の目標制度に対応しているかです。目標制度といっても、MBO、OKR、360度評価など、さまざまなものがあります。

あらかじめ無料デモを使うなどして、自社の評価制度でも活用できるシステムかどうか確認しましょう。

機能の充実度とコストバランス

次に、機能の充実度とコストバランスです。人事評価システムを選ぶときは自社が求める機能を搭載しているか確認しましょう。ただし、機能が多く備わっていれば良いというわけではありません。

多機能であっても、すべての機能を使いこなしている企業は少ないでしょう。機能が多ければ比例してコストも割高になります。特にクラウド型は利用する社員数によって金額が変動する仕組みがほとんどなので、利用人数と基本料金や機能のバランスをみて選ぶのがポイントです。

必要ない機能が多ければ操作性を損なうため、機能の数でシステムを選定するのは避けましょう。

デザイン・UI

デザインやUIも、人事評価システムを選ぶ重要なポイントです。いくらシステムが優れていても、操作しにくかったり分かりにくいデザインだったりすると使い勝手が悪く、操作に慣れるまで時間を要します。また使い方を社員に説明する手間が発生するなど、システムの導入によって逆に人事の負担が増大する可能性も高いです。

操作しやすい見た目かどうか資料で確認し、無料デモを試しに使ってみましょう。近年ではほとんどのクラウドシステムが無料デモを提供しています。簡単にサイトから登録できるので、まずは人事担当者が使用して使いやすいものをいくつかピックアップするのがおすすめです。

カスタマイズ性

4つ目のポイントはカスタマイズ性です。たとえば、自社独自の制度に合わせられるか、ほかの人事システムと組み合わせできるかなど、導入後に運用しやすいシステムか契約前に見極めましょう。

API連携などで他システムと簡単に連携できるものも多いですが、対応メーカー数が少ないシステムもあります。自社の既存システムとの相性や、自社の制度を適切に運用できるシステムか確認するのが大切です。もし自身で判断しにくければ、直接メールなどで問い合わせるか、首都圏で開催されているシステムの展示会に参加してみましょう。

サポート体制

最後のポイントはカスタマーサポートの体制が、自社の社員（特に人事担当者や管理者）にマッチしているかです。クラウド型のシステムでは、電話による問い合わせに対応しておらず、チャットのみとする企業もあります。

対応方法だけではなく、対応時間、専任の担当者がつくかなども事前に確認しておくと、導入後もスムーズに設定、運用が行えます。操作マニュアルが豊富で検索しやすいかなども、調べておくと良いでしょう。

電話でのサポートを受け付けていても、カスタマーサポートの人員が少なく、電話がつながるまでに時間がかかるケースもあります。サポート体制はシステム選びの重要なポイントの1つです。

人事評価システム導入時のポイント

人事評価システムを活用し、期待している効果を得るためには、適切な方法で導入するのが重要です。導入時のポイントは、大きく分けて次の3つがあります。

• 人事評価制度を見直す
• 従業員への周知を徹底する
• 既存システムとのバランスを確認する

以下で詳細を確認していきましょう。

人事評価制度の見直し

人事評価システムの導入時、または導入前に、「現状の人事評価制度が自社に適しているか」を見直してみてください。

人事評価制度はシステム導入時以外にも、社会環境の変化や企業の規模が変動したときなど、一定の期間ごとに見直してください。社員の価値観や、入社する人材の系統が変化すると、従来の人事評価制度と社員の間にギャップが生じて、制度そのものが機能しなくなるからです。

人事評価制度は賃金、昇進、人材配置など社員に関するさまざまな処遇と結びついています。人事評価システムと人事評価制度を紐づけ、正しく機能して効果が得られるよう、適切な制度であるか導入時に見直すことをおすすめします。

人事評価制度の具体例として、次に3つの制度をご紹介します。

MBO（目標管理）

MBO（Management by Objectives＝目標管理）とは、あらかじめ設定した目標の達成度を評価する人事評価委制度の1つです。MBOの特徴は、大きく以下の3つです。

• 個人、チーム単位で目標を設定する
• 目標が事前に明確になっているので評価がしやすい
• 上司と部下がコミュニケーションを取りやすい

目標が達成できればモチベーションアップにつなげられる一方で、事務など職種によって目標設定がしにくく、低めの目標を設定して簡単に達成できるようバイアスがかかるケースもあります。目標を設定するときは、役職やスキルに合致したものか、企業がかかげるビジョンや理念と同じ方向かを意識して決定しましょう。

コンピテンシー評価

コンピテンシーとは、業績が高い社員の行動特性を指し、コンピテンシー評価とは行動特性を基準に評価する方法です。コンピテンシー評価の特徴を、下記にピックアップしました。

• 社員個別の能力を測定するため、能力評価に適している
• 能力だけではなく、プロセスにも焦点をあてる

コンピテンシー評価を適切に運用するには、優秀な社員へのヒアリングや観察、部署ごとで理想の社員像を明確にして、評価項目を適切に設定することが大切です。

「行動特性」を調べるために、優秀な社員の選定、特性の抽出、評価項目の決定など、評価制度の完成までに一定の時間や労力を要します。また、アップデートやメンテナンスもしにくい点を理解した上で、自社の制度として採用するかを決めましょう。

360度評価

360度評価とは、評価者が1人で対象者を評価するのではなく、上司、同僚、部下などが多角的に評価を行う方法を言います。360度評価の主な特徴は、次の3つです。

• 周囲への影響を評価できる
• 納得感がある
• 上司が気付けないことも発見して評価に加えられる

360度評価は、複数人が評価を実施するため客観的で、社員が結果に納得しやすいです。一方で、周囲の評価を気にするあまり、部下や同僚に注意できず、マネジメントに悪影響を及ぼすリスクがあるので、360度評価を採用する際は、社員にバイアスがかからないよう注意をうながしましょう。

社員への周知

2つ目のポイントは社員への周知の徹底です。特に、システムを実際に使う評価者、被評価者にはあらかじめ操作方法を丁寧に教育しましょう。

人事評価システム導入後、運用に失敗するケースとして、システムを入れっぱなしにしていることが理由に挙げられます。

社員の評価は企業の発展に関わる重要な取り組みです。人事評価システムを導入して終わりにするのではなく、会社が一丸となって人事評価システムを運用できるよう環境を整備しましょう。社員への周知や操作方法の説明会などを実施して、業務で活用できるよう後押しするのが大切です。

またシステムを導入後も、引き続き評価者の目線合わせを行い、システムへの入力が作業にならないよう注意しましょう。

他システムとのバランス

最後のポイントは既存システムとの相性です。さまざまなベンダーから人事管理システム、業務システムが登場しているので、社内のシステムをすべて刷新するのは不可能です。人事評価システムを導入するときは、すでに社内で活用している他ツールと連携できるか確認しましょう。

簡単な人事情報の管理はできても、別のシステムと併用して人事データを管理する場合、連携操作が難しければかえって人事担当者の負担が増大する恐れがあります。

今から導入するシステムにどの程度の業務範囲を任せたいのか、事前に業務範囲を検討するのが大切です。

人事評価システムの導入失敗例

人事評価システムの失敗例として代表的な2つの例を下記にまとめました。

• 情報収集などの移行作業に膨大な時間がかかった
• 情報共有が行われていなかった

人事に関する情報の記載項目、書き方、データの保管方法などチームや部署でバラバラになっているケースは少なくありません。属人的になっている記録や情報を全て集め、システムに登録していく作業は時間と労力を要します。

人事評価システムを導入する際は、管理者を選任して移行作業に専念できるよう、通常業務は第三者に割り振るなど、環境整備が重要です。

ほかにも、上長から業務態度、適性、配属希望など細かい人事情報が共有されなかった場合、システムの情報の精度が下がり、結果的に導入が失敗してしまいます。

道具を上手く活用して効果を得るには、使い方や周囲の協力が欠かせません。

人事評価システムはCYDAS

人事評価システムを選ぶ上で、自社の目標制度と合致しているかは重要なポイントです。人事評価システムは導入までに時間がかかるものの、使いこなせれば従来の業務が削減でき、正確な情報収集やデータの分析、活用が可能です。

導入して運用を成功させるには、事前に自社が求める機能を搭載しているか、使いやすい、サポート体制が整っているかなどを確認しましょう。「中長期にわたって運用する」という視点を持つことが、人事評価システムの運用を成功に導きます。

タレントマネジメントシステム「CYDAS」では、評価制度をシステム上でそのまま再現できます。評価の過程や履歴、面談の記録はシステム上で管理されているので、効率の良い人事評価の推進につながります。人事評価でお悩みの担当者様は、ぜひご活用ください。