2024.4.25
【職種別の例文あり】自己評価の書き方や記入例、ポイントを解説
社員の仕事での成果や実績、業務に向き合う姿勢などを、企業の基準に沿って評価する「人事考課(人事評価)」は、企業方針の浸透や人材育成の観点でも重要な制度です。
そして、適正な人事考課を進めるために重要な役割を果たすのが自己評価シートです。しかし、自己評価を書くためには自分を客観的に見つめる必要があり、人によっては困難な場合もあります。この記事では、人事考課や自己評価の目的を踏まえ、自己評価の書き方のコツや例文などを紹介します。
上司評価の書き方については、関連記事をご確認ください。
関連記事:【評価者向け】人事評価の上司コメントの書き方・例文・ポイントを紹介!
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目次
そもそも人事評価の目的とは
そもそも人事評価は何のために行うのか、しっかりと理解している方は意外と少ないのではないでしょうか。「人事評価の結果に応じて給与が変動する」というイメージはあるかもしれませんが、それだけではないことをご存知でしょうか。最適な自己評価を書くために、まずは人事評価の目的について学びましょう。
人事評価の主な目的として、「社員の成果を適正に評価する」「評価方法を明確にし、社員としてあるべき姿を示す」「適材適所に人材を配置する」「社員のモチベーションをアップさせる」といったものが挙げられます。それぞれ詳しく解説します。
人事評価の役割1:社員の成果を適正に評価する
人事評価は、企業活動にとって欠かせないシステムです。人事評価の役割として、まず挙げられるのは、社員の成果を適正に評価することでしょう。
評価は、評価する側・される側がそれぞれ納得できないといけません。そのため、会社の業績と照らし合わせて社員の評価をする方法が取られます。たとえば、半期・あるいは四半期ごとに部門の売上や営業利益などを算出し、社員の仕事能力と紐づけて評価するなどの方法があります。データや数値を用いることで、客観的な評価がしやすくなるでしょう。
なお、人事評価には相対評価と絶対評価があります。相対評価では、あらかじめ評価ランクとそれぞれのランクに評価される社員の割合が、部門ごとに決められています。一方、絶対評価では、周囲と比べることなく、1人の社員を評価します。
人事評価の役割2:評価方法を明確にし、社員としてあるべき姿を示す
人事評価には、評価方法を明確にし、社員としてあるべき姿を示すという目的もあります。どのような行動を取れば評価されるかわかっていれば、業務への取り組み方が変わるでしょう。
人事評価の役割3:適材適所に人材を配置する
さらに、適材適所に人材を配置するためにも人事評価は役立ちます。企業活動のためには企画・営業・経理・製造などさまざまな部門がありますが、それぞれの部門に人を配置するためには社員のスキルや性格などを、しっかり把握しておかねばなりません。また、異動を命じられた社員としても、客観的な人事評価を見れば、納得しやすいでしょう。
人事評価の役割4:社員のモチベーションをアップさせる
人事評価には、社員のモチベーションをアップさせるという役割もあります。評価の結果が給与や賞与、昇進昇格に反映されるとなると、励みになることでしょう。
自己評価は何のため?目的と必要性・メリット
人事評価は、一般的に「人事評価シート」や「目標管理シート」を用いて行われます。それぞれのシートには、人事評価の基準や評価項目のほか、社員の目標や評価者本人のコメント(=自己評価)を記載します。360度評価や上司評価を行う場合は、評価者の社員の自己評価だけでなく、被評価者となる直属の上司も評価コメントを記載することがあります。上司のコメント例はこちらの関連記事で詳しく解説しています。
「最終的に評価を決定するのは上司や経営層・人事なのだから、自己評価を記載しても意味がないのではないか」と思う社員もいるかもしれません。しかし、自己評価には、「次回の課題が見つけられる」「社員本人の成長を促せる」「働きやすい環境づくりにつながる」といったメリットがあります。それぞれ詳しく解説します。
次回の課題が見つけられる
自己評価が適切に行われることで、社員側としては次回の課題が見つけられるというメリットもあります。自己評価は定期的に行われるので、次の機会には、課題をどのようにクリアしたか、または、なぜクリアに至らなかったかということを振り返ることができます。
社員本人の成長を促せる
自己評価が苦手な場合、「客観的に自分を評価する方法がわからない」「自分をアピールするのが恥ずかしい」という人もいるでしょう。なかには、「面倒なので上司から見た評価だけで十分」と考えている人もいるかもしれません。しかし、自己評価は仕事の目標の達成度を振り返り、課題や改善案を見つけることで、社員本人の成長を促す重要なものです。業務で忙しい時期であったとしても、しっかりと自己評価に取り組むことが必要です。
働きやすい環境づくりにつながる
自己評価が適切に行えると、自分ができること・できないことの判断が正確にできるため、自分のスキルを大きく上回る仕事が来ても、上司に困難であることを発信できたり、逆にチャレンジの意思を伝えられたりと、働きやすい環境づくりにつなげられます。また、現実と思い込みのギャップが減ることで、揺るぎない自信がつきます。
適切な自己評価は、自分にとっても組織にとっても良い影響を与えます。定期的に仕事や自分自身の振り返りをしてみましょう。
自己評価の3要素:成果・能力・情意
自己評価をスムーズに行うために、まずは、評価の仕組みをしっかり押さえましょう。評価は、「成果」、「能力」、「情意」の3つの要素で成り立っています。
評価の3要素:成果
「成果」は業務での実績のことを指します。営業ならば受注件数、研究職ならば商品開発の進捗率など、数値やデータで示せるものをイメージするとよいでしょう。なお、ルーティーンワークが多い事務職などの仕事は、成果を数値やデータで表現しにくいかもしれません。そういった場合は、仕事の早さや、できるようになった業務を挙げてアピールしましょう。具体的に表現することで、客観的な評価を行いやすくなります。
評価の3要素:能力
「能力」は、業務において発揮される能力をどれほど有しているかを指します。能力でアピールできる内容としては、非常事態が発生した場合の対応力や、難易度が高い技術や資格の習得などが挙げられます。誰しもができることを普通に実行するだけでは、評価されにくいので注意しましょう。
また、職種や勤務年数により、求められる能力のレベルは異なります。そのため、企業や上司はあらかじめどのような能力が求められるか、レベルも含め明確にしておかねばなりません。基準が明らかであれば、社員としても評価を上げるために努力しやすいでしょう。
評価の3要素:情意
「情意」は、業務に取り組む姿勢を評価するものです。仕事に対する責任感や周囲との協調性など、3つの要素の中ではもっとも客観的に評価しにくいものといえるでしょう。適正な評価のためには、大勢の意見を参考にするなどの方法が挙げられます。
被評価者(社員) の自己評価の書き方のポイント3つ
評価の仕組みについて理解したところで、次は実際に自己評価を書いていきましょう。自己評価を書くうえで、意識するべきポイントは「客観的な評価をする」「少々高めに評価をする」「改善案まで出す」の3つです。それぞれ解説します。
自己評価の書き方ポイント1:客観的な評価をする
自己評価の書き方のポイントの1つ目は、客観的な評価を行うことです。自己評価では、つい自分の成果を大きく見せようと主観的な評価になってしまうことも少なくありません。しかし、評価を書く際は、上司や同僚、後輩など、第三者から見た際に自分の行動はどのように映っていただろうか?チームメンバーに対して貢献できていることはあっただろうか?といった視点で、俯瞰的に評価を行う意識を持つことが大切です。
また、振るわない仕事ぶりを報告したくないという人もいますが、隠すのはやめたほうがよいでしょう。上司は社員の仕事ぶりを日々観察しているので、自分の評価だけ取り繕っても意味がありません。加えて、ありのままの自分を評価したほうが、客観的であると捉えられるでしょう。
自己評価の書き方ポイント2:少々高めに評価をする
自己評価は、少々高めにつけるというのもポイントです。1つ目のポイントと相反するようにも思えますが、自己評価は社員と上司の双方向から行われるので、自己認識より一段階高い評価をつけた方が、最終的な評価は高まると期待できます。上司は自分よりも仕事経験が豊富だからといって、控えめになる必要はありません。数値やデータ、具体的な表現方法を駆使して堂々と成果をアピールするとよいでしょう。
ただし、あまりにも自己評価が高すぎると、客観的な評価ができていないと見なされる場合もあります。あくまでも、少々高めに評価する程度を心がけてください。
自己評価の書き方ポイント3:改善案まで出す
自己評価を書くうえでのポイントの3つ目は、評価を行うだけでなく改善案まで出すことです。失敗や課題を挙げるところまでで終わらせるのではなく、うまくいかなかった原因を自分なりに分析し、改善案を考えるようにしましょう。改善案を自ら提案することで、意気込みをアピールできる可能性が高いです。
評価シートには、上司コメントとして評価者の自己評価を記載することもあります。評価者の自己評価の書き方については、関連記事をご確認ください。
関連記事:【評価者向け】人事評価の上司コメントの書き方・例文・ポイントを紹介!
被評価者の書き方例
自己評価の書き方のポイントを押さえたところで、具体的な被評価者の自己評価の書き方を紹介します。職種別に、書き方の良い例・悪い例をそれぞれ紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
被評価者(社員)の良い自己評価は、成功にいたった背景が明確なのに加え、達成具合が具体的な事例や数値によって表現されています。さらに、次回に向けての改善案も提示されています。もし、前回の評価で改善点としてあげていたものがある場合は、その改善点をしっかり克服できたかどうかについても振り返れると良いでしょう。一方、悪い例は定性的な表現になっており、目標と達成度が記載されていません。なお、次回に向けての改善案もありません。
営業職の自己評価の例文
良い自己評価の例文:
営業チーム一丸となって取り組んだ結果、受注件数が前回よりも7%アップし、目標の5%アップを上回る成果が得られました。
成果が出た理由として、毎朝のミーティングにより、チーム内でクライアントの情報共有を徹底したことが大きいと考えています。また、チームメンバーのスケジュールを確認できるよう、ITツールを導入したことも、成果につながったと考えられます。なお、出張や研修と重なったメンバーとも情報が共有できるよう、データを共有フォルダにまとめる仕組みを立ち上げました。
一方、品質クレームが3件発生しました。営業と製造間の連絡が十分ではなかったことが問題と考えられます。仕様の変更などの注意点は、明確に指示書で伝えるよう改善していく予定です。
悪い自己評価の例文:
前回よりも受注件数が多くなり、チームで頑張った成果が出たといえるでしょう。頻繁にミーティングをし、チームでクライアントの情報共有に努めた結果が反映されたと感じています。しかし、出張などでミーティングに参加できていないメンバーもいます。チームメンバーのスケジュールを合わせるのはむずかしいです。
なお、クレームが数回発生しました。同じようなクレームが起きないように十分注意します。
改善ポイント:
営業職は具体的な数値目標(定量目標)を設定しているケースが多いため、受注件数など数値で示せるものはしっかりと記載しましょう。また、どのようなクレームが発生して、同じようなことが起きないためにはどうしたらよいと思うのかについても記載しましょう。
事務職の自己評価の例文
良い例文:
前回の自己評価で、残業時間10%削減が課題として挙がっていました。課題改善のため事務処理のマニュアルを整理し、一部をクラウド上で全社員が見られるように整備しました。その成果があり、事務作業が効率化し、残業時間が減り、目標の10%削減を達成しました。
なお、まだ整理できていない紙媒体のファイルも残っています。より業務を効率化すべく、マニュアルを電子化し、同じくクラウド上に格納する予定です。
悪い例文:
以前と同じように事務処理をしているのですが、だんだん仕事が速くなっているように感じています。仕事が速くなった分、早く帰宅できるようになってうれしいです。
なお、マニュアルがあるにも関わらず、事務処理のやり方を理解していない人が多いように思います。きちんとマニュアルを読んで勉強し、できるかぎり自分で処理してほしいのですが、どうにかならないでしょうか。
改善ポイント:
本音として、「各々がしっかりマニュアルを読んでほしい」という思いはあるかもしれませんが、もしかしたら他部署の方は前提知識がなく、マニュアルを理解できないだけかもしれません。「マニュアルのアップデートや、説明会を開きたいと思います」など、前向きな姿勢をアピールできるとよいでしょう。
開発職(エンジニア職)の自己評価の例文
良い例文:
バグの発生率を前年度の10%から5%まで改善し、製品の品質向上に貢献しました。また、チームプレーヤーとして、積極的にコミュニケーションを取り、他のメンバーと協力してプロジェクトを推進しました。一方で、新しい技術の習得にあまり時間を割くことができませんでした。自身のタスク管理を見直し、1週間に5時間以上、自己学習時間を確保できるよう改善していきます。
悪い例文:
バグ発生率は前年度と同程度で、品質向上を達成することができませんでした。また、私はプログラミングが得意ですが、チームとのコミュニケーションが苦手です。コミュニケーションは他のメンバーにまかせて、代わりに一人で黙々と作業できる新機能の開発に専念します。
改善ポイント:
立てた目標を達成できなかったことを正直に報告するのはよいことですが、目標未達成の場合は、「なぜ達成できなかったのか?」をしっかりと記載しましょう。また、人には得意不得意がありますが、上記のような書き方をしてしまうと、「苦手なことは全任せにしたい」という意味にも捉えられてしまうかもしれません。苦手なことに対する向き合い方を前向きに示せると良いでしょう。
看護師の自己評価の例文
良い例文:
設定された看護計画のうち、95%以上を達成しました。また、患者とのコミュニケーションを重視し、安心できる医療環境を提供することに努めました。目標としていた専門資格にも合格し、看護業務の質の向上に努めました。次は、〇〇の資格を取得できるよう、平均週10時間の勉強時間を確保しスキルの向上に努めていきます。
悪い例文:
患者とのコミュニケーションが難しく、チームとの連携もうまくいっていません。緊急時にはパニックになることがあり、ミスをたくさんしてしまいました。毎日忙しく、目標とする資格の勉強時間が取れていないので、業務時間を減らしてほしいです。
改善ポイント:
全体的にネガティブな印象を受ける書き方になっています。うまくいっていないのであれば、なぜ結果が出ないのか自分なりに分析しましょう。また、勉強時間を確保できない場合は、まずは、自身のタスク配分や時間の使い方に問題がないか見直してみることも大切です。見直したうえで、チーム全体として配慮が必要な場合には、改めて上長に相談しましょう。
保育士の自己評価の例文
良い例文:
週に10時間以上子どもたちと遊ぶ時間を確保し、子どもたちとの関わりを大切にし、安全で温かい環境を提供することに尽力しました。毎日連絡帳を書き、保護者とのコミュニケーションを密にし、子どもたちの発達や成長を支援するための情報共有を行いました。一方で、最新の保育理論について学ぶ時間があまり確保できていないため、週5時間以上自身で学ぶ時間を設けられるよう努めます。
悪い例文:
子どもたちや保護者との関わりについて、特に問題ないと思います。日々の業務を遂行しています。この調子で頑張りたいと思います。
改善ポイント:
評価時期によっては、あまり変化がなかったというケースも少なくありません。それでも「特に問題ない」の一言で終わらせず、日々どのようなことに意識して取り組んでいるのか、平均どのくらいの時間子どもと触れ合っているかなど具体的に記載するようにしましょう。
マーケティング職の自己評価の例文
良い例文:
ブログ記事やSNS投稿などのコンテンツマーケティング戦略を改善し、サイトへのアクセス数を10%増加させ、ブランド認知度を向上させました。また、週1で営業部門との会議を設定し、他部門との連携を強化しました。一方で、リスティング広告のクリック率が前年比よりも5%下がってしまったため、他社の広告出稿の動向を研究し、改善に努めていきます。
悪い例文:
市場分析やデータ分析が苦手で、キャンペーンの成果も振るわないことが多いです。チームとの連携もうまくいっておらず、自分の役割を果たせていないと感じています。分析は他の人に任せて、得意なコンテンツ制作に専念したいと思います。
改善ポイント:
苦手という言葉で片付けず、克服のための方法を記載するなど前向きな姿勢をアピールしましょう。また、キャンペーンの成果を出せなかった場合でも、具体的に前と変えたポイントは何か、配信の結果から見えた動向など、次につながる発見や取り組みを記載できると、単なる失敗ではなく、試行錯誤の結果として捉えられやすくなります。
クリエイティブ職の自己評価の例文
良い例文:
広告キャンペーンのデザイン: デジタル広告や印刷広告のデザインを担当し、CTRを10%向上させるなど、広告効果の向上に貢献しました。また、チームリーダーとして、プロジェクトの進行管理やデザイン方針の決定を行いました。今後も良いデザインを追求していくために、セミナーや展示会、新しいツールの習得など自己研鑽に励みたいと思います。
悪い例文:
社内コンペに何度も応募しているのに、1回も採用されませんでした。頑張っているのに結果が出ず、とても焦っています。その焦りからか作業にもミスが多く、クライアントに迷惑をかけてしまいました。
改善ポイント:
採用されなかったことを悔やむ気持ちは伝わりますが、感情しか伝わらず具体的な行動が見えてきません。「採用されている人との違いは何か」「今後伸ばしていく点はどこか」など、次の行動や成長につながる内容を記載しましょう。
自己評価がうまく書けない理由
自己評価の例文をいくつか調べて参考にしてみたけど、やっぱり自己評価をうまく書けないとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
自己評価がうまく書けない理由として、「自分を客観的に見ていない」「自己評価の目的がはっきりしていない」ことなどが挙げられます。それぞれ詳しく解説します。
自分を客観的に見ていない
自己評価がうまく書けない理由として、自分を客観的に見ていない可能性が挙げられます。
性格的に自己評価が高くなりがちな人、評価が低くなりがちな人は、まず自分の認識がズレていることを理解することが必要です。間違った認識のままでは、いつまでたっても客観的な評価はできないでしょう。
こういった人は、自己評価の面談の際に、上司から指摘を受ける可能性が高いです。しかし、他人の意見を聞き入れる気持ちがなければ、せっかくの指摘も無駄になる可能性が高いです。数値やデータを元に諭されても、聞き入れない人もいるでしょう。客観的な自己評価のために、アドバイスや忠告に素直になりましょう。
自己評価の目的がはっきりしていない
自己評価がうまく書けない理由として、なぜ自己評価をするのか、その目的がはっきりしていないことも挙げられます。
特に、初めて自己評価に臨む新入社員などは、評価のポイントがよくわかっていないかもしれません。自己評価は、仕事の目標をどれだけ達成できたかを確認し、課題と改善案を見つけることが目的です。具体的な評価の方法がわからなければ、先輩のやり方を参考にしたり、日頃仕事で言われている内容を振り返ってみるとよいでしょう。
また、上司としては、社員が自己評価をするための目的を、的確に指導する必要があります。自己評価にはまとまった時間が必要になるので、業務が忙しい人のなかには、ただ面倒なものだと捉えてしまう人もいるでしょう。しかし、真剣に自己評価をしないと双方が納得する自己評価ができません。
自己評価は、人事評価につながり査定にも影響すること、より良い仕事のためにも役立つことなどを踏まえ、評価の意義を説明してください。
自己評価の書き方まとめ
自己評価は人事評価のために重要なものです。自己評価を正しく書くために、普段から自分を客観視するよう心がけましょう。また、業績・能力・情意の3つの要素にわけて現状や改善点を考えることも適切な自己評価につながります。なお、自己評価を行うには数値化するなど、明確な目標設定が必要です。目標を意識しつつ業務を行うことで、パフォーマンスも向上するでしょう。うまく自己評価が書けない場合は、本記事の例文をぜひ参考にしてください。
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