2020.05.18

人事考課で上手に目標設定を行うためのポイントと設定方法

人事考課で上手に目標設定を行うためのポイントと設定方法

企業が従業員を評価するための制度として、人事考課というものがあります。人事考課は、成績だけにとらわれず、多角的かつ客観的な視点から従業員を公正に評価するためのシステムです。うまく活用すれば、従業員のモチベーション向上につながるでしょう。そこで、ここでは人事考課の目的や具体的な評価方法、目標設定の手順など、基本的な知識を紹介します。

人事考課とは

人事考課とは、簡単にいえば従業員の能力や勤務態度を評価する仕組みを指します。人事考課においては、公正な評価基準をもとに業績や意欲などさまざまな観点から従業員を評価しなければなりません。評価結果は、賞与や給与に反映させるだけではなく、異動や昇進、人材育成などあらゆる分野に活用できます。その他にも、さまざまな効果が期待できるのが人事考課の特徴です。かつての日本企業では、年功序列と終身雇用制度が浸透しており、給与や昇進の評価においても勤続年数が大きく影響しました。

しかし、バブルが崩壊した1990年代以降は成果主義を導入する企業が増え、評価基準の見直しが行われたのです。さらに、時代の流れと共に少子高齢化やグローバル化が進むと、MBOやコンピテンシーといった新たな評価基準も採用されるようになりました。このように、人事評価のシステムは常に一定ではなく、時代に即した形に変化し続けています。人事考課は、多様な働き方が認められつつある時代において、従業員を公平かつ客観的に評価するための方法です。

人事評価との違いについて

人事考課と人事評価と類似点が多いことから同一視されることが多く、両者を明確に区別していない企業も多い傾向です。しかし、厳密にいうと人事考課と人事評価には、評価基準や用いられるシーンに違いがあります。人事考課では、主に従業員の能力や企業に対する貢献度を基準に、給与や昇進などを決定するためのものです。

一方、人事評価は必ずしも従業員の処遇に直結するとは限りません。人事異動や能力開発について検討する際の参考として用いられることもあります。そのため、従業員を評価するためのシステムという意味で広義に使われているのは人事評価のほうです。つまり、人事考課は従業員にインセンティブを反映することを目的とした仕組みといえます。一方、人事評価は業績や目標の達成度についての良し悪しを評価し、企業全体のパフォーマンスを向上させるために役立てる仕組みと考えるとわかりやすいでしょう。

人事考課を行う目的とメリット

人事考課の役割は、給与や賞与を決めるだけではありません。査定だけなら、わざわざ評価基準を設ける必要はなく、経営者や人事部の感覚で判断したほうが時間も手間もかからないでしょう。人事考課には、処遇の決定よりも重要な目的がいくつか存在するのです。ただし、どの目的を重視するかは企業ごとに異なります。

例えば、従業員に人事考課をもとに従業員へ期待する成果や行動を明確にしたいのであれば、経営理念や行動指針をもとに評価基準を整備する必要があるでしょう。従業員同士のコミュニケーションを重視する場合は、考課者に対する訓練や研修を実施したり、評価結果のフィードバック時や事後調査に関する規則を整備したりする必要があります。そこで、人事考課における目的やメリットのうち、代表的な項目を3つ紹介します。

1.会社と従業員との信頼関係の構築

人事考課を行う場合は、昇給や昇進の基準を明確に設定しなければいけません。従業員は、評価基準を把握することで、企業の目標や指針、従業員に対して求めることなどを具体的に理解できるようになります。さらに、評価結果をフィードバックすれば、従業員は日々の業務や行動が適切に評価されている事実を実感できるでしょう。結果として、企業に対する安心感や信頼感が生まれ、企業と従業員との信頼関係が向上します。

万が一、基準が判然としないまま評価が行われた場合、「実際の業績や能力ではなく、経営者や上司との関係性により処遇が左右されてしまうのではないか」と考える従業員が現れる可能性もあります。人事考課は、評価に対する不公平感や企業への不信感を取り除くだけではなく、従業員が評価結果に納得し、素直な気持ちで受け入れられるようにするための制度でもあるのです。

2.従業員のモチベーションの向上

人事考課は、従業員の行動や成果が、給与や賞与などの処遇に反映される制度です。努力して結果を出せば、待遇の改善が期待できるため、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。また、自発的な成長や改善を促せるのも大きなメリットです。「どの程度の結果を出せば給与に反映されるか」という基準がわかることから、従業員自ら目標を設定し、日々の業務にあたることができます。

処遇の改善を求める動機は、従業員によりさまざまです。「単純に収入を増やしたい」という人もいれば、「企業に対する帰属意識からより貢献したい」という人もいます。希望する業務につくために、昇進や異動を希望する従業員もいるはずです。適正な評価基準により、昇給や昇進が決定されるとわかっていれば、モチベーションだけでなく生産性も上がり、ますます企業の業績が向上する好循環が生まれるでしょう。

3.能力アップによる会社の生産性や事業推進の向上

人事考課は、従業員の日々の行動や能力、業務成績など複数の基準をもとに評価を行うシステムです。そのため、個々の従業員の有するスキルや技術も把握できます。従業員の育成や能力開発を行うには、まず現状のスキルを正しく理解しておかなければいけません。人事考課の結果を従業員の能力アップに役立てることで、事業内容や経営方針に合わせた人材育成や人材配置が実現できるのです。スキルアップ制度や、研修プログラムを策定する際にも役立つでしょう。

さらに、人事考課の導入により従業員のモチベーションし、各々やスキルアップやキャリアアップに励むようになれば、会社全体の生産性が高まります。また、評価基準が明確に設定され、企業の求める人材やスキルが把握できるようになれば、従業員の成長ベクトルと事業の成長ベクトルが自然と重なります。結果的に、事業の推進力を高めることにもつながるのです。

人事考課を行う上で評価目標とする項目

人事考課を行うには、複数の評価指標を用いる必要があります。多角的な視点から総合的に評価した上で、従業員の給与や賞与を決定するのが人事考課の基本的なやり方です。しかし、「どのような項目を評価するべきなのか」について疑問に思っている人もいるでしょう。主な項目は、「業績」「能力」「行動」の3つです。これらの要素のうち、「どの判断軸に重点を置くか」は、部署や職務により異なります。

例えば、管理職のように結果を出すことが求められる仕事なら、業績や成績が重要な評価基準となるでしょう。製造や営業のような成果がわかりやすい職種も、やはり成績が重視されます。一方、経理や総務は成果が見えづらく、成績だけを重視しても適切な評価ができるとは限りません。そのため、業務へ向かう姿勢や能力も踏まえた上で評価する必要があるのです。ここからは、3つの評価対象について詳しく紹介します。

1.定量的な業績・成績

定量的な業績や成績は、人事考課における重要な判断基準の一つです。業務考課や成績考課とも呼ばれます。あらかじめ設定した目標に対し、「一定期間でどの程度まで達成できたか」という観点で従業員を評価するのです。一般的には、年度ごとに目標を定め1年間で達成できた度合いを人事面談で確かめます。ただし、評価するのは成績だけとは限りません。成績を上げるまでの過程や取り組みも評価対象となるケースがあります。

なお、成績については数値などで明確に示すことが可能です。しかし、目標達成に至るまでの過程については評価が難しいため、考課者や評価者は慎重に見極めを行わなければなりません。営業職などの成果が見えやすい職種はもちろん、社長や役員のように権限がある立場や、ある程度自分の意志で自由に行動できる立場の人にも適用しやすい評価項目です。

2.定性的な能力

人事考課においては、従業員が有する能力も判定軸の一つです。定性的な能力は、大きく分けて「保有能力」「発揮能力」「潜在能力」の3つに分類され、これらを「能力考課」と呼びます。保有能力とは、業務を遂行するために必要な知識や、業績を上げるために必要な能力のことです。発揮能力とは、固有能力を行使する際に求められる能力を指します。潜在能力は、現時点で可視化こそされていないものの、将来的に発揮されると見込まれる能力です。

なお、潜在能力はあくまで従業員の将来性を評価するための根拠であり、実際の成績を上げる要因にはなりません。そのため、あえて潜在能力を加味せず評価を行う企業も見られます。たとえ、同じ職務をこなしていても難易度が高い能力を完遂できる従業員や、業務に役立つ資格を取得した従業員は高い評価を得られるでしょう。ただし、能力は可視化が難しいため、公平かつ客観的な評価を下すためにも、明確なルールを設けることが重要です。

3.スタンスや取り組み方

仕事に対するスタンスや姿勢を評価する判断軸を、情意考課と呼びます。情意とは、簡単にいえば周囲に対する対応のことです。規律性と積極性、責任性、協調性という4つの視点から評価します。規律性とは、企業やチームなど集団で行動する際、「ルールにもとづいた行動がとれているか」という視点です。積極性は、与えられた業務だけではなく自ら積極的に業務を見つけて行動しているかを評価します。

責任性は、勤務年数や年齢にかかわらず、責任を持って業務を完遂する姿勢のことです。協調性は、「他の従業員と良好な関係を築けているか」という点を評価します。情意考課は、業務考課や能力効果と比べて主観が入りやすいことから、従業員自身や上司の評価はもちろん、同僚や部下など横からの評価も含めて客観的に判断するのが一般的です。人事や広報、企画、マーケティングなど、業績が見えにくい部署や職種を評価する際は、情意考課を重視するという方法もあります。

人事考課を行う上での注意点

人事考課を導入するにあたり、いくつか注意しなければならない点があります。まず、国籍や性別、社会的な身分、組合活動などにもとづいた評価は差別に該当するとして、法律上禁止されています。また、人事考課をもとに均衡を著しく欠いた処遇を決定したり、制度の主旨に反した運用が行われたりした際は、人事考課権の濫用と見なされます。この場合、労働契約法第3条5項に違反したとして訴訟に発展する可能性があるのです。

評価の基準やルールを制定する際は、法律に違反したり差別的であったりする評価基準が設けられていないかを慎重に確認しましょう。なお、差別や濫用にあたらなくても、就業規則等に定められている内容に反する評価を行うのは違法行為です。評価に関するルールは、従業員との契約内容を遵守した上で決定しなければいけません。評価を作成する際は、あらかじめ就業規則や労働条件通知書の内容を確認しておきましょう。

人事考課の目標設定方法4つ

人事考課では、評価を行うにあたり目標を設定する必要があります。設定方法は、いくつか存在し代表的なものは「360度評価」「プロブスト法」「コンピテンシー評価」「段階択一方式」の4種類です。どの運用方法が適しているかは、目標により異なるため、まずはどの運用方法を適用するべきかを見極めなければいけません。

例えば、評価の基準が明確でブレが生じにくいコンピテンシー評価は、業績評価に向いているといえます。一方、複数人の意見をもとに評価を行う360度評価は情意評価向きです。このように、適切な運用方法を決定するには、それぞれのメリットやデメリットを正しく把握しておかなければいけません。そこで、4種類の運用方法とその特徴について紹介します。

1.360度評価

360度評価とは、人事考課における評価方法の一つです。上司や同僚、部下などを含めた複数人の視点から多面的に評価を行う方法を指します。かつては、上司による評価が重視されていたものの、普段から一緒に仕事をしている同僚や部下の視点が加わることで、より公平性が高い評価ができるのが特徴です。また、従業員本人の認識と周囲の評価とのギャップが明らかになるというメリットもあります。客観的、かつ具体的なフィードバックを行うことにより、各々の従業員が自分自身の能力をより正確に把握し、今後の成長に役立てられるのです。

一方で、部下からの評価を気にする上司が適切なマネジメントをできなくなったり、人間関係の悪化を招いたりといったデメリットも生じます。また、すべての従業員が評価することに慣れているとは限りません。人によって評価の基準にばらつきが生じるおそれもあります。このような問題を解決するためには、従業員全体に向けて研修や説明会を行う、匿名性を確保する仕組みを作るなどの工夫が必要です。

2.プロブスト法

プロブスト法とは、業績や態度、スキルなどのチェック項目を作成し、どの項目を満たしているかを確認することにより評価する方法です。360度評価とは異なり、ほとんど主観が入る余地がないため、比較的公平かつ平等な評価をしやすいという特徴があります。また、上司との関係により評価が変わる可能性は少なく、職場内の人間関係に悪影響を及ぼすリスクもほとんどありません。

あらかじめチェック項目が決まっていることから、評価基準が人によってブレる心配もなく、人的エラーを防ぐ効果も期待できるでしょう。ただし、「チェックリストを作成する時間や手間がかかってしまう」というデメリットは避けられません。また、職場環境や時代の変化に合わせて、定期的にチェックリストの内容を見直す必要があります。一度作成したチェックリストは、そのまま放置するのではなく必要に応じて内容の確認と改定を行いましょう。

3.コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、業務遂行能力や業務遂行能力が高い優秀な従業員を基準とした評価方法です。基準に定めた従業員と共通する行動特性を評価軸とします。コンピテンシー評価は、安定した業績を上げるための知識や能力、スキルなどの行動特性を分析した上で、明確な評価基準を定める方法です。そのため、評価のブレが生じにくく従業員も評価の結果や理由に納得しやすいという特徴があります。

また、優秀な従業員を評価の基準としていることから、事業貢献性が高い社員を登用しやすいのも大きなメリットです。一方で、正しい手順でコンピテンシーを作成しないと、期待したような効果を得られないというデメリットもあります。適切な評価を行うためにも、部門ごとに基準となる従業員像を設定し、具体的な評価項目を決めましょう。また、360度評価と組み合わせた上で、「評価項目をどの程度達成しているか」を多面的な視点から評価するのも効果的です。

4.段階択一方式

段階択一方式とは、あらかじめ評価基準となる複数の要素を決定した上で、要素ごとに4段階ほどの段階を設定し、最も近い段階を選択することで評価を決定する方法です。この方法は、要素ごとに具体的な段階が設定されているため、初めて評価する人でも理解しやすく、結果にバラつきが出にくいというメリットがあります。

ただし、段階ごとの文章を書き人事考課表を作成するには、ある程度の時間が必要です。さらに、各段階の違いが明確に理解できるような文章を書かなければならないことから、専門的な知識を持った人材がいなければ、作成するのは難しくなります。人事考課表の作り方や文章の書き方がわからないという場合は、段階択一方式を採用した場合の人事考課に関する資料集などを参考にすると良いでしょう。

目標設定の進め方

人事考課を実施するには、まず目標を設定しなければいけません。ただし、人事考課のメリットを引き出すためには、適切なフローに沿って目標設定を行わなければいけません。フローに沿って評価を進めれば、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。ただし、目標は部署や職種、雇用形態などにより異なります。例えば、営業やエンジニアなら求められているものがはっきりとしているため、明確な目標が立てやすいです。一方、総務や経理、会計などはノルマが設定されていないぶん、数値で示せるような目標が立てづらいという特徴があります。

消耗品費などのコストの削減や資格の取得など、評価につながりやすい目標を設定するのも一つの方法です。また、正社員の場合は個人の目標だけではなく、部下の育成を目標に組み込むのも良いでしょう。アルバイトやバートタイマーは、正社員よりも仕事や役割が限定されていることが多い傾向です。そのため、できる業務やスキルを増やしたりミスを減らしたりするなど、正社員とは違った視点から目標を設定する必要があります。人事考課をスムーズに導入するためにも、ここからは目標設定からフィードバックまでの流れを確認していきましょう。

1.目標設定(従業員)

目標を設定する際は、最初に部下自身の目標を策定する必要があります。直属の上司と話し合いながら、両者ともに納得できる目標を定めましょう。具体的には、部下のポジションや業務内容に見合った内容で、かつ企業や部署の目標と整合性がとれていなければなりません。また、目標は一つだけではなく複数設定することも可能です。ただし、複数の目標を決める場合は、優先順位を明確にしておきましょう。

万が一、上司または部下が達成困難と感じる目標があれば、忘れずに伝えておきます。具体的な目標を定めることは、従業員の不安や迷いを解消し、行動しやすくするためにも重要です。また、上司も適切な評価がしやすくなります。対象期間中の業務や成果を振り返ったとき、正しい評価が下せるような目標を設定しましょう。

2.目標設定(会社&従業員)

部下の目標を設定したら、次に上司や起業全体の目標も決めなければなりません。具体的な内容であるのはもちろんのこと、いつまでに達成するなどの期間も明確に設定しておきましょう。また、達成するまでの方法について明記しておくことも大切です。なお、設定した目標は、最終的に部下本人とすり合わせを行う必要があります。従業員に対する期待値なども加味した上で、目標を設定しましょう。

このとき、目標に対する成果を重視するあまり、従業員の自主性を無視してしまわないよう注意します。本人が「どのような仕事をしたいのか」「何を目指しているのか」を尊重することが大切です。また、あまりに高い目標を設定すると目標を達成することだけにこだわるあまり、他の業務がおろそかになってしまう可能性があります。上司は、客観的な視点から従業員の能力を評価し、無理なく達成できる目標かを見極めましょう。

3.自己評価(従業員)

評価の対象期間が終了したら、従業員一人ひとりがこれまでの業務を振り返り、自己評価を行います。設定した目標に対しての到達度はもちろん、そこに至るまでのフローも評価対象です。自己評価を行うことで、目標と実績の間にあるギャップをはっきりと認識できるようになります。また、ギャップを埋めるためにはどのような点を改善すれば良いのか、客観的に認識することも可能です。自己評価を行う際は、なるべく主観を交えず、客観的かつ正確に分析することが求められます。企業や上司から求められていることも踏まえた上で、自己評価の結果を書き出してみると良いでしょう。

4.評価・フィードバック(会社&従業員)

従業員自身の自己評価を踏まえた上で、上司と企業が評価を決定し、従業員へ通知します。このとき、評価の結果や処遇だけではなく、フィードバックも同時に行いましょう。なぜそのような評価が下ったのか、従業員が納得できるよう根拠となる事実をもとに説明します。課題や問題点があれば、最初に指摘するのではなく、まずはポジティブな評価を伝えておいたほうが、その後のコミュニケーションがとりやすいです。また、改善するために必要な情報や、改善することによるメリットなども忘れずに伝えます。

人事考課を活用して強い組織作りを

人事考課は、正しく運用すれば従業員のモチベーションを向上させたり、パフォーマンスを高めたりする効果が期待できます。ただし、人事考課のメリットを最大限に発揮するためには、目標と結果を公平かつ正確に評価するシステムを作らなければいけません。ここで紹介した情報を参考に適切な人事考課を行い、団結力がある強い組織を目指しましょう。

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