2020.06.17

スキルマップ導入のメリットは?作成ポイントと活用方法

スキルマップ導入のメリットは?作成ポイントと活用方法

スキルマップは、従業員の能力を一覧表にまとめたもので、計画的に人材育成を行うためには貴重なデータになります。また、会社組織は適材適所に人材を配置しなければ、生産性を上げることは難しいです。スキルマップは一目で従業員のスキルがわかるため、人材を抜擢する際の大きな判断基準になるでしょう。この記事では、スキルマップの基本的な考え方や作成手順、管理・活用方法などを実例を交えて解説していきます。

スキルマップとは何か

スキルマップとは、会社の業務を遂行していく上で、誰が必要となる知識や技術を持っているのかを明らかにした一覧表です。同じ職場で働いていても、身につけているスキルやその習熟度は人それぞれ異なります。それらのことがスキルマップで明らかになることにより、一人一人の従業員ができることを一目で判断できるようになるのです。また、スキルマップでは職場のチームや部門単位での評価も可能となります。個人や組織で目標を立てたときに、どこまで達成したかが明確になるため、人材育成の面で効果が期待できるでしょう。

スキルマップにおけるスキルとは、資格や技術力、知識などを意味します。管理者であれば管理能力に加えてこれまでの経験値なども含まれることから、比較的広い範囲で個人の能力を把握する方法といえるでしょう。そのため、個人のスキルを正確に知るためには、スキルの判断基準をあらかじめ明確にしておかなければなりません。明確な基準を設けて判断することで、従業員のスキルや不足している点なども見える化されることになります。

なぜスキルマップを作るのか?そのメリットとは

スキルマップを作る目的とは?

スキルマップは、一人一人の従業員が持っているスキルを一目でわかるようにしてくれます。会社の経営者や人事担当者にしてみれば、従業員を適材適所に配置するために、スキルマップは大いに役立つでしょう。各部署において必要なスキルを持っている従業員が力を発揮できれば、それは会社の利益に貢献することになります。

さらに、スキルマップは、従業員の得意な分野や現状では不足している点も明らかにします。個人の能力が明確になってしまうことに抵抗を覚える人もいるかもしれませんが、スキルを向上させたいと考えたときに、自分の現状を正しく把握することは重要なことです。自分が不足している点をしっかりと見つめることで、現実に即した目標設定が可能となります。人材育成においても、スキルマップは従業員のスキルを向上させていく指標となるでしょう。

スキルマップを作るメリットとは?

ここからはスキルマップを作るメリットを具体的に見ていきましょう。スキルマップによって従業員が持っているスキルの見える化が進められると、人材育成の面で無駄な教育が減っていきます。従業員は自分の不足している点を把握できるため、計画的に能力の向上を図っていくことが可能です。スキルによってできることが明確になると、スキルを学ぶ姿勢も前向きに変化していく傾向があります。

スキルマップは、上司が従業員の能力を正確に評価することにも大いに役立ちます。個々人のスキルという明確な評価項目があるため、公平で正確な評価が期待できるためです。それは適切な人員配置にもつながり、業務の効率化を促します。また、上司に自分の能力をきちんと評価してもらえて、不足しているスキルを客観視できることから、従業員のモチベーションも高まるでしょう。

各従業員の能力を可視化することが大事

従業員を最適な場所に配置するには、各従業員のスキルをできるだけ正確に可視化することが大切です。そこでスキルマップの果たす役割は大きくなります。スキルを可視化するには、スキル情報をわかりやすい数値などに置き換えるのが効率的です。そうすることで、従業員の配置や育成もしやすくなります。たとえば、ある部署で新規プロジェクトを立ち上げると仮定します。そのときに、誰をプロジェクトチームのメンバーに選ぶのかは重要です。必要とされるスキルを持った人材を選べなければ、上司の責任問題にまで発展するかもしれません。また、将来のことを考えれば、即戦力の従業員だけではなくて、経験の浅い従業員に仕事を学べる環境を作るのも上司の務めです。誰をどの場所に配置するのかを決断する際に、スキルマップは指針の一つとして役立ちます。

スキルマップの作成手順

スキルマップを作成するには、3つのステップを順番に行っていかなければなりません。まずは、スキル項目の作成です。スキル項目はスキル体系とも呼ばれますが、スキルを評価する項目を意味します。従業員のスキルを評価する上で、スキル項目はその大元です。適切なスキル項目を選ぶことができれば、スキルの管理を効果的に行うことができるようになるため慎重に進めていきましょう。

次に行うのは、スキル基準の策定です。スキル項目で選んだ従業員のスキルを、どのように判定するのかを決めます。スキルを持っているか、持っていないかの2つの選択肢で評価することも可能です。従業員のスキルをより詳しく把握したい場合には、数段階のレベルで評価するのもよいでしょう。最後に、スキルの評価方法を決めます。上司が部下のスキルを決める方法や、最初に従業員がスキルを自己評価してから、上司や人事担当者が最終的な評価をする方法などがあります。それぞれの作成手順について、もっと詳しく見ていきましょう。

1.スキル項目の作成

スキル項目の作成は、スキルマップを作る際に最初に行う必要があります。会社での業務の流れを考慮に入れて、それぞれの業務を効率的に進めるためにはどのようなスキルが求められるのかをイメージしましょう。必要となるスキルの洗い出しを行い、項目ごとに並べていきます。スキルの分類がある程度終わったら、スキルに階層を設けて一覧にすると見やすいです。階層数はあまり多くせずに、2~4程度におさえると管理や評価がしやすくなります。

業務に必要となるスキルを挙げていくときに、どこまで細かくすればよいのかを迷ってしまうかもしれません。スキル項目の細かさをスキルの粒度と呼びますが、スキルの内容やスキル名をどう表現するのかなどについても悩みどころです。そういう場合には、スキルマップをどういった目的で作るのかを再確認しましょう。スキルの粒度や内容などをあまり細かくしてしまうと、わかりにくいスキルマップになるため注意が必要です。

2.スキル基準の設定

スキル項目の作成が終わったら、次にスキル基準を設定します。スキル基準とは、スキルをどのように評価するのかを決める基準です。従業員がそのスキルを持っているか、持っていないかで評価するのも一つの基準となりますし、習熟度などに応じて段階を持たせることもできます。スキルのデータを分析したり、他の観点から見直したりする場合に、スキルレベルは数字で表したほうがわかりやすいです。そのため、スキルに3~5段階のレベルを持たせる方法を多くの会社が採用しています。

スキル習熟度の段階をあまり細かくすると、後になって管理が難しくなることが予想されます。そのため、4段階程度に設定するのが一般的です。実際の評価基準を見ていきましょう。もっともスキルレベルの低いレベル1は、個人ではその作業を行えず、先輩社員の補助をするのが精一杯と設定します。そうすると、レベル2は先輩社員が見ていてくれるならば作業が行える段階としてはどうでしょうか。そして、レベル3は一人で作業が行えるだけの経験を積んだ状態。レベル4は、一人でできることに加えて、新人への指導も行えると設定すれば、従業員一人一人のスキルが明確になります。

3.スキルの評価

スキル項目とスキル基準を決めたならば、それぞれの従業員がどういったスキルを持っているのか、習熟度はどの程度なのかを最終的に評価しなければなりません。スキル評価を終えることで、スキルマップが完成します。スキルの評価方法は大きくわけて4種類です。それぞれのメリットとデメリットを見比べていきましょう。まずは、スキルの評価を上司が行うケースです。評価の公平性を確保するには、第三者に確認させるのが理想的でしょう。しかし、コストなどの問題から、上司が最終的な評価をする場合が多いようです。余分な時間やコストがかからないことはメリットといえます。その一方で、デメリットは公平性の確保に難があることです。

次に、本人の報告をもとにして、上司が最終的な評価をするケースです。従業員は業務のなかで自分のスキルレベルがどの程度なのかをだいたい把握しています。補助がなくても自分一人でできると無理をしてしまう人もいるかもしれませんが、そのときは上司が訂正すれば問題ありません。この方法のメリットは、上司が判断するための情報が増えることや、本人が自分のスキルレベルを見つめなおすきっかけになることです。デメリットとしては、本人の報告やその確認に時間と手間がかかることでしょう。

スキル評価の公平性を重視するならば、本人と上司の報告をもとに第三者が最終判断をするべきでしょう。ただし、第三者の選定が難しいことや、コストが余分にかかることがデメリットとして挙げられます。公平性や正確性の面でいえば、試験結果をもとにスキル評価を決めるのも一つの方法です。しかしながら、スキルマップの項目には試験で測定するのが難しいものが少なくありません。また、試験問題を作ったり、採点をしたりするにもコストがかかることを考慮しなければならないでしょう。

スキル項目の作成ポイント

スキルマップを作る上で、最初に取り掛かることになるのがスキル項目の作成です。スキル項目をきちんと選ぶことができなければ、必要な情報が不足したスキルマップになってしまいます。そのくらいスキル項目の選択は重要です。スキル項目作成のポイントとしては、通常の業務フローを頭に思い浮かべて、それを適切な細かさで分解すると作りやすくなります。製品や商品別に分解する方法もあるでしょう。粒度をあまり細かく設定すると管理が大変になり、スキルマップそのものが形骸化するおそれがあります。そのため、スキルの項目数は30以下、階層数は2~4程度におさえるのが一般的です。

スキルの種類

1.コンセプチュアルスキル

スキル項目を作成するときに、ハーバード大学の経営学者ロバート・カッツによって分類された3種類のスキルを参考にしてみるのはどうでしょうか。スキルについての知識を広げることで、これまでよりも多い選択肢のなかからスキル項目を選べるようになります。それは従業員のスキルを正確に評価するためには重要なことです。まずは、会社の経営層であるトップマネジメントに求められることが多い「コンセプチュアルスキル」を見ていきましょう。

コンセプチュアルスキルとは、論理的な思考である「ロジカルシンキング能力」や、既成概念にとらわれない発想ができる「水平思考」、物事を分析するために有用な「クリティカルシンキング」などのスキルで構成されています。抽象的な概念から本質を見抜く力とされ、経営層だけでなくて一般社員においても応用が利くスキルです。たとえば、コンセプチュアルスキルのレベルが高いと、合理的な思考や行動ができるようになり、ビジネスの現場で中心的な役割を果たすことも可能でしょう。課題の発見や解決に寄与できるすぐれたスキルです。

2.ヒューマンスキル

ロバート・カッツが提唱したスキル分類法の2つ目は「ヒューマンスキル」です。ヒューマンスキルは、他者との関係を構築する「コミュニケーション力」や、話を聞いて相手を理解する力である「ヒアリング力」といった、他者との関係性のなかで発揮される能力です。また、商談などの場における「プレゼンテーション力」や「交渉力」、周囲の人間を引っ張っていく力である「リーダーシップ」なども構成要素に含まれます。会社内においてどの立場の従業員にも求められるスキルですが、とくに中間管理職であるミドルマネジメントには欠かせない能力です。

3.テクニカルスキル

ロバート・カッツによる分類法の3つ目は、業務遂行能力である「テクニカルスキル」です。テクニカルスキルは大きく2種類にわけられます。業界や職種によって必要となる専門性の高いスキルと、さまざまな職種に応用が利くスキルです。前者は「プログラミング」などのITスキルや、人事や労務などに関する専門性の高い手続きが行えるスキルが該当します。その一方で、後者は、会社の商品や市場に対する幅広く深い「商品知識」や「情報収集力」、すぐれた資料作成などが行える「文書作成能力」などが挙げられるでしょう。テクニカルスキルは、一般社員であるロワーマネジメントにもっとも求められる能力といわれています。

スキルマップの作成例

作成例:営業系のスキルマップ

これまで解説してきた手順を用いて、営業職のスキルマップを作成してみましょう。営業職は、自社の商品やサービスのメリットをアピールして、契約につなげることが基本的な仕事です。自分に自信がない人では、積極的に売り込むことは難しくなります。そこで、スキル項目に「自己分析力」を加えてみてはどうでしょうか。自分という人間を知り抜くことができれば、自分の活かし方もわかってきます。自信が持てないのであれば、準備を綿密に行うなど、自分に合った方法を探ることが大切です。また、実際に契約まで結びつけるには、「交渉力」のようなスキルも求められます。大型の案件に着手することになれば、プロジェクトチームのなかで力を発揮できる「プロジェクト管理能力」も必要になるでしょう。

営業職が目を向けなくてはならないのは、自分が担当しているクライアントです。商談の勝率を上げていくためには、「顧客理解力」や「顧客獲得能力」を向上させていかなくてはなりません。顧客を獲得するには、ターゲットアカウントセリング(TAS)などの手法もどんどん取り入れていきましょう。自社の競合相手を視野に入れておくために「競合理解力」も加えると、バランスのとれたスキル項目になります。

スキル基準は、3~4段階のレベル設定がわかりやすいです。先輩社員について補助を行うことができるレベル1から始めて、自分一人で業務をこなしていくことができるレベル2、習熟度の低い後輩にやり方を教えることができるレベル3とステップを設けましょう。スキル評価は、上司による評価を基本として、余裕がある場合には本人の報告をもとにした上司の評価を考慮に入れておきます。これでスキルマップが完成しました。

作成例:技術系のスキルマップ

技術系の職種に関するスキルマップについて、ITエンジニアを例に見ていきましょう。ITエンジニアと一口にいっても、システムエンジニアやサーバエンジニア、プログラマーなど、その業務に応じてさまざまな仕事にわかれています。しかし、会社によっては、通常であればプログラマーが行うプログラミングなども、システムエンジニアがサポートに入らなければならないこともあるようです。スキル項目を作る際には、その会社の規模や方針、業務の種類などを考慮に入れる必要があるでしょう。

ITエンジニアのスキル項目は、業務を遂行するために求められるテクニカルスキルが多くなります。「要件分析力」や「設計力」、「コーディング力」に加えて、業務に応じたテストケースを作れる「テスト力」や、プログラミングでエラーが出た場合に解決できる「エラー対応力」なども必要です。また、システムエンジニアは、クライアントと打ち合わせをしながら、システムの設計から開発にまで携わります。そのため、「顧客理解力」や「コミュニケーション力」などのスキルも求められるでしょう。

次に、スキル基準は、資格やプログラミング言語単位のスキルについては、スキルを持っているか、持っていないかで記述したほうがわかりやすいです。レベルに応じた段階を持たせるならば、技術力などにもとづく細かい設定を作ってもよいでしょう。実務経験が1年未満がレベル1、1年以上3年未満がレベル2、3年以上がレベル3といった具合に、年数で決めてしまうのもわかりやすいやり方です。

作成例:事務系のスキルマップ

事務系の仕事に就いている人のスキルマップも見ていきましょう。一般事務に必要なスキル項目にはどのようなものがあるでしょうか。一般事務の仕事は、書類の作成や管理、データ入力などに加えて、来客や電話、メールの対応など多岐にわたります。業務を円滑に行うには、「コミュニケーションスキル」や「PCスキル」は必須といってもよいでしょう。とりわけPCのスキルに関しては、知識だけでなくてPC作業の正確性やスピードも求められます。

一般事務のスキル項目は、会社の規模によって大きく変わります。分業が進んだ大企業の場合には、一般事務の仕事はある程度決まっており、他の社員が行っている仕事の進捗状況を確認しながらスケジュールを調整する必要はほとんどありません。その一方で、規模の比較的小さい会社の場合には、一般事務にさまざまな仕事が振られる可能性が高いです。そのような現場では、高いレベルでの「スケジュール管理能力」が必要になります。専門でない業務の事務を任されることもめずらしくないことから、そのための知識や資格の有無もスキル項目に加えるのもよいでしょう。

スキル基準については、資格の有無以外はレベルに応じた段階を持たせるのがわかりやすいです。営業職で解説したように、先輩の補助から仕事を始めて、一人で業務をこなせるようになり、新人に指導できるレベルにまで習熟度を上げていくのがよいでしょう。スキル評価では、自分にできることと今後の目標を本人に報告してもらうのがおすすめです。そうすることで自分に足りていない点が明らかになります。上司や先輩社員が適切なサポートを行えば、本人のモチベーション向上にもつながるでしょう。

スキルマップ作成の注意点

スキルマップを作るときの注意点は、最初から完璧なものを作ろうとしないことです。スキルマップのよくある失敗の一つに、スキル項目をできるだけ細かくして、従業員のスキルをもらさずに評価しようとしているものです。その意図は理解できますが、あまりにスキルが細かいと管理や評価が難しくなります。スキルマップは、会社の業務内容や従業員の状況などに合わせて、その都度作り直していくのが正しい在り方です。会社上層部はそういった方針を従業員にしっかりと伝えて、スキルマップの作成を進めていきましょう。

スキルの管理方法について

スキルマップの作成が終われば、そこで得られた情報をもとにして従業員のスキルを管理していかなければなりません。その場合、スキルマップの管理方法には3つの方法があります。
1つ目は、担当者を決めて組織を横断的に管理する方法です。適材適所に人材を振り分けたり、スキルの足りていない従業員を教育したりするには、職場全体を広く管理することは効率的です。デメリットとしては、人材の異動を部署から反対されたときに、スキルマップの担当者がどれほどの実行力を発揮できるのか、という問題があります。第三者の目がない場合には、公平性の問題も挙げられるでしょう。

2つ目の管理方法は、スキルマップの評価をする上司が管理するものです。上司は従業員の近くにいることで、部下のスキルについてはよく知ることができます。人材育成の観点からも、上司がスキル管理を行うのは望ましいでしょう。しかし、工期などに追われて、まだスキルが足りていない従業員を仕事に就かせてしまうといったことも懸念されます。こうしたことが発覚すると、会社全体の信用問題になるため注意が必要です。

3つ目の管理方法は、本人が管理するものです。本人はスキルの達成度と目標をその都度修正しながら、スキルの向上を図ります。担当者や上司は定期的にスキルマップを確認し、必要があれば助言や注意を与えます。本人が自発的にスキル向上に取り組んでいるときは、自主性にまかせたこの方法は効果的でしょう。ただし、本人がスキル向上に消極的な場合には、どのくらいの頻度で上司などがスキルマップをチェックするのかを議論しなければなりません。その間隔が長すぎれば中だるみしそうですし、間隔が短すぎれば従業員は信用されていないと考えてモチベーションを落としてしまう可能性があります。

スキルマップを導入し人材強化しよう

スキルマップを上手に活用すれば、公正性や正確性を持った能力評価が可能になります。それらのスキル情報は、従業員を適材適所に配置することや、効率的な人材育成にとって非常に有益となるでしょう。従業員としても、自分に足りていないスキルが明らかになり、キャリアステップの道筋がわかれば、会社へのエンゲージメントが高まります。スキルマップを導入して、会社の生産性を上げていきましょう。

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