スキルマップとは？導入方法、シートの作り方、項目例をご紹介

働きがいを応援するメディア「ピポラボ」を運営するサイダス編集部です。

今回のテーマは「スキルマップ」です。スキルマップとは、従業員の能力を一覧表にまとめたもので、計画的な人材育成を行うための貴重なデータです。また、会社や組織は適材適所に人材を配置しなければ、生産性を上げることは難しいと言われています。近年、注目されているタレントマネジメントを推進するうえでも、スキルマップは大きな判断基準になります。

この記事では、スキルマップの基本的な考え方や作成手順、管理・活用方法などを実例を交えて解説していきます。営業職・技術職・事務職のスキル項目例や、スキルマップが導入されている業界について詳しく知りたい方は、「トヨタも導入したスキルマップの項目例を職種ごとに解説」の記事をご覧ください。

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スキルマップとは

スキルマップとは、従業員が保有するスキルや能力を可視化するために作成される一覧表のことです。「誰が」「どのようなスキルを保有しているのか」を整理し、企業が求めるスキルと従業員が保有するスキルのギャップを分析することで、人材育成や配置、採用計画などに活用することができます。

会社の業務を遂行していくうえで、従業員のスキル管理は必要不可欠です。同じ職場で働いていても、身につけているスキルやその習熟度は人それぞれ異なります。スキルマップを作成することで、組織のスキルの保有状況が明らかになり、一人一人の従業員ができることを一目で判断できるようになるのです。

また、スキルマップを作成することで、職場のチームや部門単位での評価も可能となります。個人や組織で目標を立てたときに、どこまで達成したかが明確になるため、人材育成の面で効果が期待できます。

スキルマップにおけるスキルの定義

スキルマップにおける「スキル」とは、資格や技術力、知識などを意味します。管理者であれば、管理能力に加えてこれまでの経験値なども含まれることから、比較的広い範囲で個人の能力を把握する方法といえるでしょう。

そのため、個人のスキルを正確に知るためには、スキルの判断基準をあらかじめ明確にしておかなければなりません。明確な基準を設けて判断することで、従業員のスキルや不足している点なども見える化されることになります。

スキルマップ導入の目的とメリット

グローバル化や技術革新が進む現代社会において、企業は常に変化に対応できる柔軟性と競争力を備えた人材を育成していくことが求められます。スキルマップを活用することで、人材配置の最適化や社員のモチベーションアップといったメリットが期待できます。また、人材育成での無駄な時間やコスト軽減にもつながります。ここでは、スキルマップ導入の目的やメリットについて具体的に解説します。

スキルの可視化

スキルマップを作成することで、従業員一人ひとりが持つスキルを可視化できます。「誰がどのようなスキルを持っているのか」「個人のスキルがどのような場面で活かせるのか」などを、経営者や管理者が簡単に把握できます。

「必要なスキルを持つ人が何人所属しているのか」といった部門やグループ単位でのスキルの保有状況もわかるため、組織内の将来的な課題に活かしていくことが可能です。

人材育成・スキルアップ

可視化された従業員のスキル状況は、人材育成やスキルアップに活かすことが可能です。スキルマップにより、すでに持っている知識や一定レベルに達していないスキルが明確になるため、個人にとって無駄のない教育計画が確立でき、着実なスキルアップが見込めます。

また、従業員の強みや弱みを把握し、個々に最適な研修や教育プログラムを提供することで、効率的なスキルアップを促進します。社内教育を実践しているものの、結果や効果を追えているかあいまいな場合もあるでしょう。スキルマップを用いてスキル別の達成状況を記録すれば、効果的なフォローアップが可能です。

従業員のモチベーション向上

スキルマップの有効活用により、社員のモチベーションアップが期待できます。スキルマップを使って個人のスキルを正確に把握できるため、上司や管理職からの公平かつ正確な評価が実現します。「自分の仕事がきちんと評価されている」と社員自身が認識できると、仕事のやる気を向上させる効果が期待できます。

また、スキルマップを通して、社員自身が自分の強みや現状、将来のキャリアパスを客観的に把握できるようになることで、求められているスキルや目標が明確になるため、意欲ややりがいを持って仕事に取り組むようになるでしょう。

スキルマップは、部署やチーム内で公開することも可能です。本人の許可を得た上で他人と共有すれば、健全な競争心が芽生え、仕事やキャリアに対する意欲向上や業績アップが期待できます。

適材適所の配置の実現

スキルマップは、人材配置の最適化にも役立ちます。従業員一人ひとりの得意・不得意をスキルマップによって把握し、各ポジションに必要なスキルとレベルを照らし合わせることで、各部署に必要な人材をピンポイントで最適配置することが可能です。

スキルマップは、新規事業の立ち上げやイベント開催などの際に、必要なスキルや人材を的確に選定したい場合にも役立ちます。また、スキルマップを活用して最適な人員配置やジョブローテーションが実現すれば、会社全体における業務効率化や離職率の低下にもつながります。

評価基準の公平化

スキルマップには、人事評価の基準を公平化できるというメリットもあります。上司や管理者が従業員のスキルを個別に把握し、正確な評価を出すことは容易ではありません。そこで、スキルマップにより、上司や管理者が正確に能力やスキルを把握できれば、個人的な感情や記憶に頼らず、明確な基準に基づく評価が可能です。

また、評価を受けた社員も、スキルマップを見ながら目標と現状を客観的に比較できるため、評価を受けた経緯や理由に納得した上で、主体的に業務に取り組めるようになるでしょう。

採用ミスマッチの削減・人材不足の解消

スキルマップは、人材採用においても大いに役立ちます。募集する部署や企業のスキルマップをあらかじめ作成することで、どんなスキルが足りないかが明確になります。そして、候補者の中から、補充すべきスキルや知識を持つ人材を見つけられるため、入社時のミスマッチを避けられます。将来的に必要となるスキルを予測し、計画的な採用活動や人材育成プログラムを実施することで、人材不足の解消の効果も期待できるのです。

また、入社後に即戦力としてすぐに活躍してもらえる可能性が高まり、結果的に業績向上や生産性アップも見込めます。

スキルマップの作成手順

スキルマップを作成するには、以下の6ステップを順番に行う必要があります。それぞれ順番に説明します。目次をクリックすると、読みたいセクションにすぐ遷移します。

1. 目的・目標の設定

はじめに、スキルマップを作成する目的や、達成したい目標を明確にしましょう。スキルマップ作成の目的の例として、以下のようなものが挙げられます。

• 人材育成を強化して、組織全体のスキルレベルを向上させたい
• 適材適所の人材配置を推進し、組織全体の生産性を向上させたい
• 人事評価の基準を明確化し、公平で透明性の高い評価制度を構築したい
• 従業員のキャリアプランニングを支援したい

上記のような目的や目標を明確にすることで、作成するスキルマップの内容や方向性が定めやすくなります。

2. 対象者の決定

続いて、スキルマップを作成する対象となる従業員や部署を決定します。具体的には、全社員を対象とするのか、特定の部署や職種に絞るのかといった視点で対象者を決定します。スキルマップの作成には時間がかかるものです。いきなり広範囲で作ろうとせずに、ステップ1で定めた目的に応じて、対象者のスキルレベルや経験年数、キャリアパスなどを考慮して適切な範囲を定めましょう。

3.スキル項目の作成

目的と対象者を定めたら、スキル項目を作成します。スキル項目はスキル体系とも呼ばれ、スキルを評価する項目を意味します。従業員のスキルを評価する上で、スキル項目はその大元です。適切なスキル項目を選ぶことができれば、スキルの管理を効果的に行うことができるようになるため慎重に進めていきましょう。

スキル項目の作成の際には、会社での業務の流れを考慮に入れて、それぞれの業務を効率的に進めるためにはどのようなスキルが求められるのかをイメージしましょう。「専門知識」「業務スキル」「ヒューマンスキル」など、必要となるスキルの洗い出しを行い、項目ごとに並べていきます。可能な場合には、部門担当者や現場の従業員を交えて議論すると、より実態に即した項目を設定できます。

業務に必要となるスキルを挙げていくときに、スキル項目の粒度をどこまで細かくすればよいのかを迷ってしまうこともあるかもしれません。また、スキルの内容やスキル名をどう表現するのかなどについても悩みどころです。そういう場合には、スキルマップをどういった目的で作るのかを再確認しましょう。

スキルの分類がある程度終わったら、スキルに階層を設けて一覧にすると見やすいです。階層数はあまり多くせずに、2～4程度におさえると管理や評価がしやすくなります。スキルの項目数は30以下がおすすめです。

4.スキル基準の設定

スキル項目の作成が終わったら、次にスキル基準を設定します。スキル基準とは、スキルをどのように評価するのかを決める基準です。従業員がそのスキルを持っているか、持っていないかという2つの選択肢で評価するのも一つの基準となりますし、習熟度などに応じて段階を持たせることもできます。スキルのデータを分析したり、他の観点から見直したりする場合には、スキルレベルは数字で表したほうがわかりやすいため、多くの会社では、スキルに3～5段階のレベルを持たせる方法を採用しています。

例えば、スキルを4段階に分けて設定する場合の例は以下の通りです。

5.スキルマップの作成

ここまできたら、ようやく設定したスキル項目、レベル、評価基準に基づいてスキルマップを作成します。スキルマップは、Excelなどの表計算ソフトやタレントマネジメントシステムなどの専用システムを用いて作成するのが一般的です。見やすくわかりやすいレイアウトを採用し、従業員が自身のスキルレベルやキャリアパスを理解しやすいように工夫しましょう。

サイダスが提供するタレントマネジメントシステム「CYDAS」は、全従業員で利用できるシステムとなっているため、1つのプラットフォーム上でスキルマップの作成から配布、スキルの習得状況の確認ができます。

CYDASで叶える！スキルマップ作成の方法について詳しく知りたい方は⇒こちら

なお、スキルマップは厚生労働省のホームページで提供されている「職業能力評価シート」を活用することもできます。

キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード

厚生労働省が用意している「職業能力評価シート」は、人材育成を目的とした個人の評価に役立ちます。上記ページから各業態の「一覧」をクリックすると、職業能力評価シートのExcel用テンプレートをダウンロードできます。自社の業界・職種に合わせてカスタマイズするだけで、すぐに使い始めることが可能です。

シートは、スキルを習得するまでにかかる期間の長さによって、レベル1から4まで4つの階層と目安となる役職に分けられています。階層や役職の定義やシートの活用方法については「職種別の職業能力評価シートの導入・活用マニュアル」で解説されているので、参照しながら作成するとスムーズです。

6.スキルの評価

続いて、スキルの評価方法を決めます。スキル項目とスキル基準を決めたならば、それぞれの従業員がどういったスキルを持っているのか、習熟度はどの程度なのかを最終的に評価しなければなりません。

スキルの評価方法は大きくわけて4種類です。それぞれのメリットとデメリットを見比べていきましょう。

①スキルの評価を上司が行うケース

評価の公平性を確保するには、第三者に確認させるのが理想的でしょう。しかし、コストなどの問題から、上司が最終的な評価をする場合が多いようです。余分な時間やコストがかからないことはメリットといえます。その一方で、デメリットは公平性の確保に難があることです。

②本人の報告をもとにして、上司が最終的な評価をするケース

従業員は業務のなかで自分のスキルレベルがどの程度なのかをだいたい把握しています。補助がなくても自分一人でできると無理をしてしまう人もいるかもしれませんが、そのときは上司が訂正すれば問題ありません。

この方法のメリットは、上司が判断するための情報が増えることや、本人が自分のスキルレベルを見つめなおすきっかけになることです。デメリットとしては、本人の報告やその確認に時間と手間がかかることでしょう。

③本人と上司の報告をもとに第三者が最終判断を行うケース

スキル評価の公平性を重視するならば、本人と上司の報告をもとに第三者が最終判断をするべきでしょう。ただし、第三者の選定が難しいことや、コストが余分にかかることがデメリットとして挙げられます。

④試験結果をもとにスキル評価を決めるケース

公平性や正確性の面でいえば、試験結果をもとにスキル評価を決めるのも一つの方法です。しかしながら、スキルマップの項目には試験で測定するのが難しいものが少なくありません。また、試験問題を作ったり、採点をしたりするにもコストがかかることを考慮しなければならないでしょう。

スキルの項目例

スキル項目は、職種や役割によって異なります。ここでは、ハーバード大学の経営学者ロバート・カッツによって分類された3種類のスキル（コンセプチュアルスキル・ヒューマンスキル・テクニカルスキル）をご紹介します。営業職・技術職・事務職など、職種ごとに設定すべきスキルの項目例については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。

1.コンセプチュアルスキル

コンセプチュアルスキルとは、論理的な思考である「ロジカルシンキング能力」や、既成概念にとらわれない発想ができる「水平思考」、物事を分析するために有用な「クリティカルシンキング」などのスキルで構成されており、会社のトップマネジメント層に求められることが多いスキルです。抽象的な概念から本質を見抜く力とされ、経営層だけでなくて一般社員においても応用が利くスキルです。

たとえば、コンセプチュアルスキルのレベルが高いと、合理的な思考や行動ができるようになり、ビジネスの現場で中心的な役割を果たすことも可能でしょう。課題の発見や解決に寄与できるすぐれたスキルです。

2.ヒューマンスキル

ロバート・カッツが提唱したスキル分類法の2つ目は「ヒューマンスキル」です。ヒューマンスキルとは、他者との関係を構築する「コミュニケーション力」や、話を聞いて相手を理解する力である「ヒアリング力」といった、他者との関係性のなかで発揮される能力です。また、商談などの場における「プレゼンテーション力」や「交渉力」、周囲の人間を引っ張っていく力である「リーダーシップ」なども構成要素に含まれます。会社内においてどの立場の従業員にも求められるスキルですが、とくに中間管理職であるミドルマネジメントには欠かせない能力です。

3.テクニカルスキル

ロバート・カッツによる分類法の3つ目は、業務遂行能力である「テクニカルスキル」です。テクニカルスキルは大きく2種類にわけられます。業界や職種によって必要となる専門性の高いスキルと、さまざまな職種に応用が利くスキルです。前者は「プログラミング」などのITスキルや、人事や労務などに関する専門性の高い手続きが行えるスキルが該当します。その一方で、後者は、会社の商品や市場に対する幅広く深い「商品知識」や「情報収集力」、すぐれた資料作成などが行える「文書作成能力」などが挙げられるでしょう。テクニカルスキルは、一般社員であるロワーマネジメントにもっとも求められる能力といわれています。

スキル項目の作成ポイント

スキルマップを作成する際のポイントは、以下の4つです。

自社の課題や目標に合致している

スキルマップは、自社の課題や目標を達成するために作成する必要があるため、現状分析を踏まえて作成しましょう。

現場の声を反映する

スキルマップを作成する際には、現場で働く従業員や上司からの意見をヒアリングし、現場の実態に即した内容にすることが重要です。

分かりやすく使いやすい

スキルマップは、従業員が自身のスキルレベルやキャリアパスを理解しやすいように、シンプルで分かりやすい設計にする必要があります。

定期的な見直しを行うこと

スキルマップは一度作成したら終わりではなく、定期的に見直しを行い、変化する状況に合わせてアップデートをしていくことが重要です。

スキルマップ作成の注意点

スキルマップを作成する際は、はじめから完璧なものを作ろうとしないようにしましょう。スキルマップのよくある失敗の一つに、スキル項目をできるだけ細かくして、従業員のスキルをもらさずに評価しようとすることが挙げられます。その意図は理解できますが、あまりにスキルが細かいと管理や評価が難しくなります。スキルマップは、会社の業務内容や従業員の状況などに合わせて、その都度作り直していくのが正しい在り方です。会社上層部はそういった方針を従業員にしっかりと伝えて、スキルマップの作成を進めていきましょう。

スキルの管理方法について

スキルマップの作成が終われば、そこで得られた情報をもとにして従業員のスキルを管理していかなければなりません。その場合、スキルマップの管理方法には3つの方法があります。

①担当者を決めて管理する

1つ目は、担当者を決めて組織を横断的に管理する方法です。適材適所に人材を振り分けたり、スキルの足りていない従業員を教育したりするには、職場全体を広く管理することは効率的です。デメリットとしては、人材の異動を部署から反対されたときに、スキルマップの担当者がどれほどの実行力を発揮できるのか、という問題があります。第三者の目がない場合には、公平性の問題も挙げられるでしょう。

②上司が管理する

2つ目の管理方法は、スキルマップの評価を行う上司が管理するものです。上司は従業員の近くにいることで、部下のスキルについてよく知ることができます。人材育成の観点からも、上司がスキル管理を行うのは望ましいといえます。しかし、工期などに追われて、まだスキルが足りていない従業員を仕事に就かせてしまうといったことも懸念されます。こうしたことが発覚すると、会社全体の信用問題になるため注意が必要です。

③本人が管理する

3つ目の管理方法は、本人が管理するものです。本人はスキルの達成度と目標をその都度修正しながら、スキルの向上を図ります。担当者や上司は定期的にスキルマップを確認し、必要があれば助言や注意を与えます。本人が自発的にスキル向上に取り組んでいるときは、自主性にまかせたこの方法は効果的でしょう。ただし、本人がスキル向上に消極的な場合には、どのくらいの頻度で上司などがスキルマップをチェックするのかを議論しなければなりません。その間隔が長すぎれば中だるみしそうですし、間隔が短すぎれば従業員は信用されていないと考えてモチベーションを落としてしまう可能性があります。

スキルマップの管理にはマネジメントツールを活用

スキルマップを活用することで、公正かつ正確な能力評価や人材配置の最適化、効率的な人材育成といったメリットが期待できます。また、社員個人にとっては、求められるスキルや不足している能力が明確になり、適切なゴール設定やモチベーションアップにもつながります。

スキルアップの効率的な管理には、操作しやすいマネジメントツールが役立ちます。CYDAS （サイダス）は、従業員の人材情報を一元管理できる人事システムです。従業員一人ひとりの評価やスキル情報だけでなく、意思や価値観などの個人情報を1つにまとめており、キャリアプラットフォームとして活用できます。スキルマップの効果的な活用方法についてもご提案可能ですので、下記よりお気軽にお問い合わせください。