証憑とは？証憑書類の種類と保存期間について徹底紹介します

「証憑（しょうひょう）」という用語は、日常生活であまり使用することがないため、どういったものかについてよくわからない人も多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスに関わる法令では、ある一定の書類は証憑と呼んでいます。そのため、証憑とは何かを理解しておくことも必要です。

本記事では、証憑の基本事項や種類、保管期間などについて解説します。

人材情報の一元化にお悩みなら、タレントマネジメントシステム「CYDAS」

証憑とは？

証憑とは、取引が成立したことを立証するための書類のことです。つまり、証拠書類だと理解すると分かりやすいでしょう。ビジネスにおいては、さまざまな書類を扱います。すべての書類を証憑と呼ぶわけではありませんが、仕事で取り扱う書類の多くは、この証憑に該当するため押さえておきましょう。証憑という用語が主に使われる分野は、会計や商取引の分野です。会計や取引の記録を正確かつ真実性を担保して記した書類のことを証憑と呼んでいます。

会計に関わるものとしては、領収書や納品書などです。また、商取引に関しては納品書や契約書など、さらに人事異動などに関する書類についても証憑と呼ばれるものが含まれています。

証憑の使い方

証憑という言葉は、どのようなときに使われるのかについて知っておくことが重要です。証憑には、そもそも「事実を証明する証拠」という意味が含まれています。また、「証憑」は「証拠」という言葉よりも強い説得力があるようなケースもあるでしょう。例えば、関連法令の条文に「証憑」が使われることも多く、単に「証拠」というよりは「証憑」といったほうが説得諒が増す可能性があるのです。

ある機材が所定のスペックを満たしていることを証明するための書類として検収書を発行したケースでは、「証憑として検収書を発行した」というように使います。このように、企業間のやりとりにおいては、「証拠書類」ではなく、「証憑」を使用するほうが適切なケースが多いことは認識しておきましょう。

証憑書類の種類

証憑に該当する書類は、たくさんあります。整理して理解するためには、分類して理解することが近道です。証憑書類は、いくつかの種類に分類できます。ここでは、証憑を4つの種類に分けて解説します。

売上に関わるもの

1つ目は、売上に関わる証憑です。ビジネスにおいて売買取引を行う場合、契約書を取り交わすことは基本中の基本でしょう。この契約書は、売上に関わる代表的な証憑です。また、販売したことによって発生した債権を回収するために発行する請求書、販売代金を受け取ったときに発行する領収書も、この売上に関わる証憑に該当します。

請求書を受け取った場合、経費として支払ってもよいかどうかの判断が必要となります。その判断の根拠となるものが、売買契約書や請求書です。ビジネスを進めていくにあたって、証憑は重要な役割を果たしているといえます。売上は、企業経営や業績に直結した商取引行為です。そのため、売上を証明するための証憑は、とりわけ大切な証憑の1つだといえます。売上に関わる証憑を作成する場合は、間違いがないよう確実に作成し、管理も徹底することが重要です。

給与などに関わるもの

2つ目は、給与などに関わる証憑です。給与に関わる書類は、金額に間違いなどがあると従業員が困ってしまうことになるため、正確さが求められます。また、所得に関わることだけでなく、従業員のさまざまな個人情報が含まれるケースも多いため、情報管理という観点からも大切な書類だといえるでしょう。

具体的には、勤務時間の証明に関わるタイムカードや出勤簿、従業員の氏名や給与金額などが記載されている給与支払明細表、人事異動に関する通知書などに関わる証憑です。取り扱う部門としては、人事や総務、経理になるでしょう。また、雇用時の労働条件を証明するための書類なども、給与などに関わる証憑に含まれます。これらの書類は、情報が漏れてしまうことがないように厳重な管理が必要です。また、書類廃棄時についても適切な方法で行うなどの注意も必要になるでしょう。

仕入に関わるもの

3つ目は、仕入に関わる証憑です。売上と仕入は、ビジネスにおける両輪だといえます。そのため、売上と並んで仕入に関する書類もビジネスにおいては重要です。仕入は、モノの移動が伴うケースがほとんどであり、その事実を証する書類は欠かせません。仕入に関わる証憑としては、注文した事実を証する「発注書」や、間違いなく注文したものを受け取ったことを示す「納品書」などが該当します。また、購入時に受け取る「レシート」や、購入代金の支払いをATMで行った場合に発行される「利用明細書」なども、仕入に関する証憑の1つです。

仕入を行う場合、発注から納品までは一連の流れに沿って行われます。仕入の証憑は、その流れの各ポイントにおける事実を裏付ける重要な証拠書類です。また、それだけではなく支出に関わるため証憑としても重要になります。これらの書類は、しっかりと保管しておくことが必要です。また、これらの証憑は在庫管理を行う場合にも使用される書類であることも押さえておきましょう。

その他

紹介した3つ以外にも、証憑に該当するものがあります。その他に分類されるものとしては、利用明細や銀行口座の通帳、事務所や駐車場などの賃貸借契約書、銀行から融資を受けた場合の返済予定表などがあげられます。これら以外にも、証憑と呼ばれるものはたくさんあり、必要なときに必要なものを取り出せる状態にすることが重要です。

例えば、契約の変更を行う場合は従前の契約書、税務調査が来たときには遅滞なく求められる書類を提示する必要があります。急に書類が必要ななったときに、書類の管理が不十分だと、種類を探し出すことが大変になり時間がかかってしまいかねません。証憑は、種類別だけでなく時系列が把握できるように日付別に並べて保管しましょう。また、書類の紛失や無断持ち出し、盗難などのリスクを避けるために、部外者が入れない場所で管理することも重要です。

証憑の保管期間

証憑は、しっかりと管理したうえで保管することが重要です。また、法令で保管期間が定められている場合も多いため、保管期間にも注意することも大切になります。例えば、貸借対照表や株式に関する書類の保管期間は10年です。また、電子帳票保存法では領収書や見積書の保管期間は7年とされています。税金に関わる書類も、多くは7年間保管することが求められていますが、中には5年間の保管が義務付けられている場合もあるので注意しておきましょう。このように、証憑の種類ごとに5年・7年・10年など保管期間を確認したうえで、保管を行います。

もちろん、ただ乱雑に保管しておくだけではいざ証憑が必要になったときに取り出すことができないため、取り出しやすいように整理して保管することも必要です。保管期間が終了したものは、廃棄します。もちろん、保管義務期間終了後も保管しておいて問題ないケースが多い傾向です。しかし、個人番号に関わるものなど保管期間を超えて保管することが禁止されている場合もあります。保管期間終了後の廃棄についても、社内でルールを作っていくなどの対応をしておきましょう。

取り扱いに気を付けよう！

証憑は、あらゆるビジネスの場面において使用されるため、「証憑とは何か」「どのようなものがあるか」について、詳細まで理解しておくと強みとなります。また、証憑を保管するにあたっては、しっかりと整理して保管しておくことが重要です。整理して保管できれば、信頼されることにつながり、経営の効率化にも役立ちます。各種証憑を保管する立場になった場合は、適切に保管できるように心がけましょう。

関連記事：知らないと恥ずかしい？！帳票の種類・役割・保存期間などをまとめます

働きがいを応援するメディア「ピポラボ」では、人事・経営層・ビジネスパーソンが押さえるべきキーワードについて解説しています。運営会社・サイダスが提供するタレントマネジメントシステム「CYDAS」については、無料ダウンロード資料やサービスサイトをご確認ください。お役立ち資料も多数取り揃えています！