2019.11.07

企業担当者必見!有給休暇の義務化においてとるべき実務や注意点とは?

企業担当者必見!有給休暇の義務化においてとるべき実務や注意点とは?

従業員が自主的に取得するというイメージのある「有給休暇」ですが、実は2019年4月より取得が義務化されたことをご存知でしょうか。このルール変更にともない、各企業は従業員が有給休暇をスムーズに取得できるような体制づくりを進める必要があります。今回は、有給休暇取得のルールをはじめ、経営者として知っておくべき法律について紹介していきます。

有給休暇の義務化の背景と今後の展開とは?

有給休暇とは、簡単にいえば「給与が発生するにもかかわらず労働が免除される日」のことです。労働者の権利としても知られていますが、日本ではなかなか取得が進んでいません。日本の有給休暇取得率は諸外国と比べても非常に低く、エクスペディア・ジャパンの「有給休暇の国際比較調査」によれば、2016~2018年の3年にわたって最下位となっています。このような現状を憂慮し、政府は働き方改革の一環として2019年4月から年に5日以上の有給休暇の取得を義務化したのです。

これにより、企業は従業員が確実に有給休暇を取得できるよう体制づくりを進めなければならなくなりました。2019年4月時点の情報ではありますが、2020年には有給休暇の取得率を高めるために時効が延長される可能性も取りざたされています。今後も有給休暇にまつわるさまざまな改革が予想されるため、スムーズに対応できるよう十分な知識を身につけておきましょう。

有給休暇の付与日数のルールとは?

有給休暇の取得義務化について解説する前に、まずは有給休暇の基本的な知識を知っておく必要があります。まずは、付与日数に関するルールを見ていきましょう。

正社員の場合

有給休暇は、労働基準法で定められた労働者の権利のひとつです。休暇を付与する基準や日数などは明確に定められており、条件を満たした従業員がいれば必ず付与しなければなりません。正社員であれば、入社してから6カ月以上継続して勤務していること、勤務期間のすべての労働日の8割以上出勤していることの2点を満たす必要があります。なお、付与される有給休暇の日数は従業員の勤続年数によって異なります。たとえば、勤続6カ月の従業員であれば有給休暇は10日、1年6カ月であれば11日といった具合です。勤続6年6カ月以上になると付与日数は最長の20日となり、勤続年数が延びてもそれ以上付与されることはありません。

パート・アルバイトの場合

正社員しか取得できないイメージのある有給休暇ですが、実はパートやアルバイト従業員にも付与されます。ただし、パートやアルバイト従業員は正社員と比べて勤務日数が少ないケースが多いため、労働時間や勤務日数に応じて比例的に有給休暇を取得することになります。たとえば、所定労働日数が週に4日の従業員の場合、勤続年数が6カ月以上であれば有給休暇は7日、1年6カ月であれば8日です。正社員と同じく、こちらも勤続6年6カ月以上になると有給休暇は最長の15日となります。

所定労働日数が週に1日だった場合、6カ月の勤続で有給休暇は1日、6年6カ月以上勤続しても3日しか付与されません。パートやアルバイト従業員は、1週間に何日働いたかが付与日数の基準になると覚えておきましょう。

有給休暇取得における企業側の2つの対応方法

ひと口に有給休暇といっても、取得における企業側の対応方法については2種類に分けられます。有給休暇をどのように与えるか、ある程度は企業が選べるというわけです。具体的にどんな対応方法があるのか、詳しく見ていきましょう。

時季指定方式

時季指定方式は、企業側から従業員に対していつ有給休暇を取得するかを指定することができます。たとえば、毎年繁忙期がある程度決まっている企業の場合、忙しいタイミングで多くの従業員に有給休暇を取得されると正常な業務が行えなくなる可能性があります。これでは顧客や取引先に迷惑をかけるだけでなく、企業として利益を逸してしまうかもしれません。

このような事態を避けるために、各従業員と話し合ってそれぞれの業務との兼ね合いなども含めて検討し、有給休暇を取得する日を企業側が指定するのです。従業員の希望も聞きながら取得指定日を決められるため、柔軟性が高いだけでなく従業員の満足度の向上にもつながります。ただし、従業員ごとに有給休暇の取得日や取得日数などを把握しなければならず、管理に手間がかかるなどのデメリットもあるので注意しましょう。

計画年休制度

計画年休制度とは、あらかじめ定めたタイミングで有給休暇を付与するスタイルになります。この制度を採用するには、従業員代表との労使協定で有給休暇を与える時季についてあらかじめ定めておかなければなりません。基本的には、有給休暇のうち5日を超える部分が対象となります。たとえば、有給休暇を10日持っている従業員なら5日分、20日持っている従業員は15日分までを定めることができます。

事業所全体で一斉に休む「一斉付与方式」や、部署ごとに分けて有給休暇を付与する「グループ別交代制付与方式」などがあり、企業の都合に応じて選ぶことが可能です。従業員ごとに有給休暇の取得日数を管理する必要がないため、手間がかからないというメリットがあります。一方、あらかじめ有給休暇の取得日が決まっているため、緊急時などは柔軟に取得日を変更できないというデメリットには注意しなければなりません。

有給休暇において企業側が知っておきたい法律とは?

有給休暇は、労働基準法で定められた労働者の権利です。このため、義務化にともなう体制づくりを進める際は関連する法律についても正しく理解しておかなければなりません。次は、企業側が知っておきたい法律について紹介していきます。

有給休暇を与えなかった時の罰則

有給休暇の取得は、2019年4月より義務化されました。法律で定められた義務である以上、もし違反すれば企業に対して罰則が科せられるので楽観視できません。従業員に対して定められた有給休暇を付与しなかったり、従業員が取得しようとするのを妨害したりした場合は、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されることになります。罰則が科されると企業の社会的なイメージが悪化するおそれもあるため、有給休暇取得に向けた体制が整っていない企業は十分に注意しなければなりません。いざ従業員から有給休暇の取得を申請されたときに備え、早急に対応する必要があります。

有給休暇の時効と繰り越し

取得が義務化されたとはいえ、有給休暇は永久に従業員がキープできるわけではありません。労働基準法により、有給休暇には2年という時効が定められているのです。つまり、権利を得てから2年以内に取得されなかった有給休暇は、その時点で無効となります。有給休暇は1年ごとに付与されるものですが、2年以内であれば従業員は未取得の有給休暇を繰り越して使用することができます。

なお、有給休暇の時効を従来の2年から5年へと延長する民法改正に伴う労働基準法改正が取りざたされており、2020年から施行される可能性があります。2019年4月時点で確定しているわけではありませんが、可能性のひとつとして覚えておきましょう。

有給休暇の買い取り

繁忙期が続くなどの理由でどうしても有給休暇を付与できず、代わりに一定の金額で買い取れないかと考える経営者もいるでしょう。有給休暇の買い取りは、従業員の退職時など特定のケースでは可能です。退職してしまえば、残った有給休暇を取得できなくなるため、例外として買い取りが行われることが多いのです。

ただし、最初から従業員に有給休暇を取得させないために買い取りを約束したり強要したりするのは、違法行為に当たります。本来、有給休暇は従業員の休息やリフレッシュのために定められたものです。それを買い取る代わりに取得を認めないとなれば、法律で定められた有給休暇の趣旨に反してしまいます。退職時などやむを得ないケースを除き、原則買い取りを行うことはできません。

年次有給休暇管理簿の作成と保管

有給休暇の取得が義務化されたことにともない、「年次有給休暇管理簿」の作成と保管も必要になります。年次有給休暇管理簿とは有給休暇の取得状況を把握するためのもので、付与の基準日や取得日、取得日数などを明記した帳簿のことです。従業員ごとに年次有給休暇管理簿の作成と管理を行い、原則3年間にわたって保存する必要があります。非常に大切な管理簿となるので、紛失しないように担当者間で保管方法などを話し合い、共有しておきましょう。なお、紙ベースの帳簿に限らず、電子データ化することも認められます。

有給休暇の付与単位

有給休暇の付与単位は、「1日」が基本です。朝や夕方など、少しだけ出勤するということは基本的に認められません。ただし、従業員から「子どもを病院に連れて行くので数時間だけ早く帰りたい」など特別な申し出があった場合に限り、半日単位や時間単位での導入も可能です。あくまでも従業員が休暇を有効活用できるための仕組みであるため、企業側から強制的に半日単位や時間単位にすることはできません。

また、時間単位での有給休暇を導入する場合は労使協定で取り決めなければならないなど、法律により特別な定めがあります。所定の手順を踏まずに時間単位を導入するとトラブルになるおそれもあるため、法律の要件を詳しくチェックして守るようにしましょう。なお、半日単位については法律で特別に定めがあるわけではないため、企業側と従業員双方の同意があれば半日だけ有給休暇として取り扱っても問題ありません。

有給休暇の時季変更権

いくら労働者の権利であるとはいえ、繁忙期で人手が足りなかったり、その従業員にしかできない業務があったりすると、希望通りに有給休暇を取得させられないケースもあるでしょう。そんなときに役立つのが、「有給休暇の時季変更権」です。有給休暇の時季変更権とは、従業員から有給休暇取得の申請があったとき、スムーズな業務の遂行を妨げる可能性がある場合は取得時季を変更できる権利のことを指します。たとえば、多くの従業員がすでに有給休暇を取得していて、これ以上取得されると企業にとって重要な業務が行えなくなるケースなどが該当します。

時季変更権の行使を考えている場合は、事前に従業員に「希望通りのタイミングで有給休暇を取得できない可能性がある」ということを周知しておきましょう。周知しないまま一方的に取得時季を変更すると、従業員のモチベーションが下がるだけでなくトラブルに発展するおそれもあるため注意が必要です。

有給休暇において企業側がとるべき実務手順

有給休暇の取得義務化に向けた体制づくりを行う場合、一定の実務手順をふまえながら進めるとスムーズに導入できます。まず、正社員だけでなくパートやアルバイトまで含めた従業員ごとに、有給休暇の取得状況や取得率などを確認しましょう。最初に現状を分析することにより、問題点を把握しやすくなります。次に、有給休暇の取得において「時季指定方式」と「計画年休制度」のどちらを採用するか決定します。すでに取得率が高い企業であれば、従業員が自主的に有給休暇を取得しやすい環境にあると考えられるため、個人ごとに取得日を決められる方式が向いているでしょう。

逆に、取得率が低い企業の場合は、企業主体でリードできる計画年休制度のほうが適している可能性が高いです。現状分析の結果をふまえ、ベストな方式を選びましょう。最後に、有給休暇の取得計画をもとに従業員に対して取得を促し、年次有給休暇管理簿を作成すれば一連の流れは終了です。

有給休暇においての実務上の注意点とは?

企業が有給休暇を取り扱う場合、法律で定められた制度であることを考えて慎重にならなければなりません。制度を順調に運営するためにも、実務上の注意点について知っておきましょう。

企業側から従業員に有給休暇の取得理由を聞く権利はない

有給休暇は従業員の心身の疲労を回復してワークライフバランスの向上を目指すものであり、休暇を何に使うかは従業員の自由です。このため、企業側から従業員に対して有給休暇の取得理由を聞く権利はありません。仮に取得理由を聞いたとしても違法行為と判断されるわけではありませんが、回答を強要したり理由によって取得を認めなかったりすると違法行為に該当する可能性もあります。有給休暇を申請されると、つい「何のために?」と聞きたくなるでしょうが、あくまでも休暇の用途は従業員の自由であることを念頭に置いておきましょう。もちろん、従業員側も上司などから取得理由を尋ねられても、素直に回答する義務はありません。

基準日を統一する場合従業員によって不利が生じないようにする

中途採用者が多い企業の場合、有給休暇の付与基準日を統一することで従業員間に不公平が生じる可能性もあるので注意が必要です。有給休暇は基本的に入社から6カ月経過した日が付与基準日となりますが、中途採用者が多い企業では入社日がバラバラなことも珍しくありません。付与基準日が従業員ごとに異なり、有給休暇に関する事務作業が非効率的になってしまうことがあるのです。このような場合、事務作業の効率化を図って付与基準日を入社日にかかわらず一定の日に統一している企業もあります。

たとえば、付与基準日を4月1日とした場合、2月1日に入社した従業員にも4月1日になると有給休暇を与えることになります。本来の付与条件である「勤続期間6カ月以上」を満たしていないのに、有給休暇を取得できるようになるわけです。入社時期によって従業員間に不公平が生じてしまうため、基準日を統一する場合は柔軟に制度を変更するなどの対応が必要になります。

就業規則への記載も忘れずに行う

多くの企業では、その企業で働くうえでのルールを明確に定めた「就業規則」が存在します。有給休暇も重要な企業の制度のひとつであるため、就業規則に記載しなければなりません。有給休暇に関する体制が整ったときは、きちんと就業規則にも変更した旨を記載しておきましょう。どのように記載するかは企業により異なりますが、基本的には有給休暇を付与する対象者や付与基準日、付与日数などを従業員にわかりやすいように明記します。このほか、時間単位での付与はどうするか、企業側からの取得時季の指定はあるかといった点も重要なポイントになるので、忘れずに記載しましょう。

有給休暇を取りやすい環境づくりをする

従来の日本では、「より長い時間働く従業員のほうが優秀だ」「周りが働いているのに自分だけ休めない」などの考え方が浸透している企業も多くありました。有給休暇という制度がありながら、形骸化してほとんど誰も取得していないというケースが珍しくなかったのです。有給休暇が義務化されたとしても、従業員が休暇を取得することに罪悪感を抱いてしまうこともあります。その結果、せっかく労働者の権利として確立されたにもかかわらず、従業員に取得させることが難しくなる可能性もあるでしょう。

このため、企業側は少しでも従業員が有給休暇を取得しやすくなるよう、環境づくりを行う必要があります。積極的に取得を勧める通達を出したり、上司から部下へ声をかけたりして、有給休暇を申請しやすい雰囲気をつくるよう心がけましょう。

参考にしよう!有給休暇でユニークな施策をとっている会社事例

有給休暇を取得しやすい体制づくりを目指しているものの、具体的にどのように整備すれば良いのかわからないという経営者も多いです。次はユニークな有給休暇制度を導入している企業の事例をいくつか紹介するので、参考にしてみましょう。

株式会社トライバルメディアハウス

1カ月という長い有給休暇を実現しているのが、「株式会社トライバルメディアハウス」という企業です。勤続年数が5年を経過した従業員に対し、「浮世離れ休暇」と題した1カ月間もの有給休暇を与えています。法律で定められた付与日数は、勤続4年6カ月で16日、勤続5年6カ月でも18日です。それをはるかに上回る1カ月間という長期休暇を与えている点からも、いかに個性的な有給休暇制度であるかがわかるでしょう。1カ月もの休暇があれば、従業員は運転免許証を取得したり、海外旅行したりして有意義な時間を過ごせます。仕事のことを忘れ、心身共に十分にリフレッシュできるでしょう。

ほかにも、結婚記念日休暇という特別な休暇も用意されており、大切な家族とゆっくり過ごすこともできます。堂々と休める日が数多く用意されているのは、従業員にとって大きな魅力だといえます。

パスクリエイト株式会社

「ずる休みを笑って許しちゃう制度」という一見とんでもない有給休暇を導入しているのが、「パスクリエイト株式会社」です。その名の通り、従業員が「ずる休みさせてください」と自己申告すれば3カ月に1回の有給休暇を取得できます。ずる休みと聞くととんでもないと思いがちですが、あえて冗談っぽい従業員共通の言葉を使うことで、罪悪感を抱かずに有給休暇を取得させることができるのです。しかも、「ずる休みを笑って許しちゃう制度」は、申告が当日でも休暇を取得できます。ある朝起きて「今日はどうしても仕事に行きたくない」というとき、素直にずる休みを申告すればよいので従業員がストレスをためこむこともありません。

株式会社アイ・ティ・エス

「株式会社アイ・ティ・エス」では、半年間にわたり1日も病欠をしなかった従業員に対して、休暇を1日与える「健康促進休暇制度」を導入しています。無事に休暇を獲得したときには、うれしさとともに「半年間よく頑張ったな」という達成感もひとしおでしょう。また、自分の誕生月のうち、1日だけ好きな日に休める「バースデー休暇制度」というものもあります。誕生月によっては連休をつくることもできるので、従業員のモチベーションアップにつながります。ほかにも、7~9月の間で好きな日に事前に決められた日数だけ休める「夏季休暇制度」など、ユニークな休暇制度が満載です。

株式会社サニーサイドアップ

福利厚生の充実や楽しさの追究に力を注ぐ「株式会社サニーサイドアップ」には、バラエティに富んだ休暇制度が目白押しです。たとえば、従業員が好きな人に告白したい日に休みを取得できる「恋愛勝負休暇制度」をはじめ、失恋したときにも休める「失恋休暇制度」も設けています。ほかにも、比較的ポピュラーな「結婚記念日休暇制度」や、周囲が反応に困りそうな「離婚休暇制度」まであるという徹底ぶりです。離婚休暇制度は身心を休めるのはもちろん、1日中離婚に必要な手続きに没頭できるという現実的なメリットもあります。

さらに、親孝行したいときに利用できる「ファミリーホリデー休暇制度」、「誕生日休暇制度」など非常に多くの休暇が用意されているので、リフレッシュや休息には最適です。

六花亭製菓株式会社

北海道のお土産として高い人気を誇るマルセイバターサンドを製造している「六花亭製菓株式会社」では、なんと2009年まで20年連続で全従業員が有給休暇を完全取得しています。有給休暇が義務化されるはるか以前から、100%の取得率を達成し続けていたのは非常に驚くべきことではないでしょうか。作業効率の見直しや設備投資、従業員個人のスキルアップなど地道な努力を続け、有給休暇を取得しやすい環境づくりを進めてきたのです。

また、6日以上の長期休暇制度や社内旅行制度などを設け、従業員に積極的に休暇を取得させています。今後も従業員の健康維持のために、さまざまな休暇制度の構築に取り組もうとしており、企業として努力を重ねていることがうかがえます。

株式会社リクルートキャリア

「株式会社リクルートキャリア」では、1年に1回、連続した4営業日以上の有給休暇を取得する「アニバーサリー休暇」を導入しています。生き生きと仕事に打ち込むために定められた制度で、有給休暇を取得すると手当金6万円が支給されるという大盤振る舞いです。有給休暇の取得には罪悪感を抱きがちですが、6万円もの手当金がもらえるなら積極的に取得したいと考える従業員も増えるでしょう。また、3年ごとに連続した5営業日の休暇を取得できる「リフレッシュ休暇」もあり、従業員はまとまった休みで心身ともに回復することができます。

株式会社ロックオン

「山ごもり休暇制度」というユニークな名前の有給休暇を導入しているのが、「株式会社ロックオン」です。従業員に対し、1年に1度、9連休の取得を義務付けています。しかも、休暇中は電話連絡やメールなども一切禁止されており、まさに山ごもりをしたかのように職場との接触を遮断できるのです。何かトラブルが起きているのではないか、連絡が来るのではないかといった気兼ねをすることなく、従業員は心からプライベートの時間を楽しめます。また、休暇中一切連絡が取れないことで自然と事前の引き継ぎが徹底され、業務内容の整理や新しい解決策の生み出しなど、生産性の向上にもつながるというメリットが得られます。

企業は従業員に対して積極的に有給休暇の取得を促そう!

年に5日以上の有給休暇の取得が義務化されたことにより、企業側は従業員に対して積極的に休暇を取得させる必要があります。違反した際の罰則や年次有給休暇管理簿の作成管理なども法律で定められているため、企業も本気で体制づくりに取り組まなくてはなりません。何から取り組めば良いかわからない場合は、サイダスが提供する従業員の情報管理システムなどをチェックしてみると良いでしょう。導入前後のサポートも充実しているので、システム導入に詳しい従業員がいなくても安心です。

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