必ず守りたい！サブロク協定の基礎知識と違反になるケースを徹底解説

働き方改革が進むなか、各企業においてはさまざまな対処がなされています。その中でも特に配慮されているのが残業時間ではないでしょうか。社員の残業には、サブロク協定の締結が必須ですが、担当者は今まで以上にサブロク協定の理解を深めておかなければなりません。この記事では、サブロク協定の基礎知識、書類の作り方や注意点、さらには違反となるケースについて紹介していきます。

サブロク協定と特別条項付きサブロク協定の概要

まず、サブロク協定とはどういったものなのかを解説しておきましょう。ひと言にサブロク協定といっても、状況によって臨機応変に対応できる「特別条項付きサブロク協定」というものもあり、内容は一様ではありません。ここでは、「サブロク協定」と「特別条項付きサブロク協定」の概要について詳しく紹介していきます。

サブロク協定

日本では労働時間が「法定労働時間」というもので制限されており、原則1日8時間・1週40時間以内でなければなりません。サブロク協定とは、従業員に時間外労働をさせるときに締結しなければならない約束のことであり、「時間外・休日労働に関する協定届」とも呼ばれています。この約束を結ばない限り残業をさせることはできないので、人材を雇う場合、大半の企業はこの協定を結ぶことになります。サブロク協定は、労働組合などの労働代表者と、企業・個人事業主などそれを使用する側とで締結をしたうえで労働基準監督署に提出しなければなりません。

特別条項付きサブロク協定

サブロク協定を締結すれば、無制限で残業をさせていいわけではありません。残業の上限時間はあらかじめ決められており、その時間内に納める必要があります。しかし、会社の事情によってはどうしても上限時間を超えて労働者に残業をさせなければいけないケースも出てくるでしょう。その場合、例外的に特別条項の制度を利用することで、無制限というわけではありません。しかし、上限時間を超えても残業させることが可能になるため、万が一に備えて協定を結んでおく企業も多い傾向です。

サブロク協定の締結・届出が必要なケース

サブロク協定は、どのようなときに作成・届出が必要になってくるのでしょうか。意外とルールが細かく定められているので、自分では大丈夫だと思っていても法に引っかかってしまうことがあるかもしれません。ここでは、そのいくつかのケースを具体的に紹介していきます。

法定労働時間を超える場合

労働時間が1日8時間・週40時間に法定労働時間で制限されていることは先に述べましたが、労働基準法第36条でもその時間を超える場合はサブロク協定の届け出が必要であることが明確に記されています。なかには「週40時間で収まっているなら1日の労働時間が8時間を超える日があっても大丈夫」と考える人もいるかもしれません。しかし、トータルの時間ではなく、あくまで1日単位でカウントしていきます。そのため、8時間以上の労働が発生しそうな日が少しでもあるのならサブロク協定を締結しておかなければなりません。また、会社が独自に定めている所定労働時間というものがありますが、法定労働時間とは別のものになるので違いを把握しておく必要があります。
例えば、1日の労働時間が7時間の企業があるとしましょう。その企業では1時間残業したとしても法廷労務時間で制限された1日8時間の枠内に収まっているのでサブロク協定の届け出は必要ありません。このように、会社が法定労働時間の範囲内で自由に設定できる労働時間のことを所定労働時間といいます。また、法定労働時間の範囲を超えないのであれば変則的に労働させることも原則可能です。

法定休日に労働する場合

法定休日の管理にも気をつけなければなりません。法定休日とは「労働者に必ず毎週1回、または4週間のうち4日以上の休日を与えなければならない」と労働基準法で定められている制度です。しかし、この法定休日に従業員を労働させる場合でもサブロク協定の締結が必要になります。例えば、法定休日の日曜日に労働をさせる場合はサブロク協定の締結が必要です。ただ、完全週休二日制を採用している企業の場合、週末の土曜日の休みに関しては所定休日として扱われるので、土曜日の休日出勤だけで済むのならサブロク協定を結ぶ必要はありません。

サブロク協定の効果

サブロク協定を締結することによって使用者・労働者共にさまざまなメリットが得られるようです。ここでは、サブロク協定にはどのような効果が期待できるのかを使用者・労働者それぞれの立場から解説していきます。

使用者にとってのサブロク協定

使用者にとって「法の範囲内で従業員に残業や休日出勤をお願いできる」という点がメリットとして挙げられます。きちんと締結を結んでいることで、従業員に残業をしてもらうときも話をスムーズに運ぶことができます。ただし、上限を超えないように時間を管理するなど、コンプライアンス意識を高く持つことが求められるので注意が必要です。

従業員にとってのサブロク協定

一方、従業員にとっては「違法な長時間労働を強いられるような心配をしなくて済む」というメリットがあります。もし法外な時間外労働を課せられた場合でも、きちんと締結を結んでいるので、それを拒否できる権利が与えられることになります。サブロク協定で労働時間の上限が明記されることによって、使用者もしっかりと残業時間を管理してくれるようになるので、安心して働ける効果も期待できるでしょう。

サブロク協定の対象者は？

サブロク協定の対象者は正社員だけにとどまりません。パートや契約社員も正社員同様に適用されるため、パートや契約社員に残業させる場合であってもサブロク協定を締結することが必要です。さらには、労働者が1人の場合でも作成が必要になります。企業規模が小さいからといって、サブロク協定の締結を怠ったまま残業させるのも違法になるので気をつけましょう。また、管理監督者については36協定の対象外になります。管理職以上の立場になると労働者ではなく会社側の人間になるというのがその理由です。

労働基準法改正前と改正後のサブロク協定の変更点

サブロク協定は、労働基準法の改正により大企業においては2019年4月から、そして中小企業は2020年4月から内容が変更されました。変更点はさまざまな方面におよびます。しかし、働き方改革の理解を深めるためには「どのような変更がなされたのか」について今一度把握しておかなければなりません。ここで、労働基準法が改正される前と改正されたあとでサブロク協定がどのように変わったのかを確認しておきましょう。

罰則の強化

改正前のサブロク協定においても改正後と同様、締結していなかった場合の罰則は設けられていました。しかし、時間外労働時間の上限についてまでは定められておらず、厚生労働省の告示でとどまっていたのが実情です。そのため、法律による上限時間がなかったうえ、特別条項の制度を利用すれば無制限に残業させることが可能でした。改正後は、新たに法律によって上限時間が定められ、守られなかった場合の罰則も厳しく強化されることになりました。

時間外労働時間の上限の変更

時間外労働時間についても変更が施されています。改正前の時間外労働時間の上限は、「1週間15時間」「2週間27時間」など細かい期間で設定されていました。しかし、改正後は「1カ月45時間」と「1年間360時間」とよりシンプルなものになり、トータル的にも上限時間が少なくなっています。また、改正前は特別条項に時間の上限は明示されていませんでしたが、改正後は「年間720時間以内」「1カ月100時間未満」「2〜6カ月平均80時間以内」という明確な上限が設けられました。このため、特別条項を利用しても無制限に残業をさせることはできなくなっています。

健康福祉確保措置の義務化

従業員の健康面の管理にもより配慮しなければならなくなりました。特別条項を利用する場合は、健康福祉確保措置を定めることが必須です。健康福祉確保措置とは、「上限時間を超えて労働させる場合、医師による面談指導や健康診断を受けさせなければならない」とする対策になります。その内容は以下の9項目です。

• 医師による面接指導
• 深夜業の回数制限
• 終業から始業までの休息時間の確保（勤務間インターバル）」
• 代償休日・特別な休暇の付与
• 健康診断
• 連続休暇の取得
• 心とからだの相談窓口の設置
• 配置転換
• 産業医等による助言・指導や保健指導

万が一、健康福祉確保措置を行っていないようなことがあれば、サブロク協定は無効となってしまいます。

書式の変更

書類作成についても改正後においてはいくつかの変更が施されました。変更点としては、「労働保険番号」「法人番号」を記入する欄が新しく設けられたことが挙げられます。改正前は、特別条項の制度を利用する場合もしない場合も一つの書式を兼用していました。しかし、改正後は特別条項を利用する場合、別紙で作成が必要です。延長できる時間数においても、法定労働時間と所定労働時間の両方を記入する必要があり、より明確なルールを提示しなければならなくなりました。

サブロク協定の上限規制が特殊な事業・業務

サブロク協定では上限規制が特殊な事業もあります。そこで、ここではサブロク協定の上限規制が特殊となる事業や業務について紹介します。

建設関連の事業

サブロク協定の上限規則ですが、事業によっては適用が除外されたり猶予が与えられたりする特殊な例もあります。その一つに建設関連の事業が挙げられます。建設業は、実際に建設に携わっていない本店や支店など、現場作業以外の勤務者であっても時間外労働上限が適用されません。その他、電気配線や配管など製造業が行う施設の据付工事についても、上限規制の適用外です。ただし、2024年4月1日以降は、災害の復旧と復興の事業を除いて、ほぼすべてのケースで上限規制が適用されるため、で忘れないようにしておかなければなりません。

自動車の運転業務

「自動車の運転業務」も上限規制において特殊なルールが設けられています。自動車の運転業務とは主にバスやタクシー、トラックを運転する業務にあたるものです。しかし、どうしてこのような業務には上限規制が設けられていないのでしょうか。なぜなら、各ドライバーの労働時間は、荷待ちや客待ちなどの時間を含めて、各事業者においてあらかじめ労働時間に独自の規定を設けているからです。ただし、こちらも建設業同様、2024年4月1日以降は年間の時間外労働の上限が960時間となるなど、適用の取り扱いに変更点が加わるので、該当する事業者は注意しなければなりません。

研究開発業務

「研究開発業務」とは、コンピュータ開発や商品開発といった新技術や新商品を開発している業務のことを指します。その他にも、マーケティングやリサーチ業務も含まれますが、このように開発に携わる職種は、多くの場合裁量的に働いており、事前に設定されたみなし労働時間を採用するケースが多い傾向です。そのため、1日8時間・週40時間という法定労働時間の枠で捉えることが困難となっています。しかし、労働安全衛生法の改正されたことで、1週間あたり40時間を超えて労働した場合には医師の面接指導が必要となりました。上限規制がないとはいえ、「残業時間の管理をしなくていいわけではない」ということを理解しておかなければなりません。

季節的要因で業務量が大変動する業務

造船事業・郵政事業も上限規制は適用されません。なぜなら、このような業種は季節的要因によって業務量が変動しやすいからです。郵政事業を例に挙げて説明すると、年末年始は日本国内で一斉に年賀状が送られるので必然的に業務量が増えます。上限規制を設けていると大量の年賀状をさばけなくなるかもしれません。このように1年を通して繁忙期・閑散期が明らかになっている場合は、上限規制が適用されなくなります。しかし、1年間の合計残業時間の上限はきちんと設定されています。普段から残業時間を管理していないと、いざというときには問題となるため気をつけなければなりません。

サブロク協定届の入手・提出方法

サブロク協定届はどのように入手・提出すれば良いのでしょうか。まず、書式の入手方法ですが、厚生労働省や労働基準監督署のホームページからダウンロードして入手することが可能です。いくつかの書類がリストアップされていますが、サブロク協定が該当するのは「時間外労働・休日労働に関する協定届」と記された項目となっているので見つけ次第ダウンロードしてください。作成した書類は、労働基準監督署の窓口、または郵送で提出を行う以外にも、電子申請システムを利用してオンラインで提出することもできます。サブロク協定は、忙しい生活を送っていても在宅で入手・提出ができるため、しっかり準備を行い申請漏れがないようにすることが大切です。

サブロク協定の提出タイミングと有効期限

サブロク協定の届け出は、提出のタイミングにも十分注意しておかなければなりません。サブロク協定の効力が発生するのは、労働基準監督署に提出してからです。労働者を残業させたあとになって提出することは、基本的に認められていません。そのため、あらかじめ締結を提出前までに完了させておく必要があります。少しでも残業させる可能性があるのなら、就労契約を結ぶときに同じタイミングでサブロク協定も締結しておくのが好ましいでしょう。また、サブロク協定の有効期限は1年間です。必要に応じて更新が必要であることも頭に入れておかなければなりません。
それぞれの従業員とどのタイミングでサブロク協定の締結を行ったのかが分かるように管理体制もしっかり整えておくようにしましょう。

サブロク協定届の項目別の書き方

サブロク協定届の記入を進めていると、項目によっては何を記入すればいいのか分からなくなることもあるでしょう。働き方は、事業によってさまざまで使用者ごとに書き方が異なってきます。そのため、記入項目が何を意味しているのかきちんと理解しておかなければなりません。ここからは、サブロク協定届で記載する項目別の書き方を紹介していきます。

時間外労働の発生事由

「時間外労働をさせる必要のある具体的事由」という項目には、残業をさせる理由について記載しなければなりません。例えば、生産業や製造業においては「急に受注が立て込む」「製品に不具合が出たときはその対応に追われる」などが予想されます。そのようなときには、残業してもらわなければ対応が間に合わなくなるでしょう。この場合、残業の発生事由としても十分に成立するため、「受注の集中」などの理由を記載します。その他の記載例としては、「月末の決算事務」や「納期の変更」なども理由の一つです。これは、どの事業・部署においても発生し得る事由なので汎用性も高いのではないでしょうか。

業務の種類・労働者数・労働時間

「業務の種類」という項目には、残業をする業務の種類を記載する必要があります。例えば、一口に「製造業」といっても、その業務内容は従業員によってさまざまです。「製品管理」や「検査」「機械組み立て」といったように、「労働者一人ひとりがどの部署に振り分けられているのか」を見ながらより具体的な業務内容を記載するようにしましょう。「労働者数」では、実際に残業をする労働者の人数を記載しなければなりません。書類作成の際には、「実際に残業させる必要のある労働者が何人いるのか」を把握しておくことが必要です。
「所定労働時間」では、会社で事前に定めた所定労働時間を記載するようになっています。所定労働時間が7時間と定められているのであれば「1日7時間」と記載しましょう。所定労働時間は、企業によってそれぞれ違うこともあり、この項目は任意での記入になっています。しかし、しっかりと記入しておいたほうがよりルールが明確に記されることになるでしょう。トラブルを少しでも防止するためにも、できるだけ記入しておくことをおすすめします。

延長できる時間

「延長できる時間数」については、「1日」「1カ月」「1年」と項目が細かく分けられています。それぞれに法定労働時間数を超える時間数を定めなければなりませんが、項目ごとにルールが設けられているので確認しておきましょう。まず、すべての項目において「法定時間を超える時間数」「所定労働時間を超える時間数」の2点記載する必要があるということを押さえておいてください。はじめに「1日」の欄では、1日に延長することができる限度となる時間数の記入が必要です。しかし、所定労働時間を超える時間数を協定する場合、超えた時間をあわせて記入することができます。
例えば、所定労働時間が7.5時間の場合、「法定労働時間を超える時間数」の欄で「3時間」と定めていても、「所定労働時間を超える時間数」の欄には「3.5時間」と記載することもできるのです。続いて、「1カ月」の欄ですが、ここでは「法定労働時間を超える時間数」で定められるのは45時間までとなっています。また、1年を通して労働時間が変則的に変わる労働者は「変形労働時間制」が採用されますが、この場合は42時間の範囲内で記入しなければなりません。そして、「所定労働時間を超える時間数」の欄においては、所定労働時間が7.5時間と定めている企業が「法定労働時間を超える時間数」を30時間と定めた場合、「40時間」と記入することができます。
「1年」の項目には、1年間の上限時間を計算するために必要な起算日も記載しなければなりません。また、この1年間において起算日は協定の有効期間に関わらず同一にしておく必要がある点には注意しましょう。そして、「法定労働時間を超える時間数」は360時間以内、「変形労働時間制」に該当する労働者は320時間以内に収めなければならないことも忘れてはなりません。「所定労働時間を超える時間数」では、所定労働時間を7.5時間と定めている企業が「法定労働時間を超える時間数」に250時間と記入した場合、「370時間」と記入することができます。

サブロク協定届の作成時・提出時の注意点

サブロク協定届けを作成・提出する際はどのようなことに気をつけておかなければならないのでしょうか。不手際があると、再提出を求められることもあるため二度手間になってしまいます。確実に受理してもらうためには注意しておくべきポイントを理解しておかなければなりません。ここでは、そのサブロク協定届の作成時・提出時の注意点を紹介していきます。

記入ミスをしない

まず、基本的なことは記入ミスをしないように心掛けておくことです。労働者数や延長時間などの記入ミスがあると、根本的に間違った情報を届けてしまうことになるため、再提出をしなければいけないケースもあるでしょう。そのため、作成の際はよく確認しながら記入を進めなければなりません。また、すべて記入し終わったとしても提出前に記入漏れやミスがないか改めてチェックするようにしておけば、再提出を求められる可能性が少なくなります。2度手間を防ぐためにも、確認作業は怠らないようにしましょう。

時間外労働の理由を明確にする

サブロク協定届は、「なぜ時間外労働をさせる必要があるのか」を明確に記載しておかなければなりません。時間外労働をさせる場合や上限時間を超える理由の記載例は先にも紹介しましたが、「業務多忙のため」などといった抽象的な内容だと認められない可能性が非常に高いです。前の項目でも説明したように、上限時間を超える理由はより具体的な内容を考える必要があるので、「どのようなことが起こると事業が忙しくなるのか」「繁忙期はどのような需要が起こるのか」など、しっかり把握しておくようにしておきましょう。

控えを作成して労働者に周知する

サブロク協定の締結は、届け出の作成・提出だけではなく、控えを作成することにも配慮しておかなければなりません。労働者のなかには、「本当にサブロク協定届は提出されたのか？」と不安を抱く人もいるでしょう。その人たちを安心させるためには、届け出を提出したことを証明できる書類を提示する必要があります。そのため、サブロク協定届を作成し提出したあとは、労働者にも周知できるように控え分も必ず作成しておくようにしましょう。後々のトラブルを回避するためにも、控えの作成は徹底しておくことをおすすめします。

サブロク協定の罰則のケース

事業者はサブロク協定で定められていることが守られないと厳重に罰せられることになります。なかには認識の甘さゆえに罰せられるケースも多々あるので、ルールは正しく理解しておかなければなりません。また、罰則が与えられると過重労働をさせていることが世間に知られることになりますが、そうなると自社に対するイメージは急落することになります。そのようなことを防ぐためにも、「どのようなことがあると罰せられるのか」についてしっかり把握しておきましょう。ここでは、サブロク協定の違反となるケースについていくつか紹介していきます。

サブロク協定の締結・届出なしで時間外労働の強制

サブロク協定の締結・届出を行わずに時間外労働の強制を行った場合、6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科される可能性があります。「労働者との関係性をしっかり築いておけばサブロク協定を締結しなくても大丈夫」と勘違いしている人もいますが、これは立派な法律違反です。労働者が何も言わないからといって締結をおざなりするのは罪になるので十分理解しておいてください。また、残業代をしっかり払っていれば何の問題もないと考えている事業が意外と多く存在しますが、どれだけ多くの給与を払っていようと締結なしでは違法になるので気をつけておきましょう。

サブロク協定の上限時間を超えての労働の強制

サブロク協定の締結をきちんと行っていたとしても罰則が与えられることはあります。サブロク協定で定められた上限時間を超えて労働をさせた場合も、6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科される可能性が出てきます。例えば、3カ月で120時間の時間外労働が発生することを会社と労働者の間で確認していた場合、時間数の計算は期間が長くなればなるほど分からなくなる確率も高まります。企業側の管理が甘くても労働者はしっかりと覚えているケースも非常に多いので、残業時間の管理は普段から徹底して行うことが必要です。
また、特別条項においても同様に罰せられる可能性があります。特別条項を締結することで、例外的に残業させることも可能です。しかし、以前のように無制限に時間外労働をさせられることがないよう改正されています。特別条項にも上限時間は設けられているので、その上限を超えてまで労働させると罰せられることになるので十分注意しましょう。

サブロク協定届は必ず提出しよう！

働き方改革が進んでいたり、過重労働が大きな社会問題になったりするなどにより、サブロク協定への理解はもはや事業者の常識となっています。企業の人事担当者は、サブロク協定の内容を把握することに加え、必要に応じてサブロク協定届を提出しなければなりません。作成・提出の注意点を押さえておくことはもちろん、提出後においても労働者の残業時間の管理を徹底しておかなければ罰則の対象になるので注意しておきましょう。