勤怠管理はアプリでスマートに。おすすめのサービスを紹介

勤怠管理は、従業員の労働時間を正確に把握し、過重労働などを防ぐためにも重要な業務です。しかし、手書きの出勤簿やエクセル入力での勤怠管理は手間がかかるだけでなく、未打刻や労働時間超過の見落としなど、勤怠管理を行う上でさまざまな障壁を生んでしまいます。

そこで昨今導入が進んでいるのが、スマホやタブレットを用いて誰でも簡単に勤怠管理ができる勤怠管理アプリです。

今回は、勤怠管理アプリについて、特徴やメリット、おすすめのアプリについて紹介します。

勤怠管理アプリと連携するなら、タレントマネジメントシステム「CYDAS」がおすすめです。

アプリ対応の勤怠管理システムとは

勤怠管理アプリとは、従来のタイムカードや手書きの出勤簿を使うことなく、スマホやタブレットを用いて簡単に勤怠管理ができるアプリのことです。

これまでの勤怠管理は、手書きやエクセルでの管理が主流でした。しかし、打刻漏れや打刻不正、作業効率の低下といった問題点の発生が懸念されていることに加え、労働時間の短縮や生産性の向上が重視されることを背景に、効率の良い勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

勤怠管理アプリはパソコンだけでなく、スマホやタブレットなどからも利用できるので、場所を問わずいつでも利用できます。操作も簡単なので、従来の勤怠管理よりも作業に手間がかかりません。

近年はリモートワークや在宅勤務が広まったこともあり、勤怠管理アプリは急速に普及しています。

勤怠管理アプリを導入するメリット

従業員側のメリット

• 場所を選ばず、出退勤の打刻ができる
• 有給・休暇の申請や打刻修正が簡単にできる
• 営業職など職種によっては直行直帰できる
• 自分の勤怠状況をいつでも確認することがきる

管理者側のメリット

• 業務効率がアップし労働時間を削減できる
• 未打刻や不正打刻を防ぐことができる
• リモートで勤怠管理ができる
• アラート機能で残業や休日出勤などによる業務時間の超過を把握できる

従来の手書きの出勤簿やタイムカードによる勤怠管理では、勤怠集計の手間がかかることや記入・入力のミス、打刻漏れなど、さまざまな問題点が生じていました。

勤怠管理アプリを利用すれば、これら勤怠管理業務の問題点を解決できます。

勤怠管理アプリのタイプ

現在リリースされている勤怠管理アプリは以下3つの種類に分けられ、機能が異なっています。それぞれの特徴について解説します。

タイムレコーダー型

タイムレコーダー型アプリは、タイムカードを用いた出退勤の管理を、アプリに置き換えて行うタイプです。アプリをインストールしたタブレットを設置し、従業員ぞれぞれがアプリの画面に表示されるボタンを押すことで出退勤を記録するので、誰でも迷わずに打刻できます。

タイムレコーダー型アプリは、アルバイトやパートの出入りが多い職場など、不特定多数の人が出入りする職場の勤怠チェックに利用すると便利です。手書きの出勤簿やタイムカードを使用せずに、出退勤の打刻をしたい場合におすすめです。

多機能型

多機能型アプリは、タイムレコーダー型の機能に加え、シフト管理や有給管理、休日出勤のチェック、打刻忘れのアラート通知といった機能が付いているタイプです。

多機能アプリの特徴は、パソコンやスマホ、タブレットからの打刻ができることや、従業員のモバイル端末を使用すれば職場の外からでも打刻ができることです。さらに生体認証やGPS認証といった機能もあるので、不正打刻やなりすましを防ぐこともできます。

多機能型アプリを導入すれば、正確な勤務状況を把握することができるので、さまざまな勤怠管理の課題解決につながるでしょう。

他業務連動型

業務連携型アプリは、勤怠管理以外に、給与計算ソフトや会計ソフトなど人事に関連する業務と連携させ、業務の効率化を図ることができるタイプです。アプリによっては、既存のシステムと連携させることも可能です。

このように業務連携型アプリでは、一つのサービスで人事や労務の業務をまとめて管理することができます。これまでかかっていた時間やコストを大幅にカットできるでしょう。勤怠管理とあわせて、他のバックオフィス業務の効率化を図りたい場合におすすめです。

勤怠管理アプリの比較ポイント

勤怠管理アプリの導入にあたって、複数のアプリを比較検討する際どのようなポイントをもとに比べればよいのか、分からない担当者もいるでしょう。

勤怠管理アプリを比較する際は、まず自社の勤務形態に沿っているか確認したうえで、料金や基本機能、サポート体制などをチェックすることが大切です。

自社の勤務形態・雇用形態に対応できるか

まずは、自社の勤務や雇用の形態に対応できるか確かめましょう。いくら料金や機能が魅力的でも、自社に合っていなければ勤怠管理に役立てることはできません。

確認するポイントは以下のとおり。

• 直行直帰が選べるか
• 複雑なシフトでも管理できるか
• テレワークでも対応できるか
• 休憩時間も自分で打刻できるか

勤務や雇用の形態が多様な会社ほど、打刻方法の種類には注意が必要です。

既存の給与計算システムと連携できるか

勤怠のデータは給与計算の元となるため、既存の給与計算システムとの互換性については特に気を付けたいポイントです。

勤怠管理と給与計算の2つのシステムが連携されていると、従業員が出退勤の打刻をするだけで、時間外勤務や有給休暇などの給与計算を自動的かつ正確に行うことができます。

勤怠管理アプリの導入と同時に、新たな給与計算システムを導入する場合は連携できるかどうか、チェックしましょう。

目的に沿った機能か

自社の目的に沿っているかも、大切なポイントです。いくら高性能な勤怠管理アプリでも、自社の目的に沿っていなければ、業務の効率化を図ることはできません。

まずは先に挙げた3つの種類のうちどれが自社の目的に沿っているのか、また、業務の課題を解決するアプリはどれなのか見極めたうえで、比較検討しましょう。

例えば、不正打刻を防止したい場合は、生体認証が可能なサービスや打刻時にGPSで位置情報を記録できるサービスが、長時間労働の防止にはログオフ打刻の可能なサービスがおすすめです。

無料体験、無料プランがあるか

無料体験やお試しプランがあるかも確認しておきたいポイントです。導入後に「思ったよりも効果がない」と後悔しないよう、本格的な導入の前に無料プランを利用し、期待できるほどの費用対効果があるか把握しておきましょう。

勤怠管理アプリは、多くの従業員が使うシステムです。操作性や使用感が良くなければ、社内全体の生産性の低下にもつながってしまいます。料金や機能にくわえ、使いやすさもチェックしましょう。

サポート体制はしっかりしているか

導入後、何らかのトラブルや不具合にも丁寧にサポートしてくれるか、よく確認しておくことも大切です。特に導入して間もない頃はまだシステムに慣れていないため、すぐにトラブルに対応できないでしょう。導入時や利用開始後も丁寧にサポートしてくれるか、確認しておけば安心です。

その際は、サポートサービスは運用コストに含まれているのか、別途料金が必要なのかも確認しましょう。

勤怠管理アプリの提供会社によって、サポート体制は大きく異なります。そのため、サポ―体制が充実している勤怠アプリを選んでおくことをおすすめします。

外国語に対応しているか

昨今の労働環境は国境を越えており、海外出身の従業員を雇用する企業も増えてきました。世界共通語といわれている英語をはじめ、中国語など多言語に対応しているかも確認すべきポイントです。国外にも拠点がある場合は、現地時間に対応していると便利でしょう。

今は他の言語に未対応で問題がなくても、将来的に海外進出を視野に入れている場合は、外国語に対応している勤怠管理アプリを選ぶことをおすすめします。

運用コスト・利用料金は妥当か

勤怠管理アプリを提供する会社の多くが、利用人数に応じて料金が異なる月額課金制を採用しています。よって、組織改革による大幅な従業員数の増減で勤怠管理の運用コストも大きく上下することを念頭に置く必要があります。将来的な会社の方針を把握したうえで選ぶことが大切です。

また、月額料金とは別に初期費用などの導入コストが発生するケースもあるため、導入時にかかるコストと導入後コンスタントにかかるコストについても、把握しておきましょう。

おすすめの勤怠管理アプリ

数多くある勤怠管理アプリの中から厳選したおすすめアプリを5つ紹介します。それぞれの特徴や機能についてまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

５ヶ国語対応｜ジョブカン勤怠管理

ジョブカンは、ICカードリーダーと連携し従業員の打刻を管理できる勤怠管理アプリです。英語をはじめとした5ヶ国語に対応しており、外資系企業や海外支社をはじめ、飲食や医療業界など幅広い業種や規模の企業で利用できます。すべての機能を30日間無料で使えるプランもあるので、初めて導入する企業も安心して試すことができます。

ジョブカンの最大の魅力は、勤怠管理機能のみなら月額200円で導入できることです。その他機能を追加すると費用が発生しますが、最低限の機能だけで始める場合やコストを抑えたい場合にはメリットが多いアプリだといえます。

市場シェアNo.1｜KING OF TIME 

KING OF TIME（キングオブタイム）は、導入企業数4万3,000社、利用者数255万人という市場シェアナンバーワンの勤怠管理アプリです（富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場 2022年版」勤怠管理より）

多種多様な打刻方法に対応しており、全機能一律300円というコスパの良さや充実したサポート体制で多くの企業に支持されています。また、複雑な要望にも応える豊富な機能や誰でも簡単に使える操作性は評判を得ており、最新のセキュリティシステムを搭載しているので、情報漏洩などの面においても安心して利用できます。

サポート体制充実｜jinjer（ジンジャー）勤怠

ジンジャーは、人事・労務向けのクラウドサービスを提供している勤怠管理システムで、最大の特徴は、各業務に必要な情報を自動で連携していることです。常に正しく最新の情報を管理することができるので、更新に伴い変更が必要になるワークフローや給与計算、経費処理をスムーズに進めることができるというメリットがあります。

また、打刻データの蓄積から従業員の離職を未然に防ぐ、エンゲージアラートメント機能も付いているので、人材育成の面でも大いに役立てることができるでしょう。

働き方改革をサポート｜マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワードは、あらゆる雇用形態に対応している勤怠管理アプリで、最大の特徴は、マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることです。

また、基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、さまざまな就業ルールに沿って勤怠管理できるので、人事・労務の業務を一元的に管理できます。さらに、人事管理システムや給与システムなど他のシステムとの連携も可能で、複雑な集計も自動で計算してくれます。

勤怠管理もできるタレントマネジメントシステムならCYDAS

勤怠管理アプリは、パソコンやスマホ、タブレットで簡単に勤怠管理ができるシステムです。紙の出勤簿やエクセルでの勤怠管理に比べると、作業の手間がかからず、いつでも勤務状況を確認できるので、業務の効率化や適切な労働時間を確保できるといったメリットがあります。

勤怠管理アプリのタイプには、タイムカードを用いた出退勤の管理を、アプリに置き換えるタイムレコーダー型、タイムレコーダー型の機能に加え、シフト管理などができる多機能型、給与計算ソフトや会計ソフトなど人事に関連する業務と連携させることができる他業務連動型があるので、自社の目的や形態に沿ったタイプのものを選びましょう。

サイダスの勤怠管理システムは、外部の勤怠・給与システムと連携が可能なので、人材データベースの更新作業の簡素化が実現します。また、労働時間や残業時間、有給の残数などをリアルタイムで確認できるダッシュボードを利用することで従業員一人ひとりの勤怠への意識が高まり、会社全体の生産性向上にもつながるでしょう。