目標管理システムとは｜機能や導入のメリット、システムの比較ポイントを紹介

「目標達成意識が希薄でなかなか業績が上がらない」「目標管理の業務が負担になっている」など、目標管理制度を導入している企業の人事担当者や経営者の中には、このような悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

生産性向上やコミュニケーションの促進など、数多くのメリットがある目標管理制度ですが、導入・運用にあたっての手間は少なくありません。特に、紙やExcelで管理している場合は、なおさら業務が負担になっている人は多いはずです。

そこで本記事では、目標管理システムの機能や導入のメリット、選び方のポイントをご紹介します。目標管理の業務の負担を減らすため、システムの導入を検討している人は、ぜひ記事の内容を参考にしてみてください。

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目標管理システムとは｜活用される背景と導入の目的

目標管理システムとは、目標管理に関するデータを一元管理するためのシステムのことです。目標管理制度における情報の管理をシステムに任せることで、業務の負担を軽減できるメリットがあります。

目標の設定からスケジュールの調整、目標管理シートの配布・集計など、人事や現場管理者の業務負担が大きい目標管理の課題を解決するため、多くの企業で目標管理システムが活用されています。

そもそも目標管理制度（MBO）とは

目標管理システムについて理解を深めていく前に、そもそも目標管理制度（MBO）とはどういったものなのかを改めて確認しておきましょう。

目標管理制度、通称”MBO”の正式名称は「Management by Objectives（目標による管理）」です。経営学者ピーター・ドラッカーが提唱した組織マネジメント手法で、個人・部門ごとに設定した目標の達成度を評価する制度として活用されています。

MBOの特徴は、社員が自分で目標を決めることにあります。目標管理といえば「上司が社員の目標を決めて管理する」という意味に捉えられがちですが、MBOは社員が上司と相談しながら目標を決定・管理していくのが大きな特徴です。

社員一人ひとりが自ら目標を設定し主体的に業務を遂行していくため、上司が一方的に目標を決定・管理するよりも、仕事のモチベーションを高めやすいメリットがあります。

目標管理制度（MBO）の詳細については、以下の記事もご参考ください。

紙やExcelでは運用に課題がある

目標管理システムを導入していない場合は、紙やExcelで目標を管理することになりますが、これらの方法には無視できない課題があります。紙やExcelでの目標管理の課題について知り、目標管理システムとの違いを把握しましょう。

1.業務の負担が大きい

紙やExcelでの管理では、スケジュールの調整や目標管理シートの配布・集計などの作業が煩雑になりがちです。手作業で目標管理シートを取り扱うと、手間がかかるうえに人的ミスも発生しやすくなります。

2.情報が共有しにくい

目標管理制度に関する情報は評価者の個人パソコンに分散して管理されるため、情報の共有が難しくなります。評価者が変わる場合に仕事を引き継ぐのが面倒になるうえ、個人に管理を任せるとセキュリティ面でも不安です。

3.紛失や計算ミスのリスクがある

目標管理シートの紛失や計算ミスのリスクも無視できません。数式の修正やデータの復旧が必要になれば、業務の負担はさらに大きくなります。

目標管理システム導入の目的

データの集約・蓄積・分析

目標管理制度に関連する情報を一元管理することで、目標の設定から評価結果の集計、フィードバックまで、一連の運用の流れを支援し、情報を集約・蓄積する狙いがあります。

たとえ目標管理制度を社内で導入していたとしても、課題の分析や社員へのフィードバックが不十分であれば組織全体の生産性向上にはつながりません。チームや組織では、評価する上司が変わるということも少なくありません。そのような状況で部下のスキルやキャリア希望などの必要な情報が関係者で連携されていないと、適切な目標管理の実施はできません。目標管理システムで、過去の情報を蓄積し管理することで、運用のために必要な情報を関係者へ連携することが容易にできます。また、蓄積された情報から、チームごとの達成度を可視化するなど、分析にも活用できます。

目標管理ツールとして評価業務を効率化

目標管理における業務の負担を軽減し、浮いた時間を別の業務に割くためのツールとして目標管理システムは存在します。
目標管理では次のプロセスが一般的です。

日々業務がある中で、このプロセスを進めることは容易ではありません。提出の催促、入力漏れのチェック、集計など、適切な運用のためには実施しなければならないことが数多くあります。

日本では、賞与や給与に関わる人事評価制度のひとつとして目標管理を運用する企業が多く、このような運用の煩雑さを理由に、期初の目標設定と期末の評価のみ実施しているというケースが少なくありません。目標管理システムを利用することで、このような運用プロセスを効率化できる狙いがあります。

評価の納得感を高める

近年、VUCA時代と言われるように将来を見通せない状態が続いています。そのような背景から、目標管理を適切に運用し、社員の成長、延いては組織の成長につなげていきたいという企業が増えてきています。目標達成のためには適切な目標の設定はもちろん、社員一人ひとりの意欲を高めることも重要です。詳細なデータをもとに、それぞれの日々の活躍を具体的にフィードバックできる目標管理システムは、目標達成の意欲を高める役割も果たしています。評価のプロセスや基準が明確になることで評価の納得感を高めることができます。

目標管理システム・ツールのおもな機能

目標管理システムにはデータの管理機能だけでなく、さまざまな機能が搭載されています。たとえば、セキュリティ強化に役立つ「権限設定」や、社員同士のコミュニケーションを活性化する「コミュニケーション機能」はその代表例です。

紙やExcelによる管理で多くの時間をとられていた業務を、目標管理システムを活用すれば大幅に効率化できます。

上記について、1つずつご紹介します。

データの一元管理

目標管理システムでは、評価の過程や面談の記録などを社員データに紐づけて一元管理できます。

社員データに紐づけて管理しておけば、いざ評価時期が来た際に必要なデータを瞬時に引き出せます。一元管理によって進捗管理にかけていた時間を大幅に削減でき、慌てることなく目標管理業務を進められるでしょう。

また、これまで紙やExcelで管理してきたシートを、システム上で再現することも可能です。既存の目標管理制度をそのまま使用できるので、システム導入にあたって制度を作り直す必要がありません。

データの集計自動化・分析

目標管理における業務負担軽減に大いに役立つのが、データの集計自動化機能です。これは蓄積されたデータをプログラムが読み取り、人事評価の集計作業を自動で進めてくれる機能のことです。

目標管理の中で特に負担の大きい集計作業を自動で進めてくれるので、格段にデータ管理がしやすくなるうえ、人的ミスによってデータの入力や計算方法を間違える心配もありません。

自動化で集まったデータは、人事評価に関する分析に活用できます。たとえば、部署や職種の違いによる評価のばらつき具合を確かめる機能を使えば、評価会議や査定会議をスムーズに進められるでしょう。

権限設定

目標管理システムでは、ユーザーごとに閲覧・編集の権限を細かく設定できます。表示項目やデータ参照を細かく権限設定できるので、 人事のみ閲覧可能、全社員閲覧可能といったような使い分けが可能です。

従来の紙やExcelでの管理では、誤送信や誤配布によって想定外の社員がデータを閲覧できてしまう失敗例も珍しくありませんでした。その点目標管理システムでは、あらかじめ閲覧・編集の権限を設定しておけば、評価フィードバック前にデータが漏れる心配がありません。

特に、手作業による管理では人的ミスがつきものです。管理業務における人的ミスのリスクを権限設定によって減らせるのは、目標管理システムならではのメリットです。

帳票の入出力・システム連携

目標管理シートや人事評価シートなどの各種帳票の入出力も、目標管理システムに搭載されている機能の一つです。ExcelやCSV、紙文書などの好みの形態でシステムに保存されたデータを出力できます。

データが増えれば増えるほど管理しづらくなるのは紙文書のデメリットですが、内容の全体像を一目で確認しやすいのは電子データにはないメリットです。帳票の出力機能があれば、データそのものはシステム上で管理し、データの分析は紙文書でじっくりと進めるといった使い分けができます。

また、API連携に対応している製品であれば、給与システムや人事評価システムなどの他システムにデータを移すことも可能です。

コミュニケーション機能

目標管理システムの中には、組織内のコミュニケーションを活性化するための機能が搭載されているものもあります。具体的には、「アンケート機能」や「掲示板機能」などがコミュニケーション機能の例として挙げられます。

たとえば、アンケート機能を活用して意見を集めれば、社員一人ひとりの生の声を吸い上げることが可能です。上からの一方的な管理ではなく、組織全体の意見を反映した目標管理制度を実現できます。

また、掲示板機能を活用して社内のノウハウやよくある悩みを共有していけば、業務の大幅な効率化が期待できます。目標管理システムを通じて社員全員が利用できる社内掲示板をつくることで、社内での情報共有を習慣化できるでしょう。

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目標管理システム導入のメリット

管理業務が効率化できること以外に、目標管理システム導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

特に、紙やExcelでの管理と比較して、どんな恩恵を得られるのかは重要なポイントです。ここでは目標管理システムを導入する4つのメリットをご紹介します。

目標管理システム導入のメリットとしてまず挙げられるのが、業務の効率化です。これまで手作業でおこなっていた業務の一部をシステム上で管理することで、目標管理業務にかかる工数を大幅に削減できます。

たとえば人事における業務は、システム導入の恩恵を実感しやすい業務の一つです。評価対象の社員が数多く存在する場合でも、データの一元管理が可能になるため、業務の一部をシステムに任せて自分はコア業務に時間を割けるようになります。

また、評価する側の人事管理者や経営者だけでなく、評価される側の社員たちも恩恵を得られるのがシステム導入の大きなメリットです。目標管理シートをシステム上で提出できるようになれば、上司に報告をする社員の効率も上がり、結果として組織全体の生産性向上につながります。

社員の目標達成への意欲が上がる

目標管理システムを利用することによって、社員の目標達成への意欲が上がる効果も期待できます。自分の頑張りが信頼できるデータとして表れるのでモチベーションが上がり、目標達成に向けた行動を主体的にとるようになります。

紙やExcelで目標を管理する場合は、管理業務の負担が大きすぎるせいで社員へのフォローやフィードバックがおろそかになりがちです。その点、目標管理システムであれば管理業務の大部分をシステムに任せられるので、より適切なフォローとフィードバックが可能になります。

緻密なデータによる客観的な評価に加え、改善を促すフィードバックが具体的であれば、社員の目標達成への意欲が上がることは言うまでもありません。目標の管理者と社員、双方にとってメリットとなるのが目標管理システムの大きな魅力です。

目標管理の精度が高まる

目標管理の精度を高めたいと考えている場合にも、目標管理システムは有効的です。「目標管理制度がうまく機能していない」「もっと細かく管理したい」など、目標管理をするうえで抱えがちな悩みの解決策となりえます。

たとえば、先に紹介した「アンケート機能」はその代表例でしょう。目標管理制度に対する社員の率直な意見を反映できるので、社員全員が納得できるような制度を実現できます。

また、過去のデータを確認しやすいのも目標管理システムならではの強みです。過去の評価や面談履歴を適宜確認し、必要に応じて課題を解決していけば公正かつ客観的な評価をしやすくなります。

目標管理システムの比較ポイント

ひとくちに目標管理システムといっても、種類によってその特徴や強みはさまざまです。自社の環境に適したシステムを導入するためにも、比較ポイントを正しく理解したうえで選ぶことが大切です。

クラウド型かオンプレミス型か

目標管理システムの提供形態は、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つに大きく分けられます。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

オンプレミス型のほうが導入に時間やコストがかかるだけでなく、自社で運用・管理をしなければならないため、まずはクラウド型での導入を試してみるケースが多いようです。クラウド型とオンプレミス型いずれの提供形態にしても、最も大切なのは自社の環境に適しているかどうかです。導入の目的に応じて適切な提供形態を選択しましょう。

ITに強くない社員でも使えるか

目標管理システムは、操作性・使いやすさも大切です。目標管理システム導入は人事管理者や経営者の業務負担軽減だけではなく、社員の負担軽減や社内コミュニケーション活性化を図る狙いもあります。そのため、管理する側の人間が使いやすいかどうかはもちろん、「ITに強くない社員でも使えるか」という視点を忘れないようにしましょう。

目標管理システムは一部の社員だけに限らず、若手からベテランまで幅広い年齢層の社員が利用するものです。ITに強い一部の社員しか使いこなせないようなシステムであれば、わざわざ導入してもその恩恵を十分には得られません。

このような観点から、システムを導入して組織全体の生産性を向上させるためには、説明にあまり手間がかからず、直感的に操作できるシステムを選ぶ必要があります。

カスタマイズできるか

システムのカスタマイズ性も重要な比較ポイントの一つです。目標管理制度は一度構築すれば完成ではなく、進捗状況を踏まえ、社員の意見を反映しながら適宜修正を加えていくものだからです。

時には自社の目標管理制度が大きく変わるケースも珍しくないため、導入後も柔軟に対応できるシステムかどうか、あらかじめ確認することをおすすめします。

たとえば同じシステムを利用する場合でも、「スタータープラン」「プロフェッショナルプラン」といったように複数のプランが用意されている場合があります。プランによって内容は異なるため、自社の課題や目的にあったサービス・機能を利用できるかを確認するのが重要です。

そのほか、現在使用しているシステムやツールとの連携機能、拡張機能のバリエーションなども、システム選びの際に比較すべきポイントです。

目標管理システムならCYDAS

目標管理システム導入によって管理業務の負担を軽減できれば、管理者はもちろん社員の業務も効率化できます。会社の規模によっては紙やExcelでの管理で十分かもしれませんが、目標管理における業務量や煩雑さに課題を感じているのであれば、目標管理システムを導入するのが得策です。

「目標達成意識が希薄でなかなか業績が上がらない」「目標管理の業務が負担になっている」といった悩みを抱えているのであれば、目標管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

たとえば株式会社サイダスがリリースしている「CYDAS」なら、現在運用中の目標管理制度を変更することなく、そのままシステム上で再現可能です。

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