2020.01.20

人事考課で従業員のモチベーションを上げよう!手順や評価の観点を徹底解説

人事考課で従業員のモチベーションを上げよう!手順や評価の観点を徹底解説

人事考課は多くの企業で取り入れられている制度ですが、有効に運用できている企業はどれくらいあるでしょうか。人事考課は適切に行えば大きなメリットが期待できる制度ですが、実施においては注意すべき点もあるため注意が必要です。この記事では、人事考課の概要や導入するメリット・デメリット、実施する際の手順や注意点などについてお伝えします。

人事考課とは?人事評価とは違うの?

「人事考課」とは、従業員をさまざまな判断材料を一定の基準で公正に査定し、その結果を基に従業員に対して適切な処遇を行うことを目的とした仕組みのことです。従業員の業務に対する貢献度ならびに職務の遂行能力、業績やスキルを、個人の主観を交えることなく適切に査定した結果、賃金、昇給、昇進、配置などの人事に反映されます。人事考課は、賃金や昇格を決めるだけのものではなく、単に従業員をランク付けしたりするものでもありません。人事考課は、上長や同僚、部下などのからの他者評価とともに、自己評価も交え総合的な観点で査定します。企業に貢献している従業員には昇給や昇格など適切に待遇を改善し、自己評価と他者評価に大きな隔たりがあれば、正しく把握するためにお互いの合意点を見い出すべく面談を行います。

このように、従業員が不信感や不満を持つことなく企業と従業員とが円滑な関係を築ける人事考課は、企業の目指す方向性を整え、組織全体のモラル向上に役立つ有用な制度です。ときに、「人事考課」と「人事評価」が混同され、同様のものとして捉えられることが少なくありません。しかし、厳密には両者はそれぞれ異なる意味を持ちます。人事考課は、あくまでも従業員本人の企業貢献度やスキルを査定し、昇給や昇進など人事面における処遇を適切に行うことを目的とした制度です。対して、人事評価は、売上などの直接業績に関わる成果が評価の対象となる点に違いがあります。企業によっては、人事考課と人事評価を使い分けているところもあり、結果重視の人事評価に対して、人事考課が従業員の満足度やモチベーションアップに役立っています。

人事考課のメリット

多くの企業が人事考課制度を取り入れているのは、結果的に企業存続に大きく寄与しているからに他なりません。以下に、人事考課を実施するメリットを紹介します。

1.会社の方針や理念に基づいた行動規範を示せる

人事考課の評価基準を従業員に公開することで、企業の方針や理念に基づいて行動するにはどうしたら良いかの指針が明らかになります。企業が従業員に期待する行動を明文化し可視化することにより、企業全体で同じ方向性を共有でき、目標に向かって業務を進めることが可能になるのです。

2.従業員の成長を促せる

人事考課は、偏重した主観的な意見で査定されるものではありません。上長や同僚、部下、加えて自己評価を通して査定されるものです。具体的な評価基準に基づいて査定された結果は正当なものであり、自分の改善点や問題点が浮き彫りになります。そのため、今後のキャリアパスに必要な評価、求められる人物像のイメージが明確になり、目標に向けて従業員のさらなる成長を促すことができます。

3.従業員のモチベーションの向上や維持につながる

人事考課によって公正な評価に基づいて適切な給与や役職を与えられることは、自分の行動や業績が多くの人に認められた証拠であり、従業員の満足度につながります。頑張り次第で正当な評価が得られ従業員に還元される企業であれば、従業員のモチベーション維持や向上に効果的です。

4.上司とのコミュニケーションが円滑になる

人事考課は一方的に上司が部下を評定するものではありません。正しい査定を行うために、上司と従業員との面談の場が設けられます。話し合いでコミュニケーションを取りながら、お互いの合意のもと査定することになるわけです。面談では、上司が従業員の貢献度や能力などについて正しく把握し、従業員が抱える問題点などを理解し助言をするなどしてコミュニケーションを図ることで関係性が円滑になります。従業員は自分を理解し公平に評価されることに安心感を持ち、無駄なマイナス心理を排除してくれるでしょう。

人事考課のデメリット

人事考課は企業にとって多くのメリットをもたらしますが、運用方法によってはデメリットと感じることもあるため注意が必要です。どのような点がデメリットになり得るのか紹介します。

1.時間がかかる

人事考課制度を導入する際は、どうしても準備に手間取ってしまうものです。業種や会社理念などによりどれも一律ではなく、会社ごとに公正で適切な評価ができるように定めなければなりません。そのひとつひとつの評定の項目と評価基準を適切に定めるステップに時間を要することになります。いい加減な間に合わせの評価基準では人事考課を導入する意味がありません。また、場合によっては評価者の評価スキルを高める研修なども必要です。

2.従業員から不満が出る可能性がある

人事考課のひとつひとつの項目について、ABCや5段階で評価します。結果は数値化して点数で計算することになるため、自ずと合計点で上位から下位のランク付けができてしまうのは仕方のないことです。しかし、このようにして明らかにされた序列に、評価の低い従業員から不満が出る可能性があります。最悪の場合、離職につながることもあるため、従業員の成長努力やモチベーションアップにつながる対策が必要です。

3.従業員の理解が必要

何のための人事考課制度なのか、目的を履き違える従業員が出ないとも限りません。適切な人事考課を行わないと、従業員が評価基準に囚われすぎるあまり、評価される仕事しか行わなくなることが危惧されます。

4.不正が行われる可能性がある

また、他の従業員の評価を下げて自分の評価を相対的に上げるなど、不正な行動を従業員が取ってしまう可能性も否定できません。このように、人事考課を導入する際には、従業員全員の正しい共通理解のもと進めなければならないのです。

人事考課は4ステップで行う

企業と従業員にとってメリットもあればデメリットもある人事考課ですが、ステップごとのポイントを押さえていけば、デメリットを乗り越えて、お互いに大きなメリットを得ることができます。一般的に、人事考課を導入する4つのステップは以下の通りです。

  1. 企業基準の策定
  2. 目標設定
  3. 評価
  4. フィードバック面談

次の章では、それぞれのステップについて実施方法やポイントを説明します。

人事考課のステップ

1.企業基準の策定

人事考課の導入にあたり、モデルケースとなるサンプルをそのまま取り入れてしまうことは意味がありません。企業独自に現状を踏まえて策定してこそ適切な評価と人材育成につながり、結果的に企業の業績アップにもつながるのです。そのためには、初めに企業理念や戦略に基づいた評価項目を策定し、どこを重視すべきか、どこを平均とするかなど、それぞれに基準値を定めなければなりません。特に、従業員に階層や階級を設ける場合は、評価者の主観が影響することなく、それぞれに明確に基準値を設定しておくことが重要です。

基準値とは、5段階評価とする場合、どの水準に到達していれば「AやS」「5」とするかの判断の根拠とする内容です。評価者によって判定が不明瞭にならず機会的に判定できるよう、評価項目、基準値、評価方法について定め、それぞれ明文化しておく必要があります。このステップのポイントは、「評価項目や基準値を定めるにあたっては、企業理念や企業戦略を念頭に置いて決めること」です。評価項目の定め方については後述します。

2.目標設定

人事考課の次のステップは目標設定です。あまりに現実的でない大きすぎる目標設定は、従業員の意欲を削ぐことにもなりかねません。目標は、上長と従業員の双方の話し合いの中で、企業と部署の目標及び従業員の意向を鑑み現実的な目標を設定することが妥当です。必ずしも労せずして成し遂げられるような低い目標設定にすることはなく、努力すれば達成できる可能性がある範囲内に目標を定めることが重要です。そのためには、上長は、過去の業績や資質などを正しく判断し、企業やチームの目標と従業員の意向の両方を汲んだ目標が設定できるように導かなければなりません。く。最終的には、従業員本人が自分で納得できる目標を設定することになります。

このステップのポイントは「従業員が取り組むべきことが具体的にわかり、達成度が数値で表せる目標を立てること」です。目標は簡単には達成できず、努力次第で達成できる可能性がある、という程度の難易度で目標設定することも大切なポイントです。

3.評価

上長はステップ1で定めた企業基準に従って従業員を評価します。気をつけなければならないのは、上長が部下の優劣や序列を決めるために査定するのではないということです。個人的な相性や付き合いの程度で主観や先入観の入る余地がなく、誰に対しても公平な評価が下されなければなりません。将来性のある部下の成長を期待するあまり、厳しい目で評価したくなることもあるでしょう。しかし、ここでは認知バイアスが働くことなくフラットな目線で、部下を育成する視点で適切に評価することが重要です。

人事考課は、同じ評価項目について従業員自身も自己評価を行います。上長は従業員の自己評価も鑑みる必要があります。そのうえで、上長により評価が分かれるのではなく、誰が評価しても納得のいく根拠が示せる評価でなければなりません。このステップのポイントは「できる限り客観的に評価すること」です。

4.フィードバック面談

人事考課は、上長の査定と従業員の自己評価で昇給や昇格が決定して終わりというものではありません。評価に対するフォローがなければ、人事考課制度を運用する意味がないといっても過言ではないほど、次のステップは重要な意味を持つものです。今期の反省点を振り返り時期の目標を定めるためにも、評価者である上長と従業員との面談は欠かせません。面談の場では、ステップ3の評価をもとにして上長から従業員へのフィードバックを行います。

上長は、評価結果だけを伝えるのではなく、従業員本人の納得がいくように評価の具体的な根拠を示す必要があります。また、上長は、評価が低く改善すべき点だけに終止するのではなく、評価が良かった点についても積極的に伝えましょう。でなければ、平均よりも全般的に評価が高い従業員であっても、どうしてもマイナスイメージが残ってしまいます。人事考課は従業員のモチベーションを高め育成するためのものであるべきです。評価者が決して上から目線で部下に対して裁定や審判を下すものではないことを理解しましょう。なぜ低評価になったのかを追及するのではなく、次期はどう改善したら良いと思うかの答えを自主的に引き出せるように運びましょう。

従業員の評価が低かったとしても、従業員本人が卑屈にならずに話しやすい相談しやすい場になるよう上長が導かなければなりません。まして、定めた目標に到達しているのに、他の従業員との相対評価で止む無く高く評価できない場合は、特に丁寧なフィードバックを行う必要があるのです。従業員が、どのような観点でどのような基準で評価されたかが納得いけば、会社や上長に対する不信や不満を解消することができます。フィードバックの面談の場で、次期に向けた目標設定とアドバイスにより、疑問点や不満点などを聞き取り解決に導くことが重要です。人事考課により自分の長所や短所が可視化できることは、今後の成長の大きな糧となることを理解し、モチベーションを高められるよう、上長と従業員双方が真摯に向き合う姿勢が大切になります。

このステップのポイントは「従業員が話しやすいような環境をつくること」です。間違っても従業員を糾弾するのではなく、低評価でも萎縮しないような言葉の使い方を工夫して接することが大切です。例えば、「なぜうまくいかなかったのですか?」ではなく「どうしたらうまくいくと思いますか?」といった肯定的な言葉で質問すると良いでしょう。

人事考課は3つの観点から行う

人事考課において、評価項目や基準値を定める際に知っておきたい3つの観点を紹介します。人事考課は一般的に、従業員が出した成果や業績についての「業績考課」、従業員が持っている知識や能力に関しての「能力考課」、成果を出す過程で示される仕事への姿勢や態度に関する「情意考課」の3つの観点から行われるのが一般的です。以下に3つの考課それぞれの観点について解説します。

人事考課の観点

1.成績(業績)考課

人事考課の観点のひとつに、従業員が出した成果や業績について、どれだけ会社に貢献したかという視点で評価する「業績考課」があります。この観点は、目標に対してどの程度の達成率であるかを評価するものです。この場合、業績を上げるためのプロセスとは関係なく、あくまでも売上額や会社への貢献度などの数字に基づいた客観的な査定を行うことが特徴です。つまり、結果だけが評価に反映されるものであり、それまでのプロセスは一切考慮しません。

そのため、高いスキルがあるのにも関わらず、担当エリアの社会情勢や経済状況の影響で業績を上げられなかった従業員の査定が不当に低くなる可能性も秘めています。そのような事態を防ぎ、従業員同士の不公平感をなくすために、次に述べる能力考課や情意考課が有効になります。

2.能力考課

2つ目の人事考課の観点として、従業員が持っている知識や能力を正当に評価できる「能力考課」があります。仕事の結果で規定される成績(業績)考課に対して、能力考課は、業務の遂行過程で身につけた能力について評価するための観点です。たとえば、業績がまったく同一の成績を挙げた従業員が2人いる場合に、業績を上げるに至るプロセスがより難易度が高かったほうの従業員により高い能力考課を与えることができるものです。具体的な項目としては、職務知識、判断力、企画推進力、折衝力、熟練技能、指導力などがあります。どれも、業務を遂行するに当たり欠かせない能力です。

人のフォローに回り裏方に徹してチーム全体の売上に貢献したり、トラブルを回避するために奔走したりした従業員を正しく評価することが可能です。表立って業績の数字に現れない、誰もがやりたがらない縁の下の力持ち的存在の従業員を公平に査定できます。

3.情意(態度)考課

3つ目は、成果を出す過程で示される仕事への姿勢や態度に関する「情意(態度)考課」があります。情意や態度とはどういうことかというと、主に、次のような観点が挙げられます。以下の性質から、勤務態度や意欲など、今後の成長が期待される従業員を評価できるものです。

  • 「規律性」ルールを守り指示に従う性質。
  • 「積極性」現状に満足せず上を目指す性質。
  • 「責任性」与えられた仕事を、責任を持ってやり遂げる性質。
  • 「協調性」チームメンバーと協力して共同の業務に取り組む性質。

これらを通じて、経験や知識がまだ足りず成績(業績)考課や能力考課の高評価には及ばないが、見込みのある従業員を、情意考課によって評価することができるのです。情意(態度)考課は、従業員の内面の性質を評価するものであり、根拠を示すのが困難な観点でもあります。ともすると、評価者による主観が入りやすいため、同僚や部下など様々な立場の人からの評価を集めることでより正確な評価をすることが可能です。

人事考課を行う際に注意したい「人事考課エラー」

人事考課は、適切な評価基準を定めて主観が入る余地なく従業員を機会的に評価するものであると説明しました。しかし、人間が人間を評価する制度である以上、意識的や無意識的を問わずヒューマンエラーが起こる可能性があることを理解しておきましょう。人事考課の際に起こり得る評価の誤差を「人事考課エラー」といいます。以下に、よくある人事考課エラーの例を紹介します。あらかじめ知っていれば防げるエラーもあるので、ぜひ参考にして適切な評価となるよう役立ててください。

1.ハロー効果

ハローは英語のhaloで、光輪や後光という意味を持ちます。部下が持つ目立ちやすい優れた印象(ハロー)が強く残り、他の評価ポイントも同様に高い評価になってしまうことで起こるエラーを言います。

2.先入観で生じるエラー

「学歴」「年齢」「性別」などの本人のスペックに関する先入観に基づいた評価を行ってしまうエラーです。たとえば、難関大学出身だから仕事ができる、若いから経験が浅い、男性だからリーダーに相応しいなどの本人の資質とは無関係の先入観によるエラーです。

3.帰属によるエラー

従業員が取った行動以外の外的要因を実際以上に大きく捉え、それを評価に反映してしまい正しい評価に結び付かないエラーのことです。たとえば、従業員本人が努力して得た業績であっても、景気が良くなったおかげ、と努力を否定するかのような見方をしてしまうエラーです。

人事考課を効率化できるサービス「MBO Cloud」

人事考課制度を導入したくても、さまざまな準備に時間を割くのが惜しい、まだその段階ではないという企業もあるでしょう。しかし、人事考課の導入に必要なステップを効率化して運用できるサービスを利用すれば、簡単な操作ですぐに自社独自の設定で運用が可能です。このような人事やマネジメントに関するサービスは多数登場していますが、中でもサイダスの「MBO Cloud」の強みは「目標までの道のりを見える化できること」です。

何を目標とするのか、目標達成までの進捗状況やプロセスが一目瞭然で共有できるため、継続的かつ効果的なマネジメントを実現できます。また、目標設定シート集計作業の簡易化、催促メール一括送信などの運用サポート機能があるため、人事考課の工数を大幅に削減できるのも魅力です。

目標・評価管理に特化した人材システム「banto」

人事考課で定めた目標達成や進捗管理をサポートしてくれるユニークな人事支援システムとして人気なのが、サイダスの「banto」です。bantoは「番頭」から名付けられたもので、AIのbanto(番頭)が、忙しい上司に代わって社員一人ひとりの進捗管理をサポートしてくれるサービスです。従業員がチャットでAIのbantoとの質問に答えるだけで、会話の内容が日報となり、タイムラインでシェアされます。目標と進捗がオープンかつリアルタイムに可視化され、目標達成率の飛躍的な向上につながると評判も上々です。人事考課制度の導入や目標管理システムの整備が難しいと感じていた企業でも簡単に始められ、企業の生産性を高め業績アップが望めるでしょう。

適切な人事考課で従業員のモチベーションアップを図ろう!

人事考課制度は多くの企業が取り入れ、多大なメリットをもたらしてくれる制度です。適切に行えば従業員のモチベーションを高める効果があり、会社の業績アップにも貢献してくれるでしょう。インターネットやスマホの普及、AI技術の進化により、近年は人事考課に役立つサービスが多く登場しています。自社に合ったサービスを上手く取り入れながら、効率的に人事考課を行い、効果を実感してみてはいかがでしょうか。

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