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2021.7.13

配置転換をスムーズに!基礎知識や課題、人事管理システムの活用事例を解説

配置転換を検討する際に、従業員の能力や人事評価の結果などの情報収集に苦戦している人事担当者もいるのではないでしょうか。近年では育児・介護などの家庭事情や、従業員の希望への配慮も求められており、配置転換の検討に必要な情報が多様化する傾向です。 

今回は、配置転換の基礎知識や課題とともに、従業員の情報を一元管理して効果的な配置転換を支援する人事管理システムの活用事例も紹介します。 

配置転換(配転)とは 

配置転換(配転)とは、同じ企業・組織内で担当する職種・仕事内容や就業場所などを変更する人事施策で「人事異動」と呼ばれることもあります。 
繁忙期などの応援とは異なり、期間が長期にわたるのが特徴です。 

人材の有効活用や組織の活性化が配置転換の主な目的で、企業のパフォーマンス向上を目指す経営戦略にも組み込まれています。近年では、パワハラ・マタハラなどの加害者・被害者を引き離すために配置転換が行われる事例もみられます。 

配転命令権とは?従業員が配置転換を拒否できるケース 

配転命令権とは、従業員に対して企業独自の判断で配置転換を命令できる権利で、人事権の一つです。そのため、個別の労働契約や就業規則で職種・就業場所が限定されていない限り、従業員は配転命令に従う義務があります。 

一方、育児や介護などの正当な理由によって、従業員から配転命令を拒否される可能性があります。法的なトラブルに発展しないよう、配置転換の辞令を出す前に内示などの形で従業員と事前協議を行うケースが少なくありません。 

【類似用語】転勤・出向・転籍・ジョブローテーションとの違い 

配置転換と似た意味で使われる用語の意味も確認しておきましょう。 

転勤 

転勤とは、従業員の就業場所を長期かつ継続的に変更する手続きです。国内や海外への引越しを伴う場合や、所定労働時間や休日といった労働条件の変更が伴う場合があります。転勤と同時に、職種変更や昇進・降職が行われることもあります。 

出向(在籍出向) 

出向(在籍出向)とは従業員の同意を得て、自社に在籍したまま数か月~数年にわたって他社の事業所で勤務させる契約です。 
企業間の人事交流の一環として行われることもあり、出向期間が満了した後は自社に戻すことが前提です。グループ会社での出向を中心に、自社と他社の双方で勤務する「兼務出向」という形をとる場合もあります。 

転籍 

転籍とは、従業員の同意を得て自社での労働契約を終了させると同時に、他社で新たな労働契約を結ぶ手続きです。会社の合併や分社化が行われる場合は「承継」という形で、従業員の同意を得ない転籍も認められています。 

応援 

応援とは、繁忙期などの人手不足を補うために、従業員の担当業務や就業場所を一時的に変更する業務指示のことをいいます。自宅からの通勤が難しい遠隔地の事業所を応援する場合は、長期出張として対応することもあります。 

ジョブローテーション 

ジョブローテーションとは、人材育成計画に基づいて担当業務や部門などを変更する戦略的な配置転換です。総合職・幹部候補を企業の中核となる人材に育てる目的で、転勤や在籍出向を組み合わせて行われることがあります。新卒採用者の配属先決定にも活用されています。 

配置転換が必要な理由 

配置転換を効果的に行うことで、従業員の潜在能力が引き出されたり組織の活性化につながったりするメリットが生まれます。配置転換が必要な理由を、企業・従業員双方の立場から少し掘り下げてみましょう。 

企業が配置転換を行う目的 

従業員を適材適所に配置して事業利益を高めることが、企業が配置転換を行う最大の目的です。業務の向き・不向きや従業員の得意分野を見極めた上でパフォーマンスの最適化を図り、事業活動の変化にも対応していきます。人間関係などの働く環境を変えて、組織の活性化を図るのも配置転換の目的の一つです。 
幹部候補を中心に、あえて困難な体験を積ませて劇的な成長を促すこともあります(ストレッチアサインメント)。 
一方、能力不足の従業員を再教育して、能力発揮の機会を与えるために異動させる場合もあります。なお、退職勧奨に応じない従業員を異動させると不当な動機・目的だと主張され、後に問題となる恐れがあるので注意が必要です。 

従業員にとっての必要性 

配置転換は、従業員のモチベーション管理にも活用可能です。社内公募制度などを活用して、従業員の希望に応じた配置転換を実現する方法も考えられます。 

例えば、別の店舗・拠点を経験させることで多様な考え方が身につき、仕事の視野が広がります。固定化された人間関係を一新させて、心理的なリフレッシュにつなげる一面もあるでしょう。ロールモデル(手本となる人物)を見つける機会が増えることで、キャリアパスを見直すきっかけにもつながります。従業員の持ち味を発揮できる場をいくつも提供して、長期勤続を促進することも可能です。 

配置転換にありがちな3つの課題 

配置転換を適切に行うことで組織の活性化や従業員の能力開発につながりますが、配置転換後のイメージがつかみにくかったり、情報収集に困難をきたすケースが多いようです。 
配置転換にありがちな、3つの課題を一緒に確認してみましょう。 

①従業員の希望や評価・能力など情報収集が大変 

配置転換にあたっては従業員の評価・能力をはじめとするさまざまな情報が必要なため、情報収集に課題を感じている企業は多いです。 
育児・介護への配慮義務が法律で定められており、従業員の家庭環境や希望を確認する必要もあります。さらに、飲食店・小売業のように多店舗展開をしている業態や、医療機関・不動産業といった有資格者の配置が必須な業種では、リーダー経験や経験年数などを正しく把握した上で適切な人材配置が求められます。 
一方、従業員の人数が増えるほど、担当者の目で従業員同士のフォロー状況を把握するのが難しくなるのが現状です。 

②従業員のデータ管理・分析が難しい 

紙やExcelで従業員のデータ管理では、収集した情報の管理・分析が大変です。 
例えば、履歴書と人事評価の情報を見比べようとする時には、複数のファイルをめくって情報を探すのに時間がかかってしまいます。情報を比較・分析する基準が可視化されにくいのも課題です。 
ちなみにExcelを使う場合は、20シートを超えると目的のシートを探し出すのが難しくなります。定期的に従業員の情報を収集ようとしても、提出状況の確認だけでも苦労することもあるでしょう。 

③配置転換後の組織図イメージが湧かない 

従業員の人数が多くなるほど、人材のマッチングや配置転換後の組織図のイメージが難しくなります。会議を行う際に従業員の履歴書などの書類をコピーしたり、紙に組織図のイメージを書いたりするのも一苦労です。 

個人のプロフィールをはじめ職務内容・人事評価に関する情報、勤続年数や評価点数といった数値データなど、検討する要素は多岐にわたります。すべての情報を網羅した上で適切に配置転換を進めるのは、紙やExcelのデータでは困難を極めるのが実情です。 

配置転換をスムーズにするには人事管理システムの活用がマスト 

配置転換に関する課題を解決して従業員情報の管理をスムーズに行うには、人事管理システムの活用がおすすめです。 

パソコンやタブレットなどから簡単に人事情報を検索できるので、紙の履歴書や評価シートなどから情報を探し出す手間が省けます。クラウドに情報を保管するタイプなら、テレワークにも対応できて便利です。 
データ分析機能も豊富で、Excelで複雑な関数を組まなくても欲しいデータを入手できます。しかも、分析結果を表やグラフで確認できるため、わかりやすい点も魅力といえます。 

サイダスの提供する「CYDAS PEOPLE」のように、人事管理システムによってはオプションでタスク管理システムや面談支援システムを追加することも可能です。人事業務全体の効率化と従業員とのコミュニケーション充実のために、ぜひ人事管理システムを使いこなしていきましょう。 

一人ひとりの従業員の才能を引き出すサイダスのタレントマネジメントシステムとは 

今回は配置転換の基礎知識や、配置転換にまつわる課題を確認しました。配置転換をスムーズに行うには、人事管理システムの活用が必要不可欠です。 
ここではサイダスの従業員から、タレントマネジメントシステム「CYDAS PEOPLE」を活用して配置転換や人事データ管理を行う方法をご紹介したいと思います。 

佐藤:
サイダスの佐藤です。弊社の「CYDAS PEOPLE」は、システム内で従業員の氏名を検索するだけで、プロフィールをはじめ時系列で社内経歴などを確認できます。 

配置転換を検討したいときは、最適な従業員候補が顔写真付きで提示されます。他の従業員との人間関係も加味されているため配属後の定着もスムーズ、従業員の能力をフルに引き出せます。また、一人ひとりに合った研修カリキュラムを組んで、スキルアップの促進も可能です。 

「CYDAS PEOPLEで配置転換シミュレーションをしてみました」 

佐藤:
配置転換の検討は、まず候補者の検索から始めます。  

配置転換の候補となる社員の名前で検索すると、入社時からの経歴や配属先・研修受講状況などを時系列で確認できます。過去の所属部署やどんなメンバーと仕事をしてきたかの情報も顔写真と一緒に表示されてわかりやすいです。

従業員の最新情報や配置転換に関する希望などは従業員専用のマイページから登録できるので、情報集めの手間も省けます。「9box分析」などの人材分析機能も充実しており、必要な情報をグラフで表示できるので、幅広い情報をもとに配置転換を検討できます。 

さらに組織図のシミュレーション機能も搭載されており、簡単な操作で最適な配置転換を予想できます。オプションの「1on1 Talk」を使って、日頃から上司・部下のコミュニケーションがとれていれば、企業・従業員双方にメリットがある配置転換を実現できるでしょう。 

株式会社ワンゴジュウゴ様の事例 

佐藤:
株式会社ワンゴジュウゴ様には、人材情報を管理・分析できるサイダスの「Profile Manager」と目標管理システム「MBO Cloud」を導入いただき、分析データに基づく戦略的な人材活用を実現しています。 

株式会社ワンゴジュウゴ様は、従業員の増加に伴い、経営戦略を立てる中で人材データを活用する機会が増加していました。人材データの活用の際に、さまざまな情報を紙やExcelデータから集約・作表する工数・時間削減のために、サイダスのサービスを導入していただきました。 

目標管理の場面でも、過去の目標・成果と対比するのに時間がかかり、面談で得た情報が上司で止まってしまい、会社に共有されていない状況が大きな課題だったんですね。そこで、従業員個々の強みやキャリア志向を踏まえた人事施策の実現には、人材データの集約が大きなポイントとなると考えました。 

サイダスのシステムの導入後は、これまでデータ集約にかかっていた労力を経営戦略や人事計画の立案などの時間に充てられるようになりました。マンパワーで行っていたデータ分析をサイダスに任せられる分、会社の成長に向けた取り組みを充実できるようになったので非常に喜んでいただけました。 

従業員がシステムに記載した自己紹介を他の社員が読んで、同じ学校の卒業生あるいは同じ趣味といった共通点を発見するという流れも定着しつつあります。従業員の社内経歴を一目で確認できるため、データ分析の結果に基づく人事施策も実現しました。 

人事管理システムでスムーズな配置転換を! 

配置転換は、事業利益を高めるために必要不可欠な人事施策です。一定の従業員数を超えたら、人事管理システムを導入して、従業員のデータ管理・分析とスムーズな配置転換を進めましょう。Excelなどマンパワーで人材データを管理・分析するには課題が多いため、サイダスの「CYDAS PEOPLE」のようなシステム活用をすることで、配置転換後の組織をよりイメージしやすくなります。 

人事管理システムについてより知りたい方は以下の資料も参考にしてください。

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