人事評価シートとは？事務職・技術職など職種別の例文や評価項目のサンプルを紹介

人事評価シートは、従業員の業績や能力を効率的かつ正当に評価するためにも欠かせないものです。しかし、重要性について十分に理解してはいるものの、作成方法や書き方が分からないと悩んでいる人事担当者や管理職の方もいるのではないでしょうか。人事評価シートは、職種や役職によって項目が異なるため、それに応じて作成する必要があります。

今回は、人事評価シートについて目的を振り返り、作成のポイントや重視すべき評価項目などを解説します。

人事評価シートとは

人事評価シートとは、従業員の能力や適性を把握するために用いるシートのことで、人事評価の際の目標管理の一環として用いられます。

人事評価シートは、従業員の処遇改善や人材育成を行う際のベースとなるもので、事前に設定した項目に照らし合わせて従業員の成長や達成度を確認します。人事評価シートを上手く活用すれば、人事評価の能率化が図られるとともに従業員の意欲向上にも役立つので、結果として、会社全体の生産性の向上にもつながるでしょう。

記載する内容は、従業員が設定した目標やそれに対する自己評価、評価者による評価などです。また、人事評価の項目は職種や階級によって異なるため、人事評価シートの内容もそれらに応じて設定する必要があります。

人事評価シートを作成する目的

人事評価シートを作成する目的は、人事評価の公平性を保つことや、社員の成長促進やモチベーションの維持などです。人事評価シートの目的をしっかりと理解すれば、目的を軸とした効力のある人事評価シートを作ることができるでしょう。

人事評価の公平性担保

人事評価シートを作成する一番の目的は、人事評価の公平性を担保することです。従業員の生活や将来を左右する給与や昇進などは、人事評価に基づいて決まるので、公正に人事評価を行わなければ従業員の間に不満が生まれ、結果として離職にもつながる可能性があるからです。

人事評価シートを導入すれば、「具体的な成果」や「数値に基づく事実」といった客観的な情報から、社員を評価できるので、公平性を担保することができ従業員も納得しやすくなるとともに、人事評価の質も向上するでしょう。

社員の成長促進

従業員の成長を促すことも、人事評価シートを作成する大切な目的の一つです。

人事評価シートに記された評価の基準や項目を確認することで、従業員は「自分が優先的に身に付けるべきスキル」や「改善あるいは向上すべきスキル」が何かを把握できるからです。それらが明確になることで従業員は目標を自ら設定することができるため、主体的な行動につながるでしょう。

会社が従業員に期待することと社員の目標や行動がずれなくなるので、効率的な人材育成が可能となり、従業員の成長を加速させるのです。

社員のモチベーション向上

従業員のモチベーション向上も、人事評価シートの目的としては見逃せないものです。

先にも述べた通り、人事評価の基準が不透明であったり、評価項目が事前に設定されていなかったりすると、従業員の間に不公平感が生じ、モチベーションを低下させてしまいます。

人事評価シートを導入して評価基準を明確にすれば、従業員は「どのような行動をとれば目標を達成できるのか」「どのような成果を上げれば高い評価を得られるのか」ということが理解できるようになります。それにより昇給や昇進につながれば、モチベーションが向上するでしょう。

正確な目標設定

人事評価シートの導入には、会社が期待する人材になるための目標を設定するという目的もあります。人事評価シートで記した目標を上司や人事担当者と擦り合わせれば、その会社において従業員が目指すべき理想像を把握することができるので、自ら目標に向かう姿勢を養うことができます。評価対象となる成果や指標を明確にするとそれらが行動の指標となるため、目標達成に向けた行動をとりやすくなるのです。

目標を設定する際は、行動指標を明確にする必要があります。良い例と悪い例を以下に記します。

良い例

悪い例

会社のビジョン浸透

人事評価シートで評価基準を定めると「会社が従業員に求めている行動と成果」を明確に伝えられるため、会社が目指すビジョンを浸透させることにもつながります。人事評価シートを通じて会社のビジョンを従業員が共有することは、会社の組織文化の形成にも役立つでしょう。

例えば、「周囲とコミュニケーションを取りながら、仕事を進められたか」という評価項目があったとします。すると従業員は「会社は、従業員間のコミュニケーションを重視している」と理解できるので、積極的にコミュニケーションを図ろうとします。このように「会社の理想とする人材像」や「会社が従業員に求めるもの」を共有することで、組織力を向上させることができるのです。

人事評価シートの3大要素と評価項目例

人事評価項目を考える際の基準には、主に以下3つ要素があります

ここからは、人事評価シートを構成するこれら3つの要素とそれぞれの評価項目例について説明します。

成績による評価

成績による評価では、従業員が達成した業績について精査します。業績を上げるための取り組みや姿勢、プロセスを評価対象とするケースもあり、一般的に「業務目標達成度」と「課題目標達成度」をもとに評価を行います。

業務目標達成度

業績目標達成度は、期首に設定した「数値目標」の達成度です。営業成績や目標達成率のように、実際に達成した業績をもとに測ります。

業務目標達成度の指標の例

課題目標達成度

課題目標達成度は、従業員のレベルに応じて設定した「課題」の達成度です。期首やプロジェクト開始前にはあらかじめ課題を決めておき、どの程度それを達成度したか測ります。

課題目標達成度の指標の例

能力による評価

能力による評価では、従業員の能力が業務でどれだけ発揮できたかを評価します。評価基準となる能力には、営業や事務など職務ごとに求められるものもあれば、コミュニケーションスキルなど職務にかかわらない汎用的能力も求められます。人事評価シートには、各能力が業務に与えた影響や効果を具体的に記入します。

能力基準の評価項目では、企画・実行力・リスク管理能力・改善力の4つに着目して評価します。

企画力

企画力は、業務効率や質を向上するための企画・計画ができたかどうかを評価する項目です。チーム内で業務において課題を見つけて、それを解決するために効率よく仕事を進められたか、評価します。

実行力

実行力は、自分が担当している業務を自分の力でこなし完了させたか評価する項目です。後輩がいる場合は、後輩に仕事の進め方やトラブル対応などについてアドバイスできたかも、この評価項目に含まれます。

リスク管理能力

リスク管理能力は、リスクを察知し、対策を考えて対応する能力を評価する項目です。上司や同僚、顧客などと話し合い、対応できたかどうかも評価します。

改善力

改善力は、チームが良い結果を出すために、業務の改善に貢献できたかを評価する項目です。結果として改善に至らなくても、改善につながる提案ができていたら、この項目で評価することができます。

情意による評価

情意による評価では、従業員の仕事に対する態度ややる気など、数値化しにくい項目を基準としています。評価の対象は例えば、設定した目標に対するモチベーションや、遅刻や欠勤などの勤怠項目などです。

本人と周囲との間で認識のずれが生じる可能性があり主観が入りやすいため、自己評価や上司からの評価だけでなく、同僚や部下からの評価も加味します。人事評価シートには客観性を意識したうえで記入することが求められます。

情意評価では、主に、規律性・責任性・積極性・協調性の4つに着目して評価します。

責任性

責任性では、担当している業務や与えられた役割を、責任感を持って最後まで取り組んだかどうかを評価します。また、困難な事態が起こったときに、粘り強く取り組んだかどうかも、この項目で評価します。

協調性

協調性では、周囲と協力しながら、業務に取り組んだかどうかを評価します。協調性はチームで業務を円滑に進めるためには不可欠であるため、評価の対象となります。周囲と意見が食い違うなど価値観の相違があっても、相手を理解しようとするかということなども評価します。

積極性

積極性では、現状に満足せず、上昇志向を持って積極的に業務に取り組めたかを評価します。この評価項目では、自ら積極的に仕事を見つけ、こなそうとする姿勢があるか、また新たな可能性を見出し、積極的にチャレンジする姿勢があるかということなども評価します。

規律性

規律性では、社内のルールや慣習を守り、上司の指示に従ったかどうかを評価します。従業員は会社組織の一員であるため、規律性にも着目する必要があります。実際に守ったかどうかということ以外にも、「守ろうとする意識があるか」や「守るため行動をとったか」ということなども評価します。

人事評価シートの作成ポイント

ここからは人事評価シートを作成する際のポイントについて、作成側の視点から解説します。

せっかく人事評価シートを作成しても、うまく活かしきれず効力のないシートになることも少なくありません。このようなケースを避けるには、次に挙げるポイントを押さえながら作成する必要があります。

具体的な数字で記入できるようにする

誰が見ても同じように理解できるよう、具体的な数字で記入できる仕組みにすることが大切です。例えば、「売り上げがアップした」という曖昧な表現では評価にも差が出てしまい、従業員が不満を抱くことにつながります。よって、「売り上げが前年より20%アップした」というように、具体的な数字で記すことで、客観的かつ公正な評価ができます。

数字で表現できない内容であれば、客観的な事実について根拠と共に伝えられるような工夫が必要です。

具体的な期限を設定する

いつまでに何を達成するのか、具体的な期限を設定することも欠かせません。期限を設定しなければ、目標達成までの道筋も明確でなくなり、何をどう進めていけばよいのか分からなくなってしまいます。そうなるとモチベーションも低下してしまうでしょう。

人事評価では一般的に、期限を1年間と定めているケースが多く、四半期や上半期、下半期などを細かく区切るのも効果的です。目標に向けてどのような道筋を辿れば良いのか、具体的にイメージしやすくなるため、期限ははっきりと設定しましょう。

失敗や問題点も記載できるようにする

良い点だけでなく、失敗や問題点の報告ができるようにすることも大切です。そうすると「評価が下がってしまうのではないか」という懸念を抱く人もいるかもしれませんが、失敗や問題点の原因を分析することで、改善策を導くことができます。

結果としてさらなる成長につながることが期待できるため、失敗事例や問題点は漏れなく記入できるようにしましょう。

達成条件を明確にする

事務職や介護職など定量化しにくい職種は数値化できる成果物がないため、達成できたのか、できなかったのかの判断が困難です。そのため、上司と部下との間に見解の食い違いが生じやすく、評価も曖昧になってしまうでしょう。このようなケースは、相互の間であらかじめ達成条件を取り決めておけば防ぐことができます。例えば、「期末のひと月前までに決算書類を用意する」など、明確な達成条件を記入できるようにしましょう。

経営方針や事業方針に基づいた目標を立てる

経営方針や事業方針に基づいた目標を設定することも大切なポイントです。人事マネジメントの最終目的は、従業員が各自の目標を達成し、会社の成長や業績の向上につなげることにもあります。人事評価シートはその一助となるので、従業員一人ひとりの役割を踏まえたうえで、経営や事業の方向性に基づいた目標を設定することが求められます。

人事評価シートフィードバックのポイント

人事評価では適切なフィードバックが重要です。ここからは、フィードバックを行ううえで大切なポイントを解説します。

人事評価シートのフィードバックを適切に行えば、従業員は自らの課題を客観的に把握できるので、今後の改善に役立てることができるでしょう。

客観的に評価する

公平な評価を下すためには客観的な事実に基づく、あるいは第三者の立場に立って書くことが欠かせません。内容が主観的であったり評価の根拠が曖昧であったりすると正当な評価が下せず、説得力もなくなってしまうでしょう。被評価者も不満を抱いてしまいます。よって、客観的な事実に基づいた評価が求められます。

改善点も記載する

失敗点を書く場合は、改善点もセットにすると「成長につながる」とプラスに捉えやすくなります。ただ失敗点を示すだけでは、従業員のやる気や自信を削いでしまいます。モチベーションも下がってしまうでしょう。改善点も添えることで、「もっとこうすれば業績を上げられる」という次のステップへの道筋が明確になり、チャレンジする姿勢も養うことができます。

ポジティブな表現をする

ポジティブな表現をすることも大切です。例えば、「着手すべき業務があったのに、後回しにしてしまった」と書くよりも「優先度の高い業務があったため、着手できなかった業務があった。しかし、結果として顧客から高評価を得ることができた」と書いた方が、前向きな印象を与えることができます。結果だけにフォーカスするのではなく、プロセスも評価することでポジティブな表現ができるでしょう。

フィードバックの書き方のポイントはこちらの記事でも詳しく解説しています。

【職種別】人事評価シートの書き方・例文

人事評価シートで評価する項目は、職種によって異なります。例えば、営業職は目標に対する成果を定量的に示しやすいので、実績は数値化することが求められます。このように、職種に応じて客観的かつ分かりやすく成果を示すことで、正当な評価を行うことができることに留意して、評価を行いましょう。

ここからは事務職や技術職、営業職、管理職など、企業に配置されている主な職種における人事評価シートの書き方と記入例文を紹介します。

事務職の書き方と記入例文

事務職は営業職などと違い数値目標を持たないため、実績を数値化するのは難しい傾向にあります。そのため、作業効率やスピードが向上したかなど、日常業務の成果や改善性などを適切に盛り込み、公平性を高めていく必要があります。

自己評価をする側（部下側）

人事評価システムを率先して導入した結果、費用はかかりましたが会社全体の経費を20％削減することができました。削減目標数値は10%でしたが、それを上回ったため、評価をAにしました。ただ、システムの選定や運営に時間をかけるあまり、備品管理に時間をかけられなかったことが残念です。来年度は、業務効率化を目指した備品管理を行います。

フィードバックをする側（上司側）

人事評価システムの導入は、喫緊の課題だったため、率先して導入してくれた行動力に感謝します。さらに経費の削減までできたことは、部署としても誇らしく思います。備品管理も重要な仕事なので、来年度は効率的に備品管理をできるようにしてもらいつつ、人事評価システムの運営も率先して続けて欲しいと思います。

事務職の目標管理シートの書き方の例文はこちらの記事でも紹介しています。

営業職の書き方と記入例文

営業職は、目標や達成度を数字で表すことができる職種です。そのため人事評価シートでは、主に目標達成率を中心に評価しがちですが、目標達成に向けた取り組みを評価したり、課題や改善策なども併せて記載したりすることが求められるでしょう。

自己評価をする側（部下側）

今年度の売り上げは100万円でした。目標である80万円に対し達成率は120％となったため、評価をＡとしました。しかし一方で、新規顧客の獲得は目標である15件に対し9件と、達成できませんでした。こうなった原因は、既存顧客の対応に追われ、新規顧客獲得に向けた活動に時間を割けなかったためです。よって次年度は、新たな顧客への営業活動を積極的に行いたいと思います。

フィードバックをする側（上司側）

目標に対して120％の達成率とは非常に素晴らしい成果だと思います。チーム内ではリーダーとなり率先してメンバーを先導し士気を高めてくれました。チームの結束力が高まったことは、評価に値します。しかし、新規獲得目標が未達であったことから、次年度は既存顧客にかける時間を見直しましょう。そうすることで、新規顧客獲得への取り組みもスムーズに進むと思います。

技術職の書き方と記入例文

技術職も業績をどう捉えるかは難しい職種ですが、経費削減にどこまで貢献したか、あるいは作業の効率化をどれだけもたらしたかなど、数値化できる部分があります。また、技術職は複数人のメンバーとチームを組んでプロジェクトにあたることが多い職種のため、どの工程でどのような結果を出したかを評価することも大切です。現場レベルに落とし込んだ評価項目を設定しましょう。

自己評価をする側（部下側）

工程において、項目漏れや確認不足などによる問題が多発していたため、テスト項目やテスト手法の見直しを行いました。見直しの結果、中間テスト工程を追加したことで、これまでに比べてバグの検出率が20％向上しました。品質が向上したことで、作業工数を削減することもできました。

フィードバックをする側（上司側）

品質の低下を招いていた事態にいち早く気付き、工程改善のための検証を行った行動力は評価に値します。テスト工程でのバグ検出率を20％向上させたことも素晴らしく、品質の向上だけでなくコストも削減できたことは称賛に値します。

管理職の書き方と記入例文

管理職の主な評価項目は、業務管理やコミュニケーション管理、キャリア管理などです。管理職の業務に加え、プロジェクトや部下のフォローなどの業務についても並行して進めたのかが評価のポイントです。

自己評価をする側（部下側）

部署がチームとなり、サービス○○の宣伝に取り組みました。その結果、認知度が向上し、潜在顧客から第一想起されるようになりました。このことから、「サービス○○の認知度向上」という部の目標は達成できました。一方、従業員の育成については、入社3～5年目の社員の成長は著しかったものの、新入社員や入社2年目の従業員は主体的に動いておらず伸び悩んだ部分があります。下半期は、サービス○○の販促活動に新入社員や入社2年目の従業員も参加させ、成長につなげていきたいと思います。

フィードバックをする側（上司側）

サービス○○の宣伝に部をあげて取り組んだ結果、潜在顧客から第一想起されるようになったことは、評価に値します。また、サービス○○の認知度が向上したことにより、会社全体の売上増にもつながりました。一方で、新入社員と入社2年目の社員の育成が思うように進んでいない点がこれからの課題です。下半期は先輩従業員をフォローにつけ、新入社員と入社2年目の従業員にもさまざまな業務を任せ能力の引き上げを図ってもらいたいと思います。

介護職の書き方と記入例文

介護職は離職率が高い職種です。よって経験の浅い新入スタッフや中途採用スタッフを意識し、教育や技術の習得に重きを置くような評価が必要です。過剰介護や虐待防止などに関する評価項目も設けましょう。

自己評価をする側（部下側）

利用者の行動特性からリスクマネジメントを図ることができました。施設の外に出てしまう利用者に対しては施錠を徹底したり、転倒リスクのある利用者には、トイレや着替え時にはコールをするよう促したりし、事故防止に注力しました。

フィードバックをする側（上司側）

日々、多忙な業務をこなしながら、事故防止のためのリスクマネジメントに取り組んでいる姿は評価に値します。今後はこれまでの経験や知識、スキルを他のスタッフにも共有し、新人や後輩の育成にも積極的に取り組んで欲しいと思います。

企画職の書き方と記入例文

新たなアイデアの追求や提案が求められる企画職には、発想力や独創性に加え、リサーチ力や数値の分析力、企画の実行力が求められます。よって、数値化できる項目としにくい項目があるため、細かい部分にも目を配り、評価につなげていく必要があります。

自己評価をする側（部下側）

ジュニア層向けの○○について、データ分析を綿密に行い再提案を試みた結果、無事採用に至り、新しいプロジェクトを創出しました。さらに○○のユーザー数は20％アップし、プロジェクトは見事成功しました。また、プレゼンテーションスキルを身に付けるための外部研修に参加し、社内の企画書採用率を20％向上させました。これらの成果から、評価はAに該当すると判断しました。

フィードバックをする側（上司側）

新たなプロジェクトを生み出し、さらにユーザー数を20％向上させたことは高く評価します。また、プレゼンテーションスキルを学んで企画書の採用率を30％も向上させたという仕事に対する意欲も素晴らしいです。これからは、外部研修で身に付けたスキルを活かしながら、プロジェクトの進行を支えて欲しいと思います。

人事評価シートの書き方・作成ポイントまとめ

人事評価における目標管理の一環として用いられる人事評価シートは、従業員の業績や能力を公平に評価するためのシートです。構成する要素は、成績・能力・情意の3つで、それぞれに評価項目があり、職種に応じて選択する必要があります。

作成する際は、評価者と被評価者の間に齟齬が生じることのないよう、経営方針や事業方針に基づいた目標を立てたうえで、具体的な数字や失敗、問題点を記入できるようにすることや、達成条件を明確にすることが求められます。また、フィードバックを行う際は、客観的な評価や改善点の記載、ポジティブな表現を意識することが大切です。

今回紹介したポイントを踏まえたうえで、自社の経営理念や対象者の職種に沿った人事評価シートを作成し、よりよい会社運営に役立ててください。

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