テレワークでのマネジメントの課題と工夫ポイント

近年、コロナ禍の影響によって多くの企業でテレワークの導入が急速に進みました。しかし、テレワークの導入が加速する裏では、テレワークのマネジメントに悩む企業や管理者が増加しているようです。

本記事では、テレワークマネジメントの課題や成功させる方法、マネジメントツールの活用、企業の工夫例を解説します。テレワークマネジメントにお悩みの企業や管理者は、ぜひ参考にしてください。

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テレワークでマネジメントの課題

テレワークの環境下においては、様々なマネジメントの課題が発生します。本章では、「コミュニケーションの課題」「評価制度の課題」「勤怠管理の課題」の大きく3つの課題について解説します。

オフィスのようなコミュニケーションがとれない

テレワークを導入する際、最も重要な課題とよく言われるのが「コミュニケーション不足」による課題です。当然、オフィスワークと比べてテレワークの環境下では、些細なコミュニケーションが生まれづらいため意識的にコミュニケーションを増やす必要があります。

また、オフィスワークでは見ることができた、日々の様子の変化などがテレワークでは見えづらく、些細なコミュニケーションが不足する影響は無視できません。

上司と部下はもちろん、従業員同士の些細なコミュニケーションは、業務を円滑に進めるうえで大切な要素です。テレワーク環境下でコミュニケーションが不足することによる業務効率の低下は、企業や組織にとって大きな課題だと言えるでしょう。

評価制度を見直す必要がある

テレワークの環境下では「評価制度」を見直す必要が出てきます。多くの企業では、テレワークを想定した評価制度になっておらず、従来の評価制度のままでは適切な評価をすることが難しいでしょう。

オフィスワークの環境下では、目標に対する成果はもちろん、成果にたどり着くまでのプロセスも評価に加味することができました。しかし、テレワークの環境下では、目標に対する成果は評価することができても業務中のプロセスが見えづらいため、プロセスの評価が難しくなってしまうのです。

また、評価される側の従業員から見ても、業務における日々の努力や工夫などを上手く上司に見てもらうことができず、「自分の頑張りが適切に評価されていない」と感じてしまうなど、モチベーションの低下に繋がってしまう可能性があります。

このような状況にならないためにも、従来の評価制度をテレワーク導入による環境の変化に合わせて、適切に見直していく必要があります。特に、定性的になりがちなプロセスの評価をどのように行っていくかが重要なポイントになります。

勤務時間の管理が難しい

テレワークの環境下では、「勤怠管理」が難しいことも大きな課題の一つです。オフィスワークであれば、目に見える場所で様子を見ることができるため、勤怠管理をすることが容易でした。

しかし、テレワークの環境下では、「いつ業務を開始したのか」「いつ休憩をしているのか」「いつまで業務をしていたのか」などが見えづらくなります。

テレワークを導入するメリットの一つに、いつでも好きな時間に仕事ができることがありますが、いつまでも仕事ができてしまうことによる、労働時間過多になってしまう傾向があることも理解しておく必要があります。

テレワークを導入する際は、勤怠管理を適切に行うための工夫や管理方法を管理者は考えておきましょう。

テレワークマネジメントを成功させる方法

テレワークの環境下において、マネジメントを成功させるポイントはいくつかあります。マネジメントを成功させるために知っておきたい、「タスクと進捗の見える化」「対面で話す機会作り」「定量的な目標設定と評価」の3つのポイントを解説します。

タスクと進捗を見える化する

テレワークの環境下で業務をスムーズに進めるためには、タスクの詳細や進捗状況を見える化しておくことがマネジメントを成功させるポイントです。

従業員一人ひとりに割り振られているタスクを明確にし、それぞれの進捗度合を組織間で共有できる仕組み作りを行います。

組織間でタスクやそれぞれの進捗状況を共有しておくことによって、「ちゃんと業務が進んでいるのか」という、管理者側の不安を解消することができます。また、「ちゃんと仕事をしていると見られているのか」という、従業員側の不安解消にもつながるでしょう。

タスクの詳細や進捗状況が見える化されている、かつ、組織内で共有されていることによって、組織内での連携が取りやすくなるため、業務の効率化も期待できます。

対面で話す機会を増やす

いくらタスクの詳細や進捗状況が見える化されていても、コミュニケーションが不足していては効果が得られません。テレワークの環境下では、意識的にコミュニケーションの機会を作らなければ、コミュニケーションを取る機会は増えづらいものです。

テレワークの環境下において、対面で話す機会を増やすことができるかどうかは、マネジメントを成功させるために必要不可欠なポイントと言えるでしょう。

例えば、オンライン会議ツールを使った定期的な会議やミーティングなどを設定することによって、メンバー同士が顔を合わせる機会を作る方法がおすすめです。

また、複数人で顔を合わせる機会を作るだけではなく、特に上司と部下の間で業務外の悩みを相談する時間を作ることも大切なポイントです。

このような業務以外のコミュニケーションを定期的に取ることによって、テレワーク環境下での信頼関係構築、または心理的安全性を醸成することができるでしょう。

目標を数値化して定量的に評価する

テレワークの環境下において適切な目標設定と評価を実施することは、マネジメントを成功させるための重要なポイントです。

テレワークの環境下では、業務に取り組む姿を見ることが難しいため、誰から見ても同じ評価になるよう定量的な目標設定を行うことがおすすめです。

また、定期的にフィードバックや修正が行えるように、目標の段階を増やし細かく評価できるようにしておくことも、マネジメント成功のポイントの一つです。

しかし、職務や業務内容によっては、定量的な目標を設定しづらいこともあると思います。定性的な目標設定が必ずしもよくないわけではありませんが、どのようにしたら定性的な目標を定量的な指標に置き換えることができるか、工夫して考えることが大切です。

リモートワークでのマネジメントにはツールを活用

テレワークマネジメントを効果的に実施し、成功に導くためには、「マネジメントシステム」などのツールを活用するとよいでしょう。マネジメントシステムを活用する場合、従業員に「管理されている」と感じさせないことが重要です。

勤務時間の管理に活用

テレワークマネジメントを効率的に実施するためには、「勤怠管理」にマネジメントシステムを活用することがおすすめです。勤怠管理は毎日行う必要があるため、できるだけ手間がかからない方法が良いでしょう。

例えば、今までタイムカードやエクセルなどを使って勤怠管理を行っていた企業や組織であれば、システム化することにより勤怠管理が一元化されます。

また、「出勤時間」「休憩時間」「退勤時間」の管理ができることはもちろん、有給消化の状況や月間労働時間の管理まで、総合して確認することができるマネジメントシステムを導入すると良いでしょう。

コミュニケーションの活性化に活用

テレワークによるコミュニケーション不足を解消するためにも、マネジメントシステムを活用することができます。テレワークの環境下では、どのようにしてコミュニケーションの活性化を図るかが重要な課題の一つです。

コミュニケーションとは、あくまでも業務に関する「ホウレンソウ」だけではなく、息抜きの雑談や悩みの相談なども含めたコミュニケーションであることがポイントになります。

これらの課題を解決するためには、気軽な雑談や、効果的な1on1ミーティングができるマネジメントシステムを導入することがおすすめです。

組織内のコミュニケーションを活性化することで、組織目標の達成に向けてモチベーションを維持することはもちろん、帰属意識や組織の一体感向上も期待することができ、テレワークマネジメントの成功につながります。

業務の進捗共有に活用

マネジメントシステムを導入することによって、業務の進捗共有が容易になります。テレワークの環境下では、個々の環境で業務を進めるため、全体像が見えづらくなってしまう傾向があります。

自分が担当する業務が、「全体に対してどの程度進んでいるのか」など、業務の進捗状況を共有できていないと、組織内での連携が取りづらくなってしまいます。

この様な環境では、テレワークマネジメントを成功させることが難しくなってしまうため、業務の進捗状況を見える化し、組織間で共有できる環境を構築することが必要不可欠です。

特に、業務の進捗報告をそれぞれ個別に行っている場合は、マネジメントシステムを活用し、組織全体で共有することがおすすめです。

テレワークでのマネジメントを工夫している事例

テレワークマネジメントを成功させるために、多くの企業が工夫しながら取り組んでいます。本章では、テレワークマネジメントを工夫している企業の内、「株式会社ニット」「株式会社SmartHR」「株式会社ランクアップ」事例をご紹介します。

株式会社ニット

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を展開する株式会社ニットでは、約400名の従業員がテレワークを実施しています。

同社の代表は、従業員のモチベーションを維持するうえで、「オフィスワークのマネジメントのままでは、テレワークマネジメントが機能しない」ことを理解しておくことが大切だとしています。

テレワークマネジメントの一例として、月一回の1on1ミーティングやコミュニティーマネージャーとのミーティングなど、意識的に定期的なコミュニケーションの場を用意しているのです。

また、日々のコミュニケーションにおいては、「頻度」を大切にしていて、週に数十分の時間を確保するのではなく、毎日3分でも従業員と話す時間を作る方が重要だとしています。

「1日1褒め」を心掛けながら、従業員に歩み寄ることが同社における、テレワークマネジメントのポイントです。

株式会社SmartHR

クラウド人事労務ソフトを展開する株式会社SmartHRでは、オンボーディングとしてさまざまな対策に取り組んでいます。

中でも注目したいのが、オンラインで従業員が参加したくなるようなコミュニケーションの「場」をつくる工夫です。

例えば、分かっていなかったことや聞けていなかったことをまとめて質問する「何でも質問会」を、入社3週間ごろに実施している他、シャッフルランチや締め会など、コミュニケーションの場を用意しています。

新入社員が、既存の社員や経営層と関わることができるコミュニケーションの場は、一度だけではなく何度も設けることによって、コミュニケーションのハードルを下げることができます。

また、新入社員に限定したアンケートやサーベイを計測し続けているところも、同社のオンボーディングにとっての重要なポイントになります。

全社的な対策だけでなく、各組織や個々の意見を傾聴することによって、現場の声を吸い上げ続けることがテレワークマネジメントを成功させるうえで、大切なポイントだと言えるでしょう。

株式会社ランクアップ

オリジナルブランド「マナラ化粧品」を手掛ける株式会社ランクアップも、コロナ禍を受けてテレワークを推奨している企業の一つです。

同社は、長期化するテレワークによるコミュニケーションの不足を懸念しており、テレワークマネジメントの一環として、オンラインでの全社朝礼を始めました。

全社朝礼では、ほぼ全ての従業員が参加することによって、コミュニケーション不足の解消が図れていると言います。

実際に始めてみると、オフラインと同等に活発な朝礼が復活し、コミュニケーションの活性化に大きく効果を発揮しているそうです。

また、時短社員などのオフライン時では朝礼に参加できなかった従業員がオンラインでは参加できるようになるなど、参加人数が増える効果もありました。

業務上の関係者だけではなく、他の部門を含めた多くの従業員と定期的なコミュニケーションを取れることが、テレワークマネジメントを成功に導く鍵になるかもしれません。

テレワークマネジメントにはCYDASを活用

テレワークマネジメントを成功させることは、組織目標を達成することに直結する重要な要素であるため、企業や管理者はマネジメント方法を工夫する必要があります。

また、テレワークマネジメントを効果的に実施するためには、マネジメントシステムを活用する方法がおすすめです。

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