在職証明書の作成方法と作成にかかる時間を短縮する方法！すぐに使える見本テンプレートも

企業の人事担当者は、社員や退職者からの申請で在職証明書を作成する機会が多いです。中には、在職証明書を作成するたびに、時間を取られてしまって他の業務が進まないと悩む人もいるでしょう。作成の時間を削減するためには、業務の効率化は欠かせません。この記事では、在職証明書の作成方法と、作成にかかる時間を短縮する方法などについて解説します。

在職証明書とは？在籍を証明する書類

在職証明書は、退職した際に作成する場合もありますが、従業員の在籍中に作成を要求されることもあります。企業に在籍している、もしくは在籍していたことを証明する在籍証明書は、企業によってその呼び方は異なり、その敬称もさまざまです。しかし、在職証明書は、現在就業していることを証明する就業証明書や勤務証明書、さらに、就労証明書や雇用証明書などを総称していることがあります。
基本的に企業の人事担当者が在職証明書を発行します。しかし、在籍証明書は、決まった書式や企業指定のフォーマットがあるわけではありません。そのため、記載項目は企業で決めることが可能です。ただ、提出先が希望する項目を記載しなければいけない場合もあるので、在職者、もしくは退職者に事前に記載項目の内容を確認することをおすすめします。

在職証明書が必要な時

在籍証明書の提出を求められる場面は、大きく分けて3種類あります。

1：保育園や保育所、児童クラブへ入所の申し込みをする場合 

まずは、保育園や保育所、児童クラブへ入所の申し込みをする場合です。共働きの家庭が年々増加傾向にあり、子育てをしながら仕事をする女性も珍しくなくなってきました。ただ、女性が仕事をするためには、子供を保育園や保育所などに預ける必要があります。
しかし、保育園や保育所へ入所するためには、仕事をしているという証明をしなければいけません。その際に、在職証明書が必ず必要になります。

2：転職や採用試験に応募する場合 

2つ目は、転職や採用試験に応募するときに必要になることがあります。
転職する場合、履歴書に職業の経歴を記載して企業に申請をします。その際に、履歴書と一緒に在職証明書を提出すれば、履歴書には正確な情報が記載されているという証拠になるため、職歴に対して企業からの信頼を獲得することが可能です。また、勤務していた期間も記載されているので、履歴書などの書類作成時の確認の材料として利用することもできるでしょう。
もし外資系企業に就職する際は、英文の在職証明書が必要になり、発行する際は注意が必要です。

3：外国人労働者がビザの申請や更新をする場合 

最後に、外国人労働者の場合、ビザの申請や更新の際に在職証明書が必要になるので注意しましょう。労働を目的として日本に在住している外国人は、残留資格を得なければビザの申請や更新を行うことはできません。残留資格とは、外国人が日本に滞在して活動するための資格で、残留資格を持たない外国人は、日本で就業することが認められません。そして、残留資格を得るためには必ず在職証明書が必要になるので、企業側も事前に確認しましょう。

在職証明書と退職証明書の違い

在職証明書とは 

退職証明書とは、勤めていた会社を退職したことを証明するためのものです。転職先から退職証明書の提出を求められた場合に必要になります。在職証明書と退職証明書を同じように捉えている人も多いかもしれませんが、この2つの証明書には大きな違いがあります。
在職証明書は、法律では会社側に発行義務はなく、任意で在職者、もしくは退職者に発行される書類になります。

退職証明書とは 

一方、退職証明書は、退職者のみに渡される書類です。また、在職証明書と同様に会社が必ず発行しなければいけない書類ではありません。しかし、労働基準法第22条に法規定では、退職後2年以内に退職者本人から発行請求があった場合、会社は退職証明書を交付することが義務づけられています。
さらに注意しなければいけない点は、退職証明書は退職後2年以降になると、会社に発行の義務はなくなるということです。この交付期限において、在籍証明書とは大きく異なるので、人事担当者は注意して対応する必要があります。

在職証明書に書く事項と注意点

在職証明書に、指定の記載事項はありません。また、在職証明書の様式に関しても明確な決まりはないため、インターネットでテンプレートをダウンロードしたものを使用しても問題はなく、正確に記入されていれば正式な在職証明書として提出することができます。
もし在籍者、もしくは退職者に希望の記載項目があれば、それに沿った在籍証明書を作成することも可能です。二度手間にならないように、書類作成を進める前に確認することをおすすめします。
在職者、もしくは退職者の氏名や性別、在職者の生年月日、在職者の住所、採用した年月日の基本的な情報は必ず必要になります。会社には、多大な人事書類が保管されているため、個人を特定させるための情報が必須です。しかし、就業していた当時の個人情報で管理されているため、退職者が引っ越しなどで住所を変更している場合、現在地の住所は適用されません。また、女性であれば、結婚して名字が変わっている場合も同じです。注意事項として、先に伝えておくといいでしょう。
また、在籍証明書の提出先によって、雇用した期間や形態、仕事内容や役職、勤務日数や就労時間帯、職場での地位などの記載を求められる場合があります。
特に転職先が外資系企業であれば、海外での労働ビザ申請の際に必ず提出が求められる書類のため、仕事内容や役職が必要になることが多いです。また、外資系企業では、英文の在職証明書を作成しなければいけません。社内で過去に作成事例がない場合、作成に時間がかかる可能性があるため、ベースとなるフォーマットを事前に用意しておくと便利でしょう。
さらに、保育園や保育所では、勤務状況を把握するため、勤務日数や就労時間帯について詳しく聞かれる場合があります。現代は子育てをしながら働く女性が増加しているため、保育園や保育所に提出するための在籍証明書を作成する機会も増えることでしょう。勤務日数や就労時間帯の項目が必要かどうか、作成前に確認することがおすすめです。
また、引越しを検討している場合、入居後に家賃を払い続けられる年収や月収であることを証明するため、賃貸契約の書類審査で給与支給の総額や月ごとの給与額が記載された在籍証明書の提出を求められる場合があります。在籍証明書に年収や月収の給与の記載漏れがあった場合、稀に電話がかかってくることがあるため、漏れがないように注意しましょう。

在職証明書の書き方

在職証明書は、決まった書式や指定のフォーマットがあるわけではありませんが、社員の依頼や希望に合わせて作成できるようにテンプレートを用意しておくと効率的です。 

在職証明書に記載する項目 

①在職者の基本情報  ・氏名  ・住所  ・性別  ・生年月日  ②入社年月日  ③雇用期間  ④勤務場所  ⑤雇用形態  ⑥職種  ⑦備考  ⑧証明日  ⑨会社情報（所在地、事業主名、代表者名）  ＊その他（申請者の希望に沿って）  ・就労形態  ・勤務日数  ・年収、給与月額

在職証明書に記載する内容は提出先によって異なるため、提出先や社員の依頼に合わせた項目で作成しましょう。 

在職証明書を作成する際は漏れや間違いに注意！ 

在職証明書には、会社の捺印が必ず必要です。会社の捺印がなければ、証明書としての効果はなくなるので注意する必要があります。また、捺印は、必要事項を記入して内容を確認したあとに押されるため、捺印されたあとにミスが発覚すると再度手続きをしなければいけません。在職証明書を作成する際は、漏れや間違いがないように十分に気をつけましょう。

雇用形態別の在職証明書

アルバイトやパート 

雇用形態が、アルバイトやパートであっても在職証明書は発行できます。しかし、会社によっては、年月が経つほど古い情報になるため、個人を特定するのに時間がかかる可能性があります。そのため、人事情報はわかりやすいように日頃から管理することが重要だと言えます。

非正規雇用 

また、非正規雇用労働者になりますが、派遣社員も在籍証明書を発行することが可能です。ただ、派遣社員の場合、雇用関係のある派遣会社が在籍証明を作成する必要があります。実際に働いていたとしても、派遣先の会社では作成できないので注意しましょう。
さらに、在籍証明書が発行できるのは、派遣会社と派遣社員との間に雇用関係が発生し、実際に派遣先で就業している期間のみです。そのため、派遣会社に登録していても就業していない場合は、在籍証明書が発行できないケースもあります。そのため、派遣先となる会社は、派遣社員の就業開始日を管理する必要があるでしょう。

在職証明書の発行に時間がかかる理由

在職証明書には決められたフォーマットはありません。そのため、人事担当者は、在職者または退職者が希望する項目に合わせて在職証明書を作成する必要があるため、完成するまでに時間がかかります。また、会社によってはエクセルのファイルや文書で人事情報を管理していることも多いため、資料検索や確認作業にも時間がかかる場合もあります。
在職証明書は作成に時間を要することを踏まえ、企業は書類のテンプレートを作るなど作業の効率化を目指すことが重要です。
特に、就活、保育園や保育所の入園時期は、繁忙期になることが予測されます。在籍証明書を発行する際、退職後時間が経っていれば、記載する情報の確認から始めなければいけません。また、在職証明書を申請することが初めての人は、途中でわからないことや、書き漏れなどで書き直しが必要な場合、さらに時間を取られることもあるでしょう。人事担当者は、事前に対策を取る必要があると言えます。

在職証明書の発行にかかる時間を削減するには？

個人情報の管理体制を整える 

まずは、個人の情報をすぐに引き出せるシステムを構築させることが重要です。企業では多大な人事情報を管理しているため、パソコン内ですぐに確認できる体制が整っていなければ、その分だけ確認作業に時間がかかってしまいます。もし自社内で時間がかかっているようであれば、一度管理システムを検討してみることをおすすめします。
また、作成の対象となる個人の情報を検索する際、ひとつの情報だけでなく、その人に関連する他の情報も確認できるような仕組みになっているとベストです。そのためには、情報を個人別で管理する必要があります。個人情報の管理方法は、会社によって異なりますが、情報をまとめることで探す手間が省けます。

作成方法の見直し 

さらに、在職証明書の作成にかかる時間を削減するには、作成方法も見直すことが重要です。まずは、土台となるアウトラインを自社で作成しましょう。ある程度フォーマットが決まっていれば、あとは間違えないように入力していく作業になります。効率化することで、在職証明書の作成時間を短縮できるでしょう。

在職証明書の発行を効率化する人事管理システム

人事管理システムは、社員のあらゆる情報を管理する仕組みのことを言います。社員の氏名や年齢、住所などの個人情報から、配属先や雇用形態、給料まで、その人に関するすべての情報がまとめられています。マイナンバー制度が実施されて以降に需要が高まり、大企業だけでなく、中小企業でも浸透し始めています。
企業は、人事管理システムを導入することで、在職証明書の発行にかかる時間を短縮できます。なぜなら、人事管理システムには、人事業務の全般をサポートする機能が搭載されているため、証明書の作成にも有効的に活用できるからです。人事管理システムにある検索機能を利用すれば、必要な情報をすぐに探し出すことができます。また、文字だけでなくデータも保存できる機能が備わっているので、履歴書も一緒に管理することが可能です。また、人事管理システムでは、今まで人の手で入力されていた単純な作業も、システムを導入することで自動入力ができるようになります。人事管理システムは、人事業務に役立つツールだと言えるでしょう。

サイダスの人事管理システム「CYDAS PEOPLE」

「CYDAS PEOPLE」は、サイダスが提供する人事情報を可視化して、マネジメントを効率的に行うためのタレントマネジメントシステムです。これまでバラバラに管理されていた人事情報をデータ化して、業務の効率化に貢献しています。
「CYDAS PEOPLE」では、人事情報を一括して管理するだけでなく、その情報を分析して、個人の力が発揮しやすい組織づくりを構築するための機能が備わっています。企業の存続には将来のリーダーとなる人材を育成しなければいけません。「CYDAS PEOPLE」の分析力を生かして、リーダーになり得る人材を企業の中から発掘することが可能です。
また、日本では個人のライフスタイルに合わせて自由な働き方を求める人が増加傾向にあるため、企業は優秀な人材が離職しないような環境づくりが重要だと言えます。「CYDAS PEOPLE」では、メンタルヘルスのケアにも対応しているため、優秀な人材の定着にも貢献しています。そのため、企業全体のマネジメントが可能になります。今まで単に個人情報として保管されてきた人事情報も、それをベースに分析することで、企業の拡大に向けて有効的に活用することが可能です。
自由な形の帳票でレポート出力ができる機能もあり、一度テンプレートを登録してしまえば、あとはワンクリックで、人や組織を指定して在籍証明書を発行できるため、時間の削減につながります。

社員の情報を一元管理して在職証明書作成を効率化しよう！

在職証明書は法律で定められているものではなく、決まった様式などもありません。しかし、在職者、または退職者の要望に沿って作成することもあるため、申請されてから発行するまでに、時間がかかるというデメリットがあります。そのため、在職証明書を作成する人事担当者は、時間がかかる作成業務をどのようにして短縮するか試行錯誤しているのではないでしょうか。人手不足が大きな問題になっている日本では、日々の仕事の効率を上げることは非常に重要なポイントだと言えます。
在職証明書などの書類作成の業務を効率化するためには、社員の情報を一貫して管理できる人事管理システムが有効的です。また、人事管理システムには、マネジメントを効率に行うためのツールも存在します。人事管理システムを活用すれば、在職証明書の作成時間を削減できるだけでなく、毎日の業務の効率化やマネジメントにも役立つでしょう。

在職証明書のテンプレート

最後に、在職証明書には決まった書式やフォーマットがあるわけではありませんが、汎用的に使えるテンプレートを用意しました。

・Wordファイル（15KB）でダウンロード
・PDFファイル（26KB）でダウンロード