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2021.11.8

1on1で何を話す?「話すことがない」と言われないために

上司と部下が定期的に1対1で向き合う、1on1ミーティングを導入する企業が増えています。部下を主役に対話を進めていくスタイルですが、上司や管理職が「部下と話すネタがない」「なかなか部下が話してくれない」と悩むケースがみられます。部下に1on1ミーティングの目的をわかりやすく伝え、日程のスキップを避けて継続的に続けていくことが相互の成長には効果的です。この記事では、1on1ミーティングの目的・進め方や話題の具体例を紹介します。

1on1 ミーティングとは

1on1ミーティングとは、部下と上司が1対1の対話を通じて信頼関係を深め、互いの成長につなげるコミュニケーションです。まずは1on1ミーティングの目的や話す内容、面談との違いについて解説します。

1on1 ミーティングの目的

上司と部下が定期的にコミュニケーションをとって部下の成長を促進すると同時に、上司自身のマネジメント能力・人材育成能力を高めることが1on1ミーティングの目的です。部下を主役として話を進めるのが特徴で、話題も仕事の現状や将来のキャリアプラン・互いのプライベートなど多岐にわたります。

1on1ミーティングは定期的に実施され、自由な話し合いの中で上司は部下の状況を把握し、個別の課題を明確にしながら成長につなげていきます。上司からのアドバイスは最小限にして、部下自身が潜在能力に気づくきっかけも提供する一面も持っています。時には部下が抱えている仕事上の不安や悩みを解消し、モチベーションを高める場として機能するのも特徴です。

1on1 ミーティングと面談の違い

人事面談は目標管理や人事評価が主な目的で、半年ごとあるいは四半期・年度ごとに行われるのが一般的です。部下の行動に問題が見つかった場合に、注意指導を目的として不定期に面談が行われる場合もあります。いずれも上司の目線で話が進められ、話の内容によっては面談が数時間に及ぶこともあります。面談結果は昇格・昇給の判定材料となるため、部下が本音で話さないケースも少なくないようです。

一方、1on1ミーティングでは部下の成長をサポートすることを目的としており、頻度も週1回・月1回と高めです。1回の面談時間は30分前後と短く、部下を主役と考えてコミュニケーションをとっていきます。成長のプロセスを残すために面談結果は記録するものの、人事評価とは連動しません。そのため、本音で話しやすく、上司と部下の信頼関係の構築に役立ちます。

1on1 で話す内容

1on1ミーティングで話す内容は自由で、仕事の現状だけでなく部下として考えている組織の課題、将来的な成長への思いなど、テーマは幅広くあります。

部下の何気ない話から、今後話し合うテーマを具体化する場合もあります。例えば、仕事で悩んでいる部下に対し上司がサポートできる内容を提案したり、課題を共有して解決の道筋を探したりする場面もみられます。あらかじめミーティングのテーマを決める場合でも、部下が提示したテーマは尊重するのが基本です。

また、プライベートの話や雑談を交えてミーティングを進める場面もあります。家庭環境や今後の働き方に関する話題を通じて、育児・介護休業などの制度に関する情報提供につながるケースもみられます。

部下から「話すことがない」と言われたら

1on1ミーティングを進める中で、部下から「話すことがない」と言われる場面も出てくるでしょう。話すタイミングを探っている場合や上司との関係性への影響を懸念して対話を避けている場合などが考えられ、本当に話すネタが尽きているケースは非常に少ないという点に留意が必要です。

部下が上司に話をしづらい原因として上司との信頼関係が不十分だったり、ミーティングで安心感を得られないことが考えられます。部下自身で話題を広げていけるよう、部下が話を自由に展開しやすいオープンクエスチョンを活用するのが効果的です。どうしても部下から話題が出ない場合は、はい・いいえで完結するクローズドクエスチョンで質問しながら、徐々に話題を膨らませていくのもよいでしょう。

1on1ミーティングでの対話で意識すべきこと

1on1ミーティングの効果を高めるには、会社全体で目的を共有して継続的に取り組むことが大切です。部下と信頼関係を構築し、対話を深められるように心理的安全性の確保も必要でしょう。1on1ミーティングでの対話を実施する上で意識しておきたい点を紹介します。

会社全体で1on1に取り組む

1on1ミーティングは、部下一人ひとりの成長を促しながら組織・会社全体の風通しを良くする効果を発揮します。そのため、会社全体で統一したルールを決めた上で1on1に取り組むことが重要です。

導入当初は人事部など限られた範囲でトライアルして効果や課題を洗い出し、ミーティングの方法や注意点をまとめた上で全社に展開します。
1on1ミーティングを受けた感想や効果を全社に共有できれば、社員自身が成長をイメージしながらミーティングに取り組めるでしょう。1on1ミーティングで得られた情報を人事戦略に活かして会社全体の成長につなげるには、タレントマネジメントシステムなどのツールを活用すると効果的です。

目的を理解してもらう

従来の人事評価や目標管理の面談とは異なり、1on1ミーティングでは上司と部下が対等な立場でコミュニケーションを進めていきます。部下にも主体的に参加する姿勢が求められるため、1on1ミーティングを実施する前に目的や期待できる効果をわかりやすく伝えることが大切です。目的が明確になっていないと単なる雑談の場になり、成長のきっかけにつながらなくなる恐れがあるので注意してください。

目的と合わせて、1on1ミーティングは部下をサポートする時間であることを伝えたり、成長を実現するためには協力を惜しまない姿勢を示したりすると安心してミーティングに取り組めるでしょう。

傾聴・コーチングを意識する

1on1ミーティングで部下から多くの話を引き出すには、上司が傾聴する姿勢を示すことが大切です。相手の話を否定せず、話の要所要所でうなずき・相づちを交えると、部下は上司が自分を受け入れてくれていると実感でき、心を開いたコミュニケーションを実現できます。話が詰まった場合は、発言を繰り返したり言い換えたりして部下に内容の再確認を促せば会話が先に進むでしょう。

コーチングの手法を取り入れて、上司が正解を示さずに部下自身で課題を解決する方法を考えるように促すのも効果的です。課題と認識した理由は何か、課題を解決するとどんなメリットが得られるかなどを具体化できれば、部下の成長につながります。

心理的安全性を確保する

1on1ミーティングでは上司と部下の1対1のやりとりとなるため、話した内容によって人間関係が左右されない心理的安全性の確保が欠かせません。心理的安全性とは、ハーバード大学のエドモンソン教授が1999年に提唱した考え方で、自分の思ったことを率直に話しても批判されずに自然体でいられる環境を示す概念です。

1on1ミーティングを始める前に、部下の性格やパフォーマンスなどの情報を確認して相手の理解を深めておくようにします。心理的な距離感を縮めるため、部下に自分をさらけ出す姿勢も大切です。上司が一方的に話しすぎないように注意しながら、何でも話せる信頼関係を築きましょう。

記録をつけ継続する

次回の対話につなげるために、1on1ミーティングを実施した後は記録を残すようにします。部下の表情も十分に観察できるよう対話中は要点を書き留める程度にとどめて、ミーティング終了後に内容をまとめるとよいでしょう。上司がメモを取りながら話を聴く姿を見て、部下は話に関心を持ってくれていると実感できる効果も期待できます。

記録した内容にはデリケートな情報を含む場合もあるため、記録の共有範囲のルール化も大切です。共有範囲を当事者だけにするのが理想的ですが、1on1ミーティングを全社で実施し、成功事例を人事戦略に取り込むには、人事部でもチェックできる体制にしておくのもひとつの方法です。

1on1ミーティングに適した頻度は、部下の状態や希望にもよりますが、最低でも月1回を目安に継続して行うようにしましょう。

目的を共有する

初めて1on1ミーティングを行う部下には、目的や期待できる効果について事前に共有しておきます。突然ミーティングを実施すると部下は心の準備ができておらず、十分に本音を引き出せないからです。人事評価の面談や業務上の注意だと誤解されると、プレッシャーが高まった状態で対話が始まり「話す内容がない」と言われてしまう可能性も出てきます。

落ち着いた状態で1on1ミーティングをスタートできるよう、部下の悩みや仕事の課題を気軽に話してほしいこと、上司としてサポートを惜しまないこと、成長して仕事の幅が広がることなどを具体的に伝えましょう。定期的なコミュニケーションとして実施するので人事評価に影響しない点も伝えておけば、心理的安全性の向上にもつながります。

日時の設定をする

1on1ミーティングを実施する前に、上司と部下が話し合って毎回のミーティング開催日時を設定します。週1回あるいは月1回を目安に、業務が比較的落ち着いた曜日や時間帯を選ぶようにしましょう。月曜日だと業務が立て込みやすく、祝祭日の配列によっては振替休日に当たると日程変更が生じます。休日前だとミーティングで話した内容を忘れてしまう可能性があるため、火曜日・水曜日の開催がおすすめです。時間帯も、始業直後・終業直前を避けるのが無難です。

1on1ミーティングには部下が上司に話す場を保証する一面もあるため、業務の都合などで当初決めた日程で実施できない場合は、前もって別の日時を提案するようにします。部下から予定変更のリクエストがあれば柔軟に対応しつつ、上司は極力部下のスケジュールに合わせる姿勢があれば、部下を尊重しているという印象にもつながるでしょう。

当日に話すテーマを決める

遅くとも1on1ミーティングの前日までに、話すテーマを上司と部下が共有するようにします。毎回の日時を設定する際に、部下が話すテーマを上司に提示する日もスケジュールに含めておくと効果的です。ミーティングで何を話すかは自由ですが時間が限られているため、ある程度テーマが絞り込めていないと単なる雑談の場になる可能性があります。

あくまで部下が主役なので、話すテーマが見つからないと上司に相談してきた場合でもヒントを提供するだけにとどめるとよいでしょう。部下からテーマが提示されたら、上司は部下に伝えたい内容や成長を促す道筋などを検討しておきます。

お互いにFB,振り返りをする

1on1ミーティングの中で部下の考えがまとまったら、今後の成長につなげるために上司がフィードバックを行います。上司の主観・精神論や良し悪しの判断を交えずに、テーマに沿って具体的な言葉でフィードバックすることが大切です。

話し合いのテーマを提示した動機や課題を乗り越えるために何ができるか・実現の可能性などを質問し、部下の熟考を促しましょう。部下にも、上司との話しやすさや成長のヒントが得られたかなどをフィードバックする機会を設けるようにします。ミーティングが終了した後も一連の流れを振り返り、必要に応じて話の伝え方・引き出し方の改善につなげましょう。

継続的に実施する

ミーティングを終える前に、次回の日程の再確認を忘れずに行いましょう。部下が成長を続けるためには、1on1ミーティングでの対話を積み重ねていく取り組みが欠かせません。1回のミーティングは短時間でも、何度も実施するうちに成長のプロセスや仕事に取り組む行動特性が明らかになります。フィードバックを起点にPDCAを回し、次回のミーティング実施までに具体的な行動(ACT)に落とし込むサイクルを構築しましょう。

業務などの理由で次回のミーティングをキャンセルせざるを得ない場合は、必ず別日程を設定するようにします。ミーティングのサイクルが大きく狂うと継続性を失い、成長のプロセスも確認しづらくなるのでご注意ください。

1on1 に適したテーマ例

1on1ミーティングで話すことが見つからない時に、会話のきっかけを提供できるテーマの例を3つ紹介します。部下が主役だからこそ、上司からプライベートの話題を提供するのも一つの方法です。

プライベートについて

プライベートの話題は、上司と部下の相互理解を深めていくのに効果的です。あらかじめ提示されたテーマについて話し合う前の、アイスブレイクとしても活用できます。対話を通じて、部下の体調やメンタル面もチェック可能です。以下のような例が、プライベートについてのテーマになります。

・最近気になったニュース
・前回のミーティングから当日までの、良い出来事や気になる出来事
・家族や子どもに関する話題
・好きな食べ物やスポーツ、趣味に関する話題
・生活の中で気がかりなこと

なお、政治問題や信教といったデリケートな話題は、上司・部下の関係性を壊す恐れがあるので避けた方が無難です。

キャリアについて

キャリアについての話題は部下の成長のきっかけにつながるため、1on1ミーティングの目的にマッチしています。必要に応じて、上司からキャリア形成のヒントを示すのも効果的です。以下のようなテーマをきっかけに、部下自身の性格や考え方への気づきが促される一面もあります。

・将来のキャリアアップについて
・取得したい資格について
・自分の強みや弱みについて
・新たにチャレンジしたい仕事について
・部署異動や転職・独立開業の希望について

仮に転職や独立の希望が出たとしても、頭ごなしに否定せずに本人としての成長プランとして一度は受け止めるようにしましょう。その上で、部下の引き留め案や企業としてのリテンション対策を別途検討します。

業務について

1on1ミーティングを通じて業務に関する疑問や懸念・不満を解消できれば、モチベーション向上につながり将来的な成長も目指せます。人事評価や給与査定に影響しない点を明確にした上で率直な意見を出してもらうようにすれば、組織全体の成長にも活かせるでしょう。

・現在担当している業務内容について
・業務の問題点や克服すべき課題について
・人間関係など仕事の進めやすさ
・会社の経営戦略・行動指針や部門内の目標について
・上司や関係者からの指示内容や仕事

1on1ミーティングでは目標管理を直接行いませんが、担当する業務内容や部下自身の性格・行動特性に応じた目標設定のヒントを示す場合もあります。

トークテーマ設定機能で話題を探す手助けも「1on1Talk」

1on1ミーティングを継続することで上司・部下の信頼関係が深まり、相互の成長を目指せます。話す内容が見つからない場合は、上司自身からプライベートの話をしたり、部下自身から現在の業務や今後のキャリアについて話せる環境を整えたりするとよいでしょう。フィードバックと振り返りを繰り返せば、1on1ミーティングの効果も高まるでしょう。

サイダスの「1on1 Talk」では、独自の診断ツールにより上司と部下の関係性を数値で見える化できます。1on1ミーティングの話題探しを支援するトークテーマ機能も搭載。限られた時間で実りある対話につなげられるのがメリットです。振り返りや部下のコンディション把握もアプリから簡単にできるため、部下の心理的安全性も確保できます。1on1 Talkを活用して、上司と部下の信頼関係を深めながら互いにレベルアップを目指せる組織づくりに取り組んではいかがでしょうか。

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