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2022.2.22

人材管理システム6種の機能やメリットを比較紹介/活用方法とは

人材管理を適切かつ効率的に行うために人事、労務、採用に関する管理ツールを導入する企業が増えています。背景には、労働人口の減少やグローバル化による競争環境の変化などから、「人材管理」に取り組む企業が増えていることが挙げられるでしょう。

皆さんも1度は人材管理システムやタレントマネジメントシステムといった言葉を耳にしたことがあるはずです。

本記事では、人材管理システムを6種類に分け、それぞれを比較した機能やメリットを解説します。人事担当者なら知っておきたい「HCM」「HRM」といった用語なども合わせて解説するので、人材管理システムの導入をご検討中の方は参考にしてください。

人材管理システムは何を一元管理できるのか

始めに、人材管理システムとはどのようなことができるシステムなのか、具体的に何を一元管理することができるのかを解説します。人材管理システムを導入する前に、まずは人材管理システムの基本を知っておきましょう。

人材管理とは

人材管理を簡単に説明すると、組織・事業の運営や業務上において必要な人材情報を管理することを言います。人事部門が従来より行っていた、採用管理や人材開発、人材配置の管理だけではなく、従業員のエンゲージメントや生産性、ビジネス価値の向上につなげるための管理であることがポイントです。

人材管理の考え方では、人材を単なる経営上のコストとして見るのではなく、「モノ」「カネ」「情報」など、他の経営資源と同様に「人材(ヒト)」も戦略的な資源として捉えます。そのうえで人材管理を通じ、ビジネス価値を最大化するための中核的な資産とすることが重要です。

人材管理の類語として「HRM」「HCM」「HR」といった用語がありますが、多くの人は細かく使い分けはしていません。しかし、本記事では人材管理を深く理解するために、それぞれの用語を解説します。

HCMとHRM 

人材管理と類似する用語に「HRM」と「HCM」があります。HRMは「Human Resource Management」の略で、日本語に訳すと「人材資源管理」です。HRMは、モノ・カネ・情報と同じく、人材そのものを経営資源の一つとして捉えることがポイントで、人材を有限のリソースとして扱います。

HRMと類似する考え方である、HCMは「Human Capital Management」の略で、日本語に訳すと「人的資本管理」です。HCMは人材がそれぞれ持つスキルや能力、経験を資本として捉えることがポイントで、組織の利益最大化に活用する考え方になります。

HCMの概念は、後述で解説する人材管理システムの一つである「タレントマネジメントシステム」につながる概念です。

HR

次に、HRは「Human Resources」の略で、日本語に訳すと「人的資源」すなわち、人材のことを言います。転職サイトなどで、近年よくHRという言葉を耳にすることが増えましたが、この場合は人事部のことを指しているケースが多いでしょう。

その他にも採用や職務、ポジションの管理、人事コンプライアンス、レポート作成など、従来からある従業員管理機能のことをHRと表現することもあります。

タレントマネジメント

「タレントマネジメント」とは、HCMにおけるスキルや能力、経験だけではなく、従業員が持つタレント(才能や素質)を人事情報として一元管理することを言います。

タレントマネジメントを行うことによって、一元管理した従業員のデータを横断的に分析・活用して、戦略的な人材配置や人材育成を実現することが可能です。

処遇管理

人材管理の一つに「処遇管理」があります。処遇管理とは、給与や福利厚生など、金銭報酬または非金銭報奨を管理する全てのHR機能のことを指します。

個々のスキルや能力、経験に合わせて適切な処遇を設定することは、従業員エンゲージメント向上はもちろん、従業員の離脱にも直結する要素であるため、とても重要だと言えるでしょう。

HRMS・HRIS

HRと似た言葉に「HRMS」「HRIS」があります。HRMSは「Human Resources Management System」の略で、日本語に訳すと「人事管理システム」のことを言います。

HRMSは、従業員のライフサイクル全体を通して、人事プロセスのサポートおよび自動化を目的としたアプリケーションやシステムを指します。

次に、HRISは「Human Resource Information System」の略で、意味はHRMSとほぼ同義になります。元々は、従業員の管理上の記録を保持することを呼ぶ言葉でしたが、現在ではほぼHRMSに置き換えられているため、特にこの2つを区別する必要はないと言えるでしょう。

人事システムとの違い

人材管理システムと似た言葉である「人事システム」とは、どのような違いがあるのでしょうか。人材管理システムと人事システムは同義語で使われていることが多いです。他にも人事管理システムといった呼び方もありますが、それぞれ細かな使い分けが特に無いため、区別する必要はないと言えるでしょう。

ただし、タレントマネジメントシステムや採用管理システムは、人材管理システムや人事システムの1種であるため注意が必要です。詳しくは後の章で、人事システム(人材管理システム)の種類を解説しているので、あわせてご確認ください。

人材管理システムの提供形態

人材管理システムの提供形態には、「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」の大きく3種類があります。本章では、3つの提供形態それぞれの特徴やメリット・デメリットを解説しますので、導入をご検討中の方は特に参考にしてください。

クラウド型

「クラウド型」とは、システムを提供しているベンダーが保有するクラウドサーバー上に、すべてのデータを保管する提供形態で、インターネット環境があればどこからでもアクセスすることが可能です。

メリット

  • インターネット環境があればどこからでもアクセスが可能
  • サーバー設備などの保守が無い
  • 導入に掛かるコストが安価である
  • 従量課金のサービスが多いため利用状況に応じた導入が可能
  • サービスを契約したらすぐに利用開始できる
  • モバイルからもアクセスが可能であるサービスが多い

デメリット

  • インターネットを介するためセキュリティー上のリスクを伴う
  • 他のソフトウェアとの統合が基本的には不可能
  • カスタマイズ性が低く独自のニーズに対応できない
  • アカウント数が多い場合はコストが高くなる可能性がある

オンプレミス型

「オンプレミス型」とは、自社で保有するサーバーにソフトウェアをインストールして利用する提供形態のことで、セキュリティー性が高く既存ソフトウェアとの統合がしやすいことが特徴です。

メリット

  • 自社保有のサーバーを利用するため情報漏洩のリスクが少ない
  • 既存システムとの統合がしやすい
  • カスタマイズ性が高く独自のニーズに対応できる

デメリット

  • 導入に掛かるコストが高額である
  • サーバー保守やメンテナンスの費用が必要
  • 利用開始までに数週間~数ヶ月が必要
  • モバイルからのアクセス性が悪い

パッケージ型

「パッケージ型」は、メーカーが製造したソフトウェアをパソコンにインストールして利用する提供形態です。他の提供形態のシステムと比べて安価で導入することができる、一度購入したら追加費用が掛からないなどの特徴があります。

メリット

  • 導入に掛かるコストが安価である
  • システムのバリエーションが多い
  • 購入後すぐに利用開始できる

デメリット

  • インストールしたパソコンでしか利用できない
  • 定期的な更新作業が必要になる
  • カスタマイズ性が低く独自のニーズに対応できない

人材管理システムの分類/基本機能と導入メリット

人材管理システムは、「人事管理/労務管理システム」「給与計算システム」「勤怠管理システム」「採用管理システム」「人事評価/人事マネジメントシステム」「タレントマネジメントシステム」と大きく6つに分類することができます。

本章では、6つの分類ごとに概要から主な機能、メリットなどを解説します。求めている人材管理システムが、どれに該当するのかを知るための参考にしてください。

人事管理/労務管理システム

「人事管理/労務管理システム(人事労務システム)」とは、主に入退社の手続きや社会保険、労働保険、その他の申請手続きなどを実行・管理するシステムです。

また、人事管理/労務管理システムは、後述で解説する「給与計算システム」「勤怠管理システム」をまとめて1つのシステムに含む場合もあります。

主な機能

  • 入社・退社の申請手続き
  • 年末調整手続き
  • 社会保険や労働保険の管理
  • 各種申請手続き
  • 従業員情報の管理

活用するメリット

  • 人事・労務の業務効率化
  • セキュリティーの向上
  • ミスの削減
  • 継続的な人材育成

費用の目安

  • 初期費用:無料~100,000円
  • 月額:300円/人~500円/人

給与計算システム

「給与計算システム」とは、従業員の給与をシステム上で給与の集計や計算を実施するシステムです。従業員数が少ない小規模の企業であれば、エクセルを使った勤怠管理や給与計算を行うケースもあるでしょう。

しかし近年では、入力漏れや集計ミスの削減、業務効率化を図るために多くの企業が給与計算システムを導入しています。

主な機能

  • 給与計算
  • 給与の書類・台帳管理
  • 賞与の書類・台帳管理
  • 社会保険の書類・台帳管理
  • 労働保険の書類・台帳管理
  • 年末調整の書類・台帳管理

活用するメリット

  • 給与計算の業務効率化
  • 税率・法改正に自動で対応
  • 書類・帳票の一元管理

費用の目安

  • 初期費用:無料~50,000円
  • 月額:400円/人~、100,000円/年

勤怠管理システム

「勤怠管理システム」とは、従業員の出勤・退勤や休暇などの情報管理を行うシステムです。

労働時間、時間外労働、休日出勤、有給取得日数など効率的に管理することができるのはもちろん、不正な打刻の防止や台帳、帳票の保存も行ってくれるため、導入企業が増えているシステムになります。

主な機能

  • 出勤・退勤の管理
  • 有給休暇の管理
  • 労働時間の管理
  • 時間外労働の管理
  • 勤怠の書類・台帳管理

活用するメリット

  • 勤怠管理の業務効率化
  • 打刻時刻の正確性
  • 不正な打刻の防止
  • モバイル対応
  • 書類・帳票の一元管理

費用の目安

  • 初期費用:無料~50,000円
  • 月額:200円/人~500円/人

採用管理システム

「採用管理システム」とは、「ATS(Applicant Tracking System)」のことで、複数の採用媒体や人材紹介会社などの情報を一元管理することができるシステムです。それぞれの経路からの応募者情報を一元管理することができるため、採用に関する業務効率化につながります。

また、採用管理システムと人事労務管理システムを連携することで、入社から退社の手続きを一気通貫で行うことができるなど、他システムと連携して運用することも可能です。

主な機能

  • 採用媒体・人材紹介会社などの一元管理
  • 求人情報作成の効率化
  • 応募者情報の一元管理
  • 応募者との連絡・日程調整などの共有
  • 面接時の評価・合否結果の共有
  • 内定通知の送信

活用するメリット

  • 採用候補の一元管理
  • 情報更新の簡易性
  • 選考状況の共有
  • 採用データの蓄積・分析

費用の目安

  • 初期費用:無料~20,000円
  • 月額:30,000円~100,000円

人事評価/人事マネジメントシステム

「人事評価/人事マネジメントシステム」とは、従業員の評価情報を一元管理することができるシステムです。「コンピテンシー評価」「360度評価」「OKR」など、様々な評価方法に対応しているため、自社の評価方法に合わせて利用することができます。

人事評価の結果などを元に、社員の特性やモチベーションなどを総合的に分析し、適材適所な人事配置のシミュレーションが行える点も特徴です。人事評価/人材マネジメントシステムは、人事マネジメントシステムと同義語で呼ばれることもあります。

主な機能

  • 従業員情報の一元管理
  • 人事評価の共有
  • 人材配置のシミュレーション
  • 採用管理
  • 勤怠管理
  • 給与計算

活用するメリット

  • 人事業務の効率化
  • 人材活用による経営推進
  • 採用管理の効率化
  • 人事評価の効率化
  • 勤怠管理の効率化
  • 給与計算の効率化

費用の目安

  • 初期費用:無料~200,000円
  • 月額:200円/人~300円/人

タレントマネジメントシステム

「タレントマネジメントシステム」とは、従業員それぞれの個人情報やスキル、経験値はもちろん、入社前から入社後の配属先といった経験なども含めて一元管理するシステムです。タレント情報を管理・分析することによって、適材適所な人材配置や人材育成に活用することができます。

主な機能

  • 人材情報の一元管理
  • タレント情報の管理・分析
  • タレント情報の検索
  • 人材配置のシミュレーション
  • 人材育成の管理・分析

活用するメリット

  • タレント情報の可視化
  • 人材管理のコスト削減
  • 計画的な人材育成
  • 計画的な人材発掘
  • 人材管理の業務効率化

費用の目安

  • 初期費用:無料~200,000円
  • 月額:500円~5,000円

人材管理システムの導入目的の例

人材管理システムには、人事、労務、採用などを一元管理するために必要な多くの機能が備わっています。しかし、すべてをいきなりシステム化しても、運用しきれず社内浸透する前に形骸化するケースも多くあるため注意が必要です。

人材管理システムを導入する際は、導入目的を明確にしたうえで必要なシステムを検討することが重要になります。本章では、人材管理システムの導入目的の例をご紹介するので、導入をご検討中の方はぜひ参考にしてください。

労務/勤怠/給与管理の負担を軽減したい

人材管理システムのなかでも「労務管理」「勤怠管理」「給与管理」の負担を減らしたいと希望する企業は多いです。

これらの業務は従業数が増えるほど、比例して業務量が膨らむ傾向にあるため、担当部門の業務を大きく圧迫するものです。「労務管理」「勤怠管理」「給与管理」をシステム化し、業務負担を減らすことが人材管理システムの代表的な導入目的の1つです。

採用業務を一元管理したい

近年、労働人口の減少やグローバル化による労働環境の変化によって、採用活動の重要性が高まっています。採用業務で管理すべき情報が煩雑化し、使用する求人媒体や人材紹介会社の幅が増えている企業も多いでしょう。

例えば、アルバイトや新卒、派遣社員、正社員など幅広い領域で採用活動をする場合、複数の求人媒体を利用する必要があります。それぞれで応募者が重複していないか、選考の調整はどこまでできているかなど細かな管理が必要です。

採用活動に力を入れている企業は特に、これらを一元管理するために採用管理システム(ATS)の導入を目的として、人材管理システムを検討するのも良いでしょう。

人事評価や社員のスキルを管理したい 

HRMの観点から、人事評価制度を適切に運用することは、企業目標を達成するための重要な要素になります。人事評価制度を適切に運用するためには多くのリソースが必要になるため、業務効率化を行うことが重要です。

例えば、「人事評価の結果をもとに必要な人材に対して適切な研修・育成を行いたいが時間がない」「1人ひとりのスキルや能力を把握し、適材適所の人事配置やキャリアパス制度の構築を行いたい」といったニーズを持つ企業は多いです。

人事評価や社員のスキル管理に関する課題を解決することを目的に、人材管理システムを導入すると良いでしょう。

人材管理システムの選び方/導入ステップ 

人材管理システムの導入を検討する際、自社に合ったシステムを選ぶだけでなく、導入する際のステップを知っておくことも重要です。本章では、人材管理システムの導入を検討する際に知っておきたい、人材管理システムの「選び方」と「導入のステップ」をご紹介します。

自社の課題を整理する

人材管理システムを導入する際、まずは自社が抱える課題を整理しましょう。例えば、労務管理や勤怠管理、給与管理に課題を抱えているのか、採用活動に対する課題、または人事評価に関する課題があるのかによって、選択する人材管理システムが変わるためです。

自社の課題を適切に把握できれば、おのずと人材管理システムに必要な機能や、どのジャンルの人材管理システムを選べばいいかなど見えてくるでしょう。

導入目的を決める

自社が解決すべき課題が整理できたら、次に人材管理システムの導入目的を決定します。例えば、「給与計算のオペレーション業務を月間10時間削減し、人材育成計画の時間を創出する」といった具体的なアクションプランと目標を決めます。

具体的な導入目的が決まっていないと、「人材管理システムを導入したがうまく運用に乗らない」または、「社内にうまく浸透せず形骸化してしまった」といったケースに陥ってしまう可能性があるため注意しましょう。

必要な機能や連携したいソフト/ツールを洗い出す 

人材管理システムの導入目的を決定したら、次に必要な機能や連携したいソフト/ツールの洗い出しを実施しましょう。

必要な機能に関しては、決定した導入目的に対してどのような機能が必要であるか検討します。具体的な導入目的や課題の抽出ができていれば、必要な機能の洗い出しはスムーズに実施できるはずです。

連携したいソフト/ツールがある場合は、それらの洗い出しも一緒に実施することが重要になります。労務や勤怠管理システムだけでなく、CRMやSFAなど複数のシステムを利用している企業も多いので、新たに導入する人材管理システムとの連携性を確認する必要があります。既存ソフト/ツールと連携ができれば、導入後の効果をより高めることができるはずです。

提供形態やサポート内容・価格を確認

導入したい人材管理システムの候補が揃ったら、それぞれの提供形態やサポート内容・価格を確認しながら比較検討しましょう。

提供形態は、主に「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」の3種類があり、候補の人材管理システムがどれに該当するかを確認します。

例えば、導入コストを抑えたい場合やアクセス面での利便性を求める場合は、クラウド型の人材管理システムを選ぶと良いでしょう。一方、社内のセキュリティー基準が高い企業などの場合は、オンプレミス型の人材管理システムを選ぶ方が良いかもしれません。

さらに導入時はもちろん、導入後のサポート内容を確認しておくことも重要です。システムの操作方法や機能の説明はもちろん、「運用方法の提案をしてくれる」「運用に乗せるためのアドバイスをしてくれる」「効果的な活用方法をレクチャーしてくれる」など、サポート内容がどうなっているのかは、必ず確認しておきたいポイントだと言えます。

提供形態やサポート内容を確認したうえで、価格の比較検討も進めましょう。人材管理システムの多くは、利用する機能に応じた料金と、管理する従業員数による従量課金制となっています。

また、月々の料金で比較するだけではなく、導入時は初期費用が掛かるのかどうかも一緒に確認しておきましょう。

無料期間で操作性を確認し最終チェック

多くの人材管理システムが無料期間を設けているので、実際に操作しながら機能はもちろん、操作性のシミュレーションを行うこともおすすめです。

人材管理システムのなかには、人事部門だけではなく従業員本人が使うことがメインになる機能もあります。人事部門だけではなく、従業員が使いやすいかどうかも検討することが重要になります。

無料期間を活用し、操作性などを含めた最終チェックまでのすべてが完了した後は、導入を決定した人材管理システムの契約を進めて実際に導入を実施しましょう。

人材管理システムの無料相談はCYDAS

人材管理システムとは、労務管理、勤怠管理、給与管理、採用管理、人事評価などに関するすべての人材情報を一元管理するシステムのことを言います。人材に関する、自社が抱える課題や解決したいニーズに合わせた導入目的を、ぜひ検討してください。

CYDAS PEOPLEは、企業が抱える様々な人材に関する課題を解決することができる人材管理システムです。抱える課題に対して、必要な機能だけをピックアップして追加できるため、カスタマイズ性の高い運用が可能になります。

初めて人材管理システムの導入を検討する際、たくさんある人材管理システムの一つひとつを調べるのはとても大変な作業です。CYDAS(サイダス)では、人材管理システム導入についての相談を無料で承っておりますので、人材管理システムの導入をご検討中の方はお気軽にご相談ください。

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