紙・Excel管理には戻れない！人事システム活用で手作業の工数を大幅に削減

企業間の取引リスクを保証しサポートするイー・ギャランティ株式会社は、紙やExcelで行っていた目標管理から、CYDAS(サイダス)を用いたシステム運用に切り替えを行いました。手作業で行っていた評価は、システム活用でどのくらい効率化できたのでしょうか。今回は、会社設立当初から人事業務を担当している人事部長の酒井氏にお話を伺いました。

全国支店に散らばる社員情報や評価をまとめるのに大苦戦

ーイー・ギャランティ様の事業内容や、組織の特徴について教えてください。

酒井氏
信用リスク受託・流動化事業を通じて、企業間の新規取引をサポートする事業を展開しています。信用保証とは、企業の新たな取引先の信用を当社が保証することです。リスクを保証することで、様々な企業の取引を後押ししたいと考えています。また、流動化とは引き受けたリスクを再配分して分散・提供することです。

2022年4月に新入社員を44名迎え入れて、社員数は208名となりました。営業職が大半を占めており、全国各地に拠点を設けています。もともとは支店を置かず出張ベースで運営していましたが、コロナの影響で体制を変え、現在は全国各地の支店に60名ほど配置しています。

ーサイダス導入以前に感じていた課題を教えてください。

酒井氏
当社では、目標管理で評価を実施しています。これまでずっと、印刷した紙を社員に渡して評価を記入してもらい、Excelファイルで集計するという、非常にアナログなやり方で運用してきました。非常に手間と時間がかかり、評価時期は本当に大変でしたね。
Excelでの管理は、ファイルを開かないと中身が確認できません。ですから、そのファイルにきちんと必要な事項が入力されているか、誰に連絡をすべきか、修正期限はいつかなど、一つのファイルを確認するのにもいちいち手間がかかります。
この数年は社員数がどんどんと増えている時期なのもあって、このままでは、評価データの確認作業に業務が圧迫されてしまう…と焦りを感じていました。

また、先に述べた人事評価の効率化はもちろんのこと、人事業務のペーパーレス化の促進と、分散した情報をひとまとめにしたいという課題もありました。
やはり手作業で情報を確認すると情報の抜け漏れがありますし、確認作業も一苦労。現場は日々忙しいので「～さんに書類を渡しましたよ」と伝言ゲームのようになってしまい、一般社員にとっても、人事にとっても無駄な作業が増えていたんです。

ーシステム選定の際、サイダスに決定した決め手について教えてください。

酒井氏
人事の使い勝手はもちろん、全社員にとって説明不要で使えるシステムであること、コストパフォーマンス、情報共有のスムーズさなどを比較してサイダスに決めました。

導入前、色んな情報をシステムに登録し直すのが大変で、使いこなせないまま失敗したという他社さんの話を何度か耳にしました。そのため、私たちもきちんと情報を登録して情報共有していけるか心配していたのですが、サイダスの社員さんがとても丁寧に説明してくださったので、導入後の運用までイメージすることができたんです。
また、もともと導入していた適性検査のCUBIC(キュービック)データを、サイダスと連携させられる点も大きな決め手となりました。

ーキュービックは、どんな活用をしていますか？

酒井氏
採用時のデータや入社後の社員データと合わせて、管理職のメンバーが、自部署や自チームの社員について、振り返る際に活用しています。
また、人事配置の際にも参考データとして使っています。サイダスとキュービックが連携されていることで、サイダス上で社員名を検索すれば、すぐにデータを確認できる点が良いですね。
キュービックのデータと合わせて、入社日や職歴、資格などの基本情報はもちろん、部長面談の内容や、本人のキャリア希望といった内容まで、システム上で確認することができます。社員にとっては、自分が話した内容を忘れられるよりも、置き去りにせず記録してもらえる方が安心だと思います。
また、それらのデータには人事と役員陣のみ閲覧権限を付与しています。サイダス上で、データの権限設定が柔軟にできるので便利です。

人事部長　酒井昭江氏　設立当初から人事・評価全般を担当。

とにかく早い！システム活用すれば人事データが一瞬でまとまる

ー2022年2月からシステムを本格運用したそうですが、評価を実施してみていかがでしたか？

酒井氏
ものすごく早い！と思いました。評価を昇給・昇格・賞与に結びつけるまでのデータ化がとてもスムーズにできたので、もうシステム無しの頃には戻れませんね。

今までは、1つずつファイルをクリックして、名前を確認してから違うファイルに手作業で集計していたんです。サイダスを活用したら、一瞬でデータをまとめられるようになり感動しました。

また、若い社員からは「外で空いた時間に対応できるのが良い」と感想をもらっています。システムに不慣れな社員は操作方法が分からず、つまずいてしまうのではと心配していましたが、問題なく対応できたようで良かったです。

システムで評価を回しはじめる時も、紙やExcelファイルのときと変わらないやり方で社内アナウンスしただけで、特別な準備もなくスムーズに導入ができました。

ーその他、管理職からの感想はいかがでしたか？

酒井氏
管理職の社員にも、問題なく使ってもらえました。
というのも、サイダスさんが弊社向けの、分かりやすいマニュアルを作成して下さったんです。どのページにも丁寧に矢印が書いてあって、そのPDFさえ見れば誰でも簡単に操作できるよう整えていただきました。
そのため、私は「マニュアルの〜ページ目から見てください」と伝えるだけで済みました。

ー営業導入サポートのサイダス社員の印象はどうでしたか？

酒井氏
一貫して親切・丁寧でした。自分が人に何かを教えるとき、自分が分かっていることは説明を省いてしまうことがありますが、サイダスの社員さんは情報を省かず教えてくれる点が良かったです。ここまで丁寧に教えてくれるんだ！と感動しましたし、真似したいと思いました。
システム導入時のデータ登録もサポートしてくださって非常にやりやすかったですし、データ入力後も更新や先々のことまでイメージを持てるよう説明してもらえました。
おかげさまで、大幅なスケジュール遅延もなくスムーズに導入を実現できました。

いつでも社員の傍にあるシステムとして使っていきたい

ー今後、人事システムに期待することやチャレンジしたいことはありますか？

酒井氏
社員が組織に伝えるメッセージを一つも取りこぼさず、システムに情報蓄積していきたいと考えています。社員の配属希望や日ごろ考えていること、趣味などの情報は、どうしてもその場限りの情報となってしまいがちですが、システム上にしっかりまとめていければと思います。そして、分からないことがあったときにスマートフォンで調べるように、サイダスをすぐに開いて調べられる状態に整えておくのが理想です。
いつでも社員の傍にあるシステムとして、活用していきたいと思います。

また、弊社は全国の各支店に社員が散らばっていて、社員同士が顔を合わせる機会が限られています。チャットツールのやり取りに加えて、サイダスをどんどん使って、情報交換も促していきたいですね。距離は離れていてもシステム活用してコミュニケーションをとっていきたいです。

人事の視点では、各支店に訪問してアナログで行っている人事面談を、システムを用いて効率化していけたらと考えています。各支店、役員がシステムに情報共有してくれるようになれば、人事の負担も減らせると思います。